Quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp: nhân viên nào được ủy quyền, tờ khai 05/QTT-TNCN và bảng kê

Được ủy quyền, kể cả khi không làm đủ 12 tháng: cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên phát sinh tại một tổ chức, và thực tế đang làm việc ở đó vào thời điểm quyết toán. Người điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình hoặc trong cùng một hệ thống vẫn được tính là một nguồn; tổ chức mới quyết toán thay cả phần tổ chức cũ đã trả và thu lại chứng từ khấu trừ do tổ chức cũ cấp, nếu có. Người có thêm thu nhập nơi khác đã bị khấu trừ 10%, bình quân không quá 15 triệu đồng một tháng, vẫn được ủy quyền.

Phải tự quyết toán: người nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, người có tiền lương từ hai nơi trở lên (trừ trường hợp thu nhập thêm đã khấu trừ 10% như trên), và người có đề nghị giảm thuế do thiên tai, hoạn nạn hay muốn trừ ngay vào thu nhập các khoản từ thiện, chi y tế, giáo dục. Người bị khấu trừ 10% vì không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 3 tháng cũng không thuộc diện ủy quyền; cách khấu trừ xem khấu trừ 10% thuế TNCN. Hướng dẫn nhân viên tự làm hồ sơ có ở bài cá nhân tự quyết toán và hoàn thuế.

Cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng trước khi xuất cảnh cũng phải quyết toán, xem cá nhân cư trú và không cư trú.

Mẫu này nằm ở điểm 7.1 Phụ lục I của Thông tư 89/2026/TT-BTC. Đừng nhầm với giấy ủy quyền đăng ký thuế 41/UQ-ĐKT dùng khi đăng ký người phụ thuộc. Doanh nghiệp giữ giấy ủy quyền cùng hồ sơ quyết toán.

Hồ sơ quyết toán nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc kỳ quyết toán; với thuế TNCN, kỳ quyết toán là năm dương lịch. Quyết toán năm 2026 vì vậy có hạn 31/3/2027, một ngày thứ Tư. Nơi nộp là cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp trả thu nhập.

Theo bộ mẫu đang dùng, tờ khai đi với ba bảng kê: 05-1/BK-QTT-TNCN cho cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến, 05-2/BK-QTT-TNCN cho cá nhân bị khấu trừ theo thuế suất toàn phần, và 05-3/BK-QTT-TNCN cho người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh. Mẫu chính thức của năm 2026 nằm ở Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC; trước khi nộp hãy đối chiếu danh sách chỉ tiêu với mẫu trong HTKK bản mới.

Mỗi người ủy quyền được tính lại thuế cả năm: cộng thu nhập chịu thuế 12 tháng, trừ bảo hiểm và các khoản trừ khác, trừ giảm trừ gia cảnh, rồi áp biểu năm (5% đến 120 triệu đồng, 10% từ 120 đến 360 triệu đồng, 20% đến 720 triệu đồng, 30% đến 1,2 tỷ đồng, 35% trên 1,2 tỷ đồng). Thuế sau tính lại so với thuế đã khấu trừ trong năm cho ra số nộp thừa hoặc còn thiếu của từng người.

Giảm trừ gia cảnh có hai điểm riêng khi quyết toán. Người chưa trừ hoặc trừ chưa đủ 12 tháng được trừ đủ 12 tháng cho bản thân. Người phụ thuộc chưa trừ trong năm được trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, xem giảm trừ gia cảnh 2026.

Mỗi tháng thu nhập tính thuế là 25.000.000 − 2.625.000 − 15.500.000 = 6.875.000 đồng, thuế 5% là 343.750 đồng, sáu tháng khấu trừ 2.062.500 đồng. Khi quyết toán, thu nhập chịu thuế sáu tháng 150.000.000 đồng, bảo hiểm 15.750.000 đồng, giảm trừ bản thân đủ 12 tháng là 186.000.000 đồng, nên thu nhập tính thuế âm, thuế phải nộp bằng 0. Toàn bộ 2.062.500 đồng khấu trừ là nộp thừa.

Số thuế phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống được miễn thuế, nhưng nhân viên đó vẫn nằm trong hồ sơ quyết toán để cơ quan thuế xác định đúng trường hợp miễn. Còn thiếu trên mức này thì doanh nghiệp thu từ nhân viên và nộp; ghi sổ số thừa, thiếu xem hạch toán thuế TNCN. Người được ủy quyền và người tự quyết toán đều cần chứng từ khấu trừ của doanh nghiệp, xem chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

ketoanx.com/tax/returns

Các bước

1. 1

   Vào Thuế, cuối kỳ→, Tờ khai thuế. Ở khung Lập tờ khai mới, ô Loại tờ khai chọn Quyết toán thuế TNCN (05/QTT-TNCN); loại này chỉ khai theo năm nên ô Năm điền 2026 rồi bấm Lập tờ khai. Năm đã có tờ thì phần mềm báo Kỳ … đã có tờ khai. Mở tờ khai đã lập để xem, hoặc lập tờ khai bổ sung.

2. 2

   Trang tờ khai mở ở trạng thái Đang lập. Phía trên có khung nhắc điều kiện ủy quyền (hợp đồng từ 3 tháng trở lên, đang làm việc, đã có mã số thuế); người không đủ điều kiện được bỏ dấu sẵn và liệt kê ở dòng Đã bỏ chọn ủy quyền mặc định: … kèm lý do.

3. 3

   Bảng Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN: cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến có cột Ủy quyền quyết toán với ô tích cho từng người. Người ký hợp đồng từ 3 tháng chỉ có thu nhập ở công ty thì để Có; người nghỉ việc trước thời điểm quyết toán hoặc có lương nơi khác thì bỏ dấu để thành Không, vì chỉ người có dấu mới được trừ giảm trừ bản thân đủ 12 tháng và vào số thừa, thiếu.

4. 4

   Đọc dòng nhân viên vào làm từ 1/7/2026 của bài: Số tháng 6, Thu nhập chịu thuế 150.000.000, Người phụ thuộc 0, Giảm trừ gia cảnh 186.000.000 (đủ 12 tháng vì có ủy quyền), Bảo hiểm được trừ 15.750.000, Thu nhập tính thuế 0, Thuế đã khấu trừ 2.062.500, Thuế phải nộp 0 và Nộp thừa 2.062.500. Các cột này tự tính từ kỳ lương và hồ sơ nhân viên, bạn không gõ vào được; muốn đổi số thì sửa ở bảng lương hoặc hồ sơ rồi lấy lại số liệu.

5. 5

   Bấm Lưu số liệu đã sửa (chỉ sáng khi bạn đổi dấu ủy quyền). Bảng Kết quả quyết toán thay: thu thêm hoặc hoàn lại từng người liệt kê Thuế cả năm, Đã khấu trừ, Thu thêm của người lao động và Hoàn lại người lao động; khoản thu thêm từ 50.000 đồng trở xuống ghi miễn (từ 50.000 đồng trở xuống).

6. 6

   Bảng 05-2 gom người khấu trừ theo thuế suất toàn phần (không hợp đồng, dưới 3 tháng hoặc không cư trú), bảng 05-3 liệt kê người phụ thuộc đã đăng ký ở hồ sơ nhân viên. Muốn lập lại từ sổ thì bấm Lấy lại số liệu từ sổ sách (số đã sửa tay sẽ mất), đủ rồi bấm Chốt tờ khai.

7. 7

   Tờ đã chốt hiện mục Chứng từ điều chỉnh sau quyết toán thay: Ngày hạch toán mặc định là hôm nay, bấm Lập chứng từ điều chỉnh và xác nhận. Tải XML ở đầu trang lấy tệp nạp HTKK.

Phần mềm tự ghi gì

Lưu và chốt không sinh bút toán; chỉ nút Lập chứng từ điều chỉnh ghi sổ, một chứng từ nhật ký cho cả tờ. Với người ủy quyền khấu trừ thiếu thì Nợ 334 (3341), Có 3335, đúng số thu thêm của người lao động; khấu trừ thừa thì ngược lại, Nợ 3335, Có 334. Nhân viên trong ví dụ cho dòng Nợ 3335 2.062.500, Có 3341 2.062.500, tức hoàn lại cho nhân viên số đã khấu trừ. Người được miễn (thiếu từ 50.000 đồng trở xuống) không hạch toán. Mỗi tờ lập một lần; muốn lập lại phải xóa chứng từ cũ. Báo lỗi hay gặp: Chốt tờ quyết toán trước khi lập chứng từ điều chỉnh; Tờ quyết toán này đã lập chứng từ điều chỉnh …; Không có chênh lệch thuế nào cần điều chỉnh cho cá nhân ủy quyền quyết toán; Tờ khai đã chốt, không sửa được. Lập tờ khai bổ sung nếu cần điều chỉnh.

Kiểm lại và giới hạn

Đối chiếu từng dòng bảng 05-1 với tay tính ở trên, và chỉ tiêu [36] đến [41] của tờ khai với tổng các dòng ủy quyền; mở Tiền lương→, Bảng lương nếu số thu nhập hay thuế đã khấu trừ lệch. Chứng từ điều chỉnh xem ở danh sách chứng từ.

Phần mềm giữ chỉ tiêu theo mẫu Thông tư 80/2021, vì chưa xác minh được chỉ tiêu mẫu mới của Thông tư 89/2026/TT-BTC; trang tờ khai nhắc đối chiếu với HTKK bản mới trước khi nộp. Bảng kê 05-3 để trống ngày sinh và quốc tịch thật của người phụ thuộc. Khi phụ lục 05-1, 05-2 là số nhập ngoài từ Excel thì trang hiện cảnh báo, số nhập thay cho số tự tính và không đổi được dấu ủy quyền ở đây. Giảm trừ y tế, giáo dục chỉ áp dụng khi cá nhân tự quyết toán nên không có trong tờ này. KetoanX không nộp thay; luật mới nói chung xem ở thuế TNCN 2026 theo Luật 109/2025, và các tính năng thuế của KetoanX có ở trang riêng.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng tờ khai thuế.