Căn cứ là Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 Điều 11, Nghị định 252/2026/NĐ-CP Điều 6, 7 và Thông tư 90/2026/TT-BTC.
01
Mã số thuế của nhân viên bây giờ là số nào
Luật Quản lý thuế 108/2025, có hiệu lực từ 01/7/2026, quy định mã số thuế của cá nhân là số định danh cá nhân được cấp theo pháp luật về căn cước. Với nhân viên có căn cước, bạn dùng số 12 chữ số đó vào mọi chỗ cần mã số thuế: bảng lương, tờ khai, chứng từ khấu trừ.
Mã 10 chữ số do cơ quan thuế cấp vẫn còn cho hai nhóm: cá nhân quốc tịch nước ngoài, và người Việt sinh sống ở nước ngoài không có số định danh được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cơ quan quản lý dân cư chia sẻ thông tin định danh (họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, nơi cư trú) cho cơ quan thuế để cấp mã theo số định danh, vì vậy thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu dân cư thì bạn và nhân viên không phải khai lại.
02
Công ty đăng ký thay: thời hạn và hồ sơ
Chỉ phải đăng ký khi nhân viên chưa đăng ký thuế. Lúc đó công ty đăng ký lần đầu thay, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN của kỳ đầu tiên công ty chi trả thu nhập cho người đó. Kỳ khai theo quý nên hạn này thường là ngày cuối của tháng đầu quý sau, xem kê khai thuế TNCN theo quý. Đăng ký thay cho người phụ thuộc thì chậm nhất ngày 31/12 của năm tính thuế.
Nhân viên ủy quyền cho công ty bằng văn bản mẫu 41/UQ-ĐKT. Hồ sơ gồm văn bản ủy quyền, giấy tờ xác định người phụ thuộc và, với người phụ thuộc thuộc nhóm người khác không nơi nương tựa mà nhân viên trực tiếp nuôi dưỡng, bảng kê 07/XN-NPT-TNCN. Công ty tổng hợp thông tin vào hai tờ khai: 05-ĐKT-TH cho nhân viên và 20-ĐKT-TH cho người phụ thuộc, gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty và giữ hồ sơ để cơ quan thuế kiểm tra khi cần.
Nhân viên có thu nhập ở nhiều nơi chỉ ủy quyền đăng ký thuế cho một nơi, rồi thông báo số định danh của mình cho các nơi còn lại để họ dùng khi khấu trừ, kê khai và nộp thuế. Nhân viên không ủy quyền thì tự đăng ký với cơ quan thuế. Phần người phụ thuộc có bài riêng, xem đăng ký người phụ thuộc.
03
Người phụ thuộc và người nước ngoài
Mã số thuế cấp cho người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh cho nhân viên, và cũng là mã số thuế của chính người đó khi sau này họ phát sinh nghĩa vụ với ngân sách. Con của nhân viên đã có số định danh thì dùng số ấy.
Nhân viên người nước ngoài thuộc nhóm dùng mã 10 chữ số. Hồ sơ của họ đi kèm bản sao hộ chiếu còn hiệu lực, cùng tờ khai 05-ĐKT nếu tự đăng ký. Người nước ngoài cư trú hay không cư trú còn quyết định cách tính thuế, xem cá nhân cư trú và không cư trú.
04
Thay đổi thông tin và nhân viên có hai mã số thuế
Cá nhân đổi họ tên, số định danh, ngày sinh hoặc hộ chiếu thì thông báo thay đổi cho cơ quan thuế trong 20 ngày làm việc (30 ngày ở xã miền núi vùng cao, biên giới, hải đảo) kể từ ngày thay đổi trong cơ sở dữ liệu dân cư hoặc ngày ghi trên hộ chiếu. Nếu cơ sở dữ liệu dân cư đã kết nối và tự đồng bộ sang cơ quan thuế thì không phải làm thủ tục, hệ thống gửi thông báo tự động. Nhân viên đã ủy quyền cho công ty thì báo công ty trong 10 ngày làm việc, và công ty báo cơ quan thuế trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận.
Một người có hai mã số thuế, ví dụ mã 10 chữ số cấp từ trước và số căn cước, là chỗ hay vướng. Quy định là mỗi cá nhân một mã duy nhất, dùng suốt đời, và mã đã cấp không được cấp lại cho người khác. Văn bản không nêu cách gộp hai mã đang tồn tại cùng lúc, nên bạn hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty. Trong lúc chờ, chọn một mã (nên là số định danh) và ghi nhất quán trên bảng lương, chứng từ khấu trừ và tờ khai, để thuế khấu trừ không rải ra hai mã.
05
Ghi mã số thuế trên bảng lương và chứng từ
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi mã số thuế của người nhận thu nhập, hoặc số định danh nếu người đó chưa có mã, và cơ quan chi trả dùng số định danh của cá nhân và người phụ thuộc để khấu trừ, kê khai, nộp thuế. Sai một chữ số là chứng từ phải lập thay thế, xem chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Đối chiếu số trên hồ sơ nhân viên với căn cước còn hiệu lực trước khi chốt bảng lương.
06
Làm trên KetoanX
Mã số thuế của nhân viên ghi ở ô MST cá nhân trong hồ sơ nhân viên, vào bằng Tiền lương, Hồ sơ nhân viên; mã số thuế của người phụ thuộc ghi ở khối Người phụ thuộc cùng trang hồ sơ. KetoanX chỉ lưu số bạn nhập, không đăng ký hay tra cứu mã với cơ quan thuế.
Các bước
Vào Tiền lương, Hồ sơ nhân viên. Nhân viên mới thì bấm Thêm nhân viên (khi chưa có ai trong danh sách, form mở sẵn). Nhân viên đã có thì bấm vào mã của người đó trong cột mã để mở trang hồ sơ, nơi có form Sửa hồ sơ và nút Lưu hồ sơ.
Chỉ Mã NV, Họ tên và
Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công)là bắt buộc. Ô MST cá nhân để trống được, tối đa 20 ký tự. Nhân viên người Việt có căn cước thì nhập đúng số định danh 12 chữ số ghi trên căn cước, ví dụ 001090123456; mã 10 chữ số chỉ nhập cho người nước ngoài hoặc người Việt ở nước ngoài chưa có số định danh.Ô Số CCCD (tối đa 20 ký tự) lưu số căn cước dùng để đối chiếu, riêng với MST cá nhân. Hai ô này không tự điền lẫn nhau, nên người có số định danh trùng mã số thuế thì bạn nhập cả hai ô. Ô Quốc tịch (trống = Việt Nam) ghi quốc tịch khi nhân viên là người nước ngoài; Diện tính thuế TNCN chọn một trong ba:
Cư trú, hợp đồng từ 3 tháng (lũy tiến),Cư trú, dưới 3 tháng hoặc không hợp đồng (10%), Không cư trú (20%).Bấm Thêm (form thêm mới) hoặc Lưu hồ sơ (hồ sơ có sẵn). Thành công thì hồ sơ lưu ngay; phần mềm không chặn hai nhân viên cùng một mã số thuế nên bạn tự đối chiếu với căn cước.
Người phụ thuộc: kéo xuống khối Người phụ thuộc của trang hồ sơ, điền Họ tên người phụ thuộc (bắt buộc, ít nhất 2 ký tự, thiếu thì báo Nhập họ tên người phụ thuộc), Quan hệ (gợi ý Con, Vợ, Chồng, Cha, Mẹ, Khác), MST người phụ thuộc, Số CCCD hoặc giấy khai sinh, Giảm trừ từ tháng và
Đến tháng (trống = chưa kết thúc), rồi bấm Thêm người phụ thuộc. Đến tháng nhỏ hơn từ tháng thì báoTháng kết thúc giảm trừ phải sau tháng bắt đầu. Muốn bỏ một dòng thì bấm Xóa ở cuối dòng đó.Nhân viên có hai mã số thuế như bài nói: hồ sơ chỉ có một ô MST cá nhân, nên chọn một mã (nên là số định danh) rồi ghi đè vào ô này; mã còn lại bạn ghi vào ô ghi chú ngoài phần mềm hoặc trong hồ sơ giấy.
Phần mềm tự ghi gì
Lưu mã số thuế không sinh bút toán và không đổi số liệu lương. Phần mềm chỉ đọc mã khi in và khi lập báo cáo: phiếu lương có dòng Mã số thuế lấy từ ô MST cá nhân, và bảng kê thuế TNCN theo nhân viên lấy cùng ô đó. Số người phụ thuộc ảnh hưởng đến thuế: khi đã khai ít nhất một dòng ở khối Người phụ thuộc, số giảm trừ từng tháng đếm theo Giảm trừ từ tháng và Đến tháng của từng người, và số nhập tay Người phụ thuộc trên hồ sơ không còn được dùng. Chưa khai dòng nào thì phần mềm dùng số nhập tay đó.
Kiểm lại và giới hạn
Mở lại Tiền lương, Hồ sơ nhân viên để xem danh sách; cột Người phụ thuộc ghi N (đã khai) khi đã có dòng khai riêng. Mở Phiếu lương tất cả của một kỳ lương để thấy dòng Mã số thuế của từng người trên phiếu. KetoanX không tra cứu trực tuyến, không kiểm chữ số của số định danh và không tự phát hiện hai nhân viên cùng mã, nên đối chiếu với căn cước còn hiệu lực trước khi chốt bảng lương. Đăng ký mã số thuế, đăng ký người phụ thuộc và khai thay đổi thông tin vẫn làm với cơ quan thuế ngoài KetoanX. Luật mới nói chung xem ở thuế TNCN 2026; các màn hình thuế khác xem tính năng thuế của KetoanX.
Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.
Bài liên quan
Thuế TNCN
Thuế TNCN 2026: biểu 5 bậc, giảm trừ, việc cần làm
Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/7/2026, nhưng phần tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026, tức từ lương tháng 1/2026.
Thuế TNCN
Đăng ký, cắt giảm người phụ thuộc 2026: mẫu 20-ĐKT
Có hai đường.
Thuế TNCN
Tự quyết toán thuế TNCN online khi có 2 nơi lương
Làm lương ở hai nơi trở lên, hoặc đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, thì bạn tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế, chậm nhất là ngày 30/4 của năm sau.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.