Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ 1/7/2026: đăng ký, lập, gửi và xử lý khi lập sai

Có hai trường hợp không phải lập. Thứ nhất, người lao động đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, cách ủy quyền xem quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp. Thứ hai, khoản thu nhập đầu tư của cá nhân đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ nộp thuế tại nguồn, gồm chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng, thừa kế, quà tặng. Khoản nào doanh nghiệp phải khấu trừ tại nguồn thì xem bài thuế TNCN từ cổ tức, chuyển nhượng vốn, trúng thưởng.

Doanh nghiệp đã đăng ký hóa đơn điện tử vẫn phải đăng ký chứng từ bằng mẫu riêng 01/ĐKTĐ-CTĐT, khác mẫu đăng ký hóa đơn. Khi đổi thông tin đã đăng ký, bạn gửi lại mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT. Cách đăng ký hóa đơn có ở đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu và ký hiệu chứng từ theo Phụ lục II Thông tư 91, số thứ tự chứng từ.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập.
• Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của người nhận thu nhập; nếu chưa có mã số thuế thì ghi số định danh cá nhân, và ghi quốc tịch nếu không phải người Việt Nam.
• Số tiền đã trả và ngày trả, phần thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc đã đóng, các khoản từ thiện, nhân đạo hoặc khuyến học được trừ, và số thuế đã khấu trừ.
• Ngày, tháng, năm lập và chữ ký số của người trả thu nhập.

Chứng từ điện tử có hai phần: dữ liệu nghiệp vụ theo định dạng XML và dữ liệu chữ ký số. Thời điểm ký số trên chứng từ chính là thời điểm người khấu trừ ký. Lập đủ các nội dung trên thì chứng từ dùng được để thanh toán, hạch toán và quyết toán; lập không đúng thì chứng từ mất giá trị thanh toán và không được ghi vào sổ, báo cáo tài chính.

Người ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên chỉ có một chứng từ trong một năm tính thuế, dù bạn khấu trừ mười hai tháng. Người không ký hợp đồng hoặc ký dưới 3 tháng thì có chứng từ cho mỗi lần khấu trừ, hoặc một chứng từ gộp nhiều lần khấu trừ trong năm khi người đó yêu cầu.

Ví dụ: anh Nam ký hợp đồng một năm, lương tháng nào cũng bị khấu trừ, năm 2026 bạn lập một chứng từ cho cả năm. Chị Hà là cộng tác viên, ba lần nhận thù lao 6 triệu đồng và bị khấu trừ 10% mỗi lần: bạn lập ba chứng từ, hoặc một chứng từ gộp nếu chị Hà yêu cầu. Cách khấu trừ 10% xem khấu trừ 10% thuế TNCN.

Doanh nghiệp không thuộc đối tượng dùng hóa đơn điện tử, hoặc đang dùng hóa đơn điện tử được miễn phí dịch vụ, được dùng chứng từ khấu trừ điện tử miễn phí dịch vụ ngay trên hệ thống thuế điện tử hoặc qua nhà cung cấp do Cục Thuế ủy thác. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có dưới 10 người lao động và không dùng hóa đơn điện tử cũng thuộc nhóm này.

Khi hệ thống gặp sự cố kỹ thuật khiến không kết nối, truyền dữ liệu đúng hạn, bạn thông báo kịp thời cho cơ quan thuế và truyền dữ liệu trong 3 ngày làm việc sau khi sự cố được khắc phục.

ketoanx.com/tax/pit/certificates

Các bước

1. 1

   Tính lương các tháng cần cấp trước (ở Tiền lương→, Bảng lương, nút Tính lương kỳ), vì chứng từ đọc số thu nhập, bảo hiểm và thuế từ kỳ lương đã tính. Trên đầu trang Chứng từ khấu trừ thuế TNCN luôn có dòng nhắc rằng đây là bản in nội bộ để giao người lao động đối chiếu.

2. 2

   Anh Nam ký hợp đồng một năm, lương 30.000.000 đồng, bị khấu trừ 635.000 đồng mỗi tháng: ô Người lao động chọn anh Nam (hiện dạng mã và họ tên), Từ tháng 01/2026, Đến tháng 12/2026 (khi đã tính lương tháng 12; cấp sớm hơn thì đặt tháng đã tính cuối cùng), Ngày cấp để ngày hôm nay. Số căn cước, hộ chiếu, Địa chỉ liên hệ điền để in lên chứng từ; Quốc tịch mặc định Việt Nam, người nước ngoài thì sửa; Ghi chú tùy ý. Bấm Cấp chứng từ. Thành công thì phần mềm báo thu nhập 360.000.000 đồng, thuế đã khấu trừ 7.620.000 đồng và mở dòng mới số 0000001/2026 trong Chứng từ đã cấp.

3. 3

   Chị Hà là cộng tác viên, nhận 6.000.000 đồng mỗi tháng ở tháng 8, 9, 10/2026, bị khấu trừ 10% (600.000 đồng mỗi lần): hồ sơ của chị chọn Cư trú, dưới 3 tháng hoặc không hợp đồng (10%) và Diện tham gia bảo hiểm là Không tham gia (cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ). Muốn mỗi lần khấu trừ một chứng từ thì cấp ba lần, mỗi lần Từ tháng và Đến tháng cùng một tháng; muốn một chứng từ gộp theo yêu cầu của chị thì Từ tháng 08/2026, Đến tháng 10/2026, ra thu nhập 18.000.000 đồng và thuế 1.800.000 đồng.

4. 4

   Bấm số chứng từ (ví dụ 0000001/2026) để mở trang chứng từ. Trang ghi Họ và tên, Mã số thuế, Quốc tịch, Diện tính thuế, Thời điểm trả thu nhập (từ tháng đến tháng và số kỳ lương), Tổng thu nhập chịu thuế đã trả, Bảo hiểm bắt buộc đã trừ, Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ và số thuế bằng chữ. Bấm In chứng từ để in.

5. 5

   Cấp sai (chọn nhầm người, nhầm khoảng tháng) thì ở dòng chứng từ bấm Xóa rồi cấp lại. Xóa chứng từ ở giữa dãy thì dãy số có chỗ trống; xóa chứng từ cuối dãy thì số đó được dùng lại cho chứng từ kế tiếp.

6. 6

   Mở Tiền lương→, Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN, chọn Từ ngày, Đến ngày, bấm Xem. Bảng đầu cho từng năm: Từ số, Đến số, Số lượng đã sử dụng và Số bị bỏ trống trong dãy để biết số nào đã xóa.

Phần mềm tự ghi gì

Cấp chứng từ không sinh bút toán. Thuế khấu trừ đã ghi sổ khi tính lương (Nợ 334, Có 3335); chứng từ chỉ chụp lại số của các kỳ lương đã tính vào thời điểm cấp, nên sửa hoặc tính lại kỳ lương sau đó không làm đổi chứng từ đã cấp, bạn phải xóa rồi cấp lại.

Báo lỗi hay gặp khi bấm Cấp chứng từ: Nhân viên này không bị khấu trừ thuế trong khoảng thời gian đã chọn nên không cấp chứng từ khấu trừ khi tổng thuế trong khoảng bằng 0 (ví dụ lương thấp dưới mức giảm trừ); Nhân viên này không có kỳ lương nào trong khoảng thời gian đã chọn khi chưa tính lương; Chứng từ khấu trừ lập trong phạm vi một năm tính thuế khi hai tháng khác năm; Tháng kết thúc phải sau tháng bắt đầu.

Kiểm lại và giới hạn

Thuế từng người cộng theo năm xem ở Thuế, cuối kỳ→, Thuế TNCN khấu trừ, phải khớp Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ trên chứng từ. Dãy số xem ở bảng kê ở bước 6.

KetoanX chưa tạo tệp XML theo định dạng của Thông tư 91, chưa ký số và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Phần mềm cũng không có mẫu đăng ký 01/ĐKTĐ-CTĐT, thông báo lập sai 04/SS-CTĐT hay chứng từ thay thế, và không tự bỏ qua người đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay; những việc này làm trên hệ thống thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý phải lập qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ; bản in từ KetoanX dùng để đối chiếu nội bộ và giao người lao động xem số liệu. Thuế khấu trừ từng tháng tính từ bảng lương, tổng quan ở thuế TNCN 2026; các màn hình thuế khác xem tính năng thuế của KetoanX.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.