Hạch toán thuế TNCN trên tài khoản 3335: khấu trừ, nộp, và xử lý thừa thiếu sau quyết toán

Trường hợp thông thường, lương phải trả đã gồm thuế: Nợ 334, Có 3335 (số thuế khấu trừ). Bút toán này đi cùng bút toán ghi nhận lương, Nợ chi phí (622, 627, 641, 642, 241 tùy bộ phận) và Có 334, bút toán trừ bảo hiểm người lao động chịu, Nợ 334 và Có 338 (3383, 3384, 3386), và bút toán chi lương, Nợ 334, Có tiền. Chi tiết các khoản trích theo lương có ở bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Thuế phải nộp khi trả thu nhập cho người khác cũng đi vào 3335, nên số dư 3335 cuối tháng gồm cả thuế của nhân viên lẫn thuế khấu trừ người ngoài.

Trả tiền thù lao, dịch vụ cho cá nhân bên ngoài và khấu trừ thuế tại nguồn, ví dụ chuyên gia ký hợp đồng một lần 12.000.000 đồng bị khấu trừ 10% là 1.200.000 đồng. Nếu chi trả ngay: Nợ 642 (hoặc 623, 627, 641 tùy mục đích), Có 3335 1.200.000, Có 111 hoặc 112 10.800.000. Nếu còn nợ khoản phải trả cho cá nhân đó: Nợ 331, Có 3335, Có 111 hoặc 112. Thù lao trả cho người ngoài mà lấy từ quỹ khen thưởng, phúc lợi thì thay Nợ chi phí bằng Nợ 353 (3531), vẫn Có 3335 và Có tiền. Quy tắc khấu trừ 10% có ở bài khấu trừ 10% thuế TNCN.

ketoanx.com/tax/pit

Các bước

1. 1

   Mở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, bấm mã của Hùng. Ô Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) nhập 42.000.000, ô Người phụ thuộc nhập 1, ô TK chi phí lương để 642 (bộ phận quản lý), ô Diện tính thuế TNCN chọn Cư trú, hợp đồng từ 3 tháng (lũy tiến). Bấm Lưu hồ sơ.

2. 2

   Ở Tiền lương→, Bảng lương, khối Tính lương và hạch toán, ô Kỳ chọn 09/2026 và bấm Tính lương kỳ. Phần mềm báo Đã tính lương 1 nhân viên, thực lĩnh 36.501.000 đồng. Bấm vào kỳ 09/2026 trong bảng Các kỳ đã tính để xem bảng lương: cột Bảo hiểm NLĐ 4.410.000, Thuế TNCN 1.089.000, Thực lĩnh 36.501.000.

3. 3

   Trên trang bảng lương tháng, khung Chi lương ghi còn phải trả 36.501.000 đồng. Ô Ngày chi, ô Hình thức (Chuyển khoản hoặc Tiền mặt), ô Số tiền (trống = trả hết) để trống, bấm Lập chứng từ chi lương và xác nhận.

4. 4

   Vào Thuế, cuối kỳ→, Nộp thuế. Hàng Thuế thu nhập cá nhân (tài khoản 3335) có sẵn Còn phải nộp 1.089.000 nếu chưa có khoản nào khác trong 3335. Nhập Số nộp lần này 1.089.000, Tiểu mục để 1001 (gợi ý sẵn), Kỳ thuế Q3/2026, chọn Ngày nộp và Hình thức, rồi bấm Lập chứng từ nộp thuế.

5. 5

   Nhân viên có hợp đồng ghi lương thực nhận thì tích ô Lương thỏa thuận là lương thực nhận (NET): doanh nghiệp trả thay thuế, bảo hiểm trong hồ sơ; phần mềm tự quy ngược ra tổng thu nhập và ghi thuế công ty chịu thay. Khoản thù lao 12.000.000 trả cho chuyên gia bên ngoài chưa có màn riêng: nếu người đó nằm trong danh sách nhân viên với diện Cư trú, dưới 3 tháng hoặc không hợp đồng (10%) thì tính qua bảng lương (khoản chi từ 5 triệu đồng bị khấu trừ 10%), còn không thì lập chứng từ chi tay với Nợ chi phí, Có 3335 1.200.000, Có tiền 10.800.000.

6. 6

   Cuối năm vào Tờ khai thuế, chọn Quyết toán thuế TNCN (05/QTT-TNCN), ô Năm 2026, bấm Lập tờ khai. Ở bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN, cột Ủy quyền quyết toán có ô tích cho từng người; bỏ tích người tự quyết toán, rồi Lưu số liệu đã sửa và Chốt tờ khai. Phần Kết quả quyết toán thay: thu thêm hoặc hoàn lại từng người liệt kê số Thu thêm của người lao động và Hoàn lại người lao động; số thu thêm từ 50.000 đồng trở xuống hiện nhãn miễn.

7. 7

   Sau khi chốt, mục Chứng từ điều chỉnh sau quyết toán thay ở cuối trang có ô Ngày hạch toán (mặc định hôm nay). Bấm Lập chứng từ điều chỉnh và xác nhận.

8. 8

   Khi cơ quan thuế hoàn tiền về tài khoản, vào Quỹ, ngân hàng→, Thu hoàn thuế: ô Loại thuế chọn thuế TNCN, ô Tài khoản ghi Có chọn 3335, ô Số tiền được hoàn, ô Nhận vào chọn quỹ hoặc ngân hàng, bấm Cất chứng từ hoàn thuế.

Phần mềm tự ghi gì

Bấm Tính lương kỳ ghi một chứng từ loại LG, diễn giải Lương tháng 09/2026, gồm: Nợ 642 Có 334 42.000.000; Nợ 334 Có 3383 3.360.000, Có 3384 630.000, Có 3386 420.000 (Thông tư 133 dùng 3385 cho bảo hiểm thất nghiệp); Nợ 334 Có 3335 1.089.000. Chứng từ này còn ghi phần bảo hiểm và kinh phí công đoàn công ty chịu, Nợ 642 Có 3383, 3384, 3386, 3382, nên số phát sinh Nợ 642 lớn hơn 42.000.000. Chi lương ghi Nợ 334, Có tiền gửi hoặc tiền mặt 36.501.000. Nộp thuế ghi Nợ 3335, Có tiền 1.089.000.

Với lương NET, phần mềm ghi Nợ chi phí, Có 334 theo tổng thu nhập đã cộng thuế, rồi Nợ 334 Có 3335; tổng chi phí và số dư 334 bằng cách ghi Có 3335 trực tiếp ở trên, chỉ khác dòng trung gian. Chứng từ điều chỉnh của 05/QTT cộng cả tờ thành hai dòng: thu thêm ghi Nợ 334 Có 3335, hoàn lại ghi Nợ 3335 Có 334. Thu hoàn thuế ghi Nợ tiền, Có 3335. Lỗi hay gặp: Số nộp vào tài khoản 3335 (… đồng) vượt số còn phải nộp trên sổ khi nộp nhiều hơn số dư Có; Chốt tờ quyết toán trước khi lập chứng từ điều chỉnh; Không có chênh lệch thuế nào cần điều chỉnh cho cá nhân ủy quyền quyết toán khi mọi người khớp hoặc thuộc diện miễn.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Thuế TNCN khấu trừ để thấy thuế đã khấu trừ theo người, và Nộp thuế để xem số dư 3335 về 0 sau khi nộp. Cuối quý, so tổng thuế của Thuế TNCN khấu trừ với chỉ tiêu [29] của tờ 05/KK-TNCN.

Giới hạn: KetoanX không nộp thuế thay bạn, không có bút toán riêng cho chênh lệch từng người mà gộp cả tờ vào một chứng từ, và chưa có bước riêng cho việc bù trừ sang kỳ sau: tiền hoàn thì bạn nhập ở Thu hoàn thuế, còn phần muốn bù thì cứ để 3335 dư Nợ, kỳ sau số phải nộp trên Nộp thuế tự nhỏ đi. Nhân viên nghỉ việc hay chưa có mã số thuế mặc định bị bỏ ủy quyền, bạn chọn lại nếu khác. Công cụ nhanh cho một nhân viên là công cụ tính lương gross net; các tính năng thuế khác ở tính năng thuế của KetoanX.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng thuế TNCN khấu trừ.