Tiền lương của người cư trú tính theo biểu lũy tiến sau giảm trừ gia cảnh, còn tiền lương của người không cư trú chịu 20% trên toàn bộ số nhận được do làm việc tại Việt Nam.
Cách xác định theo Luật 109/2025/QH15 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Phần thu nhập tiền lương của người cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế 2026.
01
Hai điều kiện để là cá nhân cư trú
Chỉ cần đáp ứng một trong hai điều kiện là được xếp vào nhóm cư trú.
Điều kiện thứ nhất là thời gian có mặt: từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch, hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam. Điều kiện thứ hai là nơi ở thường xuyên, tức một trong hai trường hợp
- Có nơi ở đăng ký thường trú. Với công dân Việt Nam là nơi đã đăng ký thường trú; với người nước ngoài là nơi ở ghi trong thẻ thường trú hoặc nơi tạm trú khai khi đề nghị cấp thẻ tạm trú.
- Có nhà thuê để ở với tổng thời hạn các hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế, kể cả thuê ở nhiều nơi. Nhà thuê gồm cả khách sạn, nhà khách, nhà nghỉ, nhà trọ, chỗ ở tại nơi làm việc hoặc trụ sở cơ quan, dù cá nhân tự thuê hay doanh nghiệp thuê cho họ.
Có nơi ở thường xuyên nhưng thực tế có mặt dưới 183 ngày mà không chứng minh được mình là cá nhân cư trú của nước khác thì vẫn là cá nhân cư trú tại Việt Nam. Chứng minh bằng Giấy chứng nhận cư trú; nước có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam mà không cấp loại giấy này thì nộp bản chụp hộ chiếu để chứng minh thời gian cư trú.
02
Cách đếm ngày có mặt
Mỗi ngày đến và mỗi ngày đi tính là một ngày; vào và ra trong cùng một ngày tính chung là một ngày cư trú.
Bạn lấy ngày đến, ngày đi từ dấu của cơ quan xuất nhập cảnh đóng trong hộ chiếu hay giấy thông hành, hoặc từ giấy tờ ghi mục đích nhập cảnh, xuất cảnh. Có mặt nghĩa là hiện diện thực tế trên lãnh thổ Việt Nam, nên người ký hợp đồng ở Việt Nam nhưng ở nước ngoài phần lớn thời gian vẫn đếm theo số ngày thực có mặt.
03
Thuế của người cư trú và người không cư trú
Điểm khác lớn nhất là biểu thuế, giảm trừ gia cảnh và phạm vi thu nhập.
| Cá nhân cư trú | Cá nhân không cư trú | |
|---|---|---|
| Thu nhập chịu thuế | Phát sinh trong và ngoài Việt Nam | Chỉ phát sinh trong Việt Nam |
| Thuế TNCN từ tiền lương | Biểu lũy tiến 5 bậc (5% đến 35%) | 20% trên tổng tiền lương, tiền công do làm việc tại Việt Nam |
| Giảm trừ gia cảnh | Có | Không |
| Kỳ tính thuế | Năm dương lịch | Từng lần phát sinh thu nhập |
Người cư trú có thu nhập nhận từ nước ngoài, nếu nước đó đã ký hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam, được trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài vào số phải nộp ở Việt Nam theo hiệp định.
Khi người không cư trú vừa làm việc ở Việt Nam, vừa làm ở nước ngoài mà không tách riêng được phần phát sinh tại Việt Nam, thu nhập tại Việt Nam được phân bổ. Với người không hiện diện tại Việt Nam, lấy số ngày làm việc cho công việc tại Việt Nam chia tổng số ngày làm việc trong năm (theo Bộ luật Lao động), nhân thu nhập từ tiền lương toàn cầu trước thuế, cộng các lợi ích khác phát sinh tại Việt Nam. Với người hiện diện tại Việt Nam, lấy số ngày có mặt chia 365 ngày. Ví dụ thu nhập toàn cầu 2 tỷ đồng, có mặt tại Việt Nam 120 ngày: 2.000.000.000 × 120 / 365 ≈ 657,5 triệu đồng thuộc thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
04
Khấu trừ hằng tháng cho người nước ngoài
Doanh nghiệp xét thời gian làm việc ở Việt Nam ghi trên hợp đồng hoặc văn bản cử sang để chọn cách khấu trừ.
Thời gian làm việc ghi từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế thì khấu trừ theo biểu lũy tiến. Dưới 183 ngày thì áp dụng thuế suất 20% của người không cư trú. Đây là căn cứ để khấu trừ hằng tháng; việc xác định cư trú vẫn theo số ngày có mặt thực tế như hai điều kiện ở trên.
Người nước ngoài là cá nhân cư trú được giảm trừ gia cảnh cho bản thân từ tháng 1, hoặc từ tháng đến Việt Nam nếu đến lần đầu, cho đến tháng kết thúc hợp đồng và rời Việt Nam. Mức giảm trừ và người phụ thuộc có ở bài giảm trừ gia cảnh 2026. Người nước ngoài cư trú không có đủ hồ sơ theo mẫu thì dùng tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh người phụ thuộc.
Các khoản doanh nghiệp trả thay cho người nước ngoài thuộc nhóm không tính vào thu nhập chịu thuế, như vé máy bay về phép mỗi năm một lần và học phí con từ mầm non đến trung học phổ thông, được ghi ở bài thu nhập chịu thuế và thu nhập được miễn thuế. Tiền nhà trả thay tính theo mức 15% đã nói ở bài phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi nào tính thuế.
05
Năm đầu và năm cuối
Năm đầu và năm cuối là hai kỳ dễ khai sai nhất, vì kỳ tính thuế có thể không trùng năm dương lịch.
Năm đầu: nếu trong năm dương lịch đầu tiên người đó có mặt dưới 183 ngày nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt là từ 183 ngày trở lên, thì kỳ tính thuế đầu tiên là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt. Từ năm thứ hai, kỳ tính thuế theo năm dương lịch nếu đã là cư trú trong năm đó, và số thuế còn phải nộp của năm thứ hai là số thuế năm đó trừ phần tính trùng: thuế năm thứ nhất nhân số tháng trùng chia 12.
Ví dụ người đến Việt Nam ngày 15/8/2026 và ở lại: trong năm dương lịch 2026 chỉ có 139 ngày, nhưng trong 12 tháng từ 15/8/2026 đủ trên 183 ngày, nên kỳ tính thuế đầu tiên chạy từ 15/8/2026 đến 14/8/2027. Từ năm 2027 tính theo năm dương lịch và trừ phần tính trùng theo công thức trên.
Quyết toán cho kỳ 12 tháng đầu tiên này chậm nhất vào cuối tháng thứ tư, tính từ lúc tháng đủ 12 tháng liên tục kết thúc. Với người cư trú ở các năm còn lại, tổ chức trả thu nhập quyết toán theo kỳ năm dương lịch như thông thường, xem bài quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp.
Năm cuối: người nước ngoài là cá nhân cư trú, nếu hết hợp đồng và xuất cảnh, phải tự quyết toán với cơ quan thuế hoặc nhờ một tổ chức, cá nhân khác quyết toán thay, và vẫn tự chịu trách nhiệm về số thuế. Vì vậy nên chốt hồ sơ trước ngày họ rời Việt Nam.
06
Làm trên KetoanX
Cư trú hay không cư trú của người nước ngoài được khai ở một ô trên hồ sơ nhân viên, Tiền lương, Hồ sơ nhân viên, ô Diện tính thuế TNCN; bảng lương kỳ sau đó khấu trừ lũy tiến hay 20% tùy ô này. Phần mềm không tự xác định cư trú, việc đếm 183 ngày do bạn làm rồi chọn diện.
Các bước
Vào Tiền lương, Hồ sơ nhân viên. Nhân viên mới thì bấm Thêm nhân viên, nhân viên đã có thì bấm vào mã ở cột đầu để mở form Sửa hồ sơ. Ví dụ dưới đây là một chuyên gia nước ngoài lương 100.000.000 đồng một tháng, đã nhập Mã NV, Họ tên,
Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công)100.000.000.Ô Diện tính thuế TNCN có ba lựa chọn nguyên văn:
Cư trú, hợp đồng từ 3 tháng (lũy tiến)(mặc định),Cư trú, dưới 3 tháng hoặc không hợp đồng (10%)và Không cư trú (20%). Hợp đồng ghi thời gian làm việc ở Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế thì chọn diện lũy tiến; dưới 183 ngày chọn Không cư trú (20%), đúng cách khấu trừ hằng tháng ở trên. Diện thứ hai dành cho người cư trú nhận thu nhập vãng lai, đừng chọn cho người có hợp đồng lao động dài hạn.Ô Diện tham gia bảo hiểm: người nước ngoài có hợp đồng lao động chọn
Người nước ngoài có HĐLĐ: BHXH, BHYT, không BHTN. Để mặc định Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN thì phần mềm còn trừ thêm 1% BHTN của người lao động và tính 1% cho doanh nghiệp, sai với diện này. Ô Quốc tịch (trống = Việt Nam) ghi quốc tịch để in trong danh sách lao động tham gia bảo hiểm; ô Mã số BHXH và MST cá nhân điền nếu có.Ngày vào làm và
Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng)điền theo hợp đồng và ngày rời Việt Nam: tháng vào và tháng nghỉ chỉ tính các ngày làm việc nằm trong thời gian làm việc, tháng ngoài khoảng đó không có dòng trong bảng lương. Người phụ thuộc và ôĐã đăng ký giảm trừ bản thân ở nơi làm khác (không trừ ở đây)chỉ có tác dụng với diện lũy tiến; diện 20% không có giảm trừ gia cảnh.Bấm Thêm (hồ sơ mới) hoặc Lưu hồ sơ (sửa hồ sơ). Hồ sơ sửa chỉ áp cho kỳ lương tính sau đó; kỳ đã tính không đổi, muốn đổi phải xóa chứng từ lương của kỳ rồi tính lại.
Tính lương ở Tiền lương, Bảng lương, ô Kỳ chọn tháng, bấm Tính lương kỳ. Người đủ 183 ngày giữa năm: mở lại hồ sơ, đổi Diện tính thuế TNCN từ Không cư trú (20%) sang diện lũy tiến, Lưu hồ sơ, rồi tính kỳ tiếp theo; thuế các tháng đã khấu trừ 20% được điều chỉnh khi quyết toán năm chứ không tự tính lại.
Phần mềm tự ghi gì
Với 100.000.000 đồng ở diện Không cư trú (20%) và diện bảo hiểm của người nước ngoài, phiếu lương ra: bảo hiểm 4.807.000 (BHXH 4.048.000, BHYT 759.000), thu nhập tính thuế 100.000.000 (không trừ bảo hiểm, không giảm trừ), thuế 20.000.000, thực lĩnh 75.193.000 đồng. Cùng người ấy chọn diện lũy tiến: thu nhập tính thuế 100.000.000 trừ 4.807.000 trừ 15.500.000 là 79.693.000, thuế 14.407.900, thực lĩnh 80.785.100 đồng; thêm một người phụ thuộc thì thuế còn 12.547.900.
Chứng từ lương ghi Nợ 642, Có 334 100.000.000; Nợ 642 với Có 3383 8.855.000, Có 3384 1.518.000 và Có 3382 1.012.000; Nợ 334 với Có 3383 4.048.000, Có 3384 759.000 và Có 3335 20.000.000 (diện 20%) hoặc 14.407.900 (diện lũy tiến). Báo lỗi thường gặp khi lưu hồ sơ: Nhập mã hoặc Nhập họ tên khi bỏ trống hai ô bắt buộc, Ngày nghỉ việc không được trước ngày vào làm khi gõ ngược ngày.
Kiểm lại và giới hạn
Mở Phiếu lương của kỳ: dòng Diện tính thuế hiện đúng nhãn bạn đã chọn, kèm Thu nhập tính thuế để đối chiếu. Thuế khấu trừ cả năm xem ở Thuế, cuối kỳ, Thuế TNCN khấu trừ; người diện 20% sang bảng kê 05-2 (khấu trừ toàn phần) của quyết toán lập ở Tờ khai thuế.
KetoanX không tự đếm 183 ngày từ hộ chiếu, không tự xử lý kỳ tính thuế 12 tháng liên tục của năm đầu, không phân bổ thu nhập toàn cầu theo số ngày, không trừ thuế đã nộp ở nước ngoài theo hiệp định và không lập hồ sơ quyết toán trước xuất cảnh. Những phần này bạn tính theo công thức ở trên rồi nhập kết quả. Giảm trừ bản thân của người cư trú được trừ đủ cả tháng, kể cả tháng vào làm giữa tháng. Xem tính năng thuế ở trang các tính năng thuế của KetoanX; quy định chung của luật mới ở thuế TNCN 2026 theo Luật 109/2025.
Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.
Bài liên quan
Thuế TNCN
Thuế TNCN 2026: biểu 5 bậc, giảm trừ, việc cần làm
Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/7/2026, nhưng phần tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026, tức từ lương tháng 1/2026.
Thuế TNCN
Cách tính thuế TNCN từ tiền lương 2026, có ví dụ
Thuế TNCN tháng bằng thu nhập tính thuế nhân với biểu thuế từng phần.
Vay, lãi vay và ngoại tệ
Tỷ giá trong kế toán theo Thông tư 99
Ghi nhận nghiệp vụ ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày phát sinh: tỷ giá chuyển khoản trung bình của ngân hàng bạn thường giao dịch, hoặc tỷ giá xấp xỉ lệch không quá 1%.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.