Kê khai thuế TNCN theo quý 2026: tờ khai 05/KK-TNCN, hạn nộp và khi nào không phải khai

Trước đây doanh nghiệp khai theo tháng và chỉ được chuyển sang quý nếu đủ điều kiện khai GTGT theo quý. Nay điều kiện đó không còn: công ty khai GTGT theo tháng vẫn khai thuế TNCN từ lương theo quý. Việc chuyển sang quý bắt đầu từ Nghị quyết 66.16/2026/NQ-CP, có hiệu lực từ 15/4/2026, áp dụng cho tờ khai 02/KK-TNCN và 05/KK-TNCN; kỳ quý đầu tiên là quý 2/2026. Từ 19/5/2026, hệ thống thuế điện tử không nhận tờ khai tháng của kỳ từ tháng 4/2026 trở đi.

Chỉ tiền lương, tiền công bị cố định theo quý. Thuế bạn khấu trừ của các khoản khác, như bản quyền, trúng thưởng, chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, vẫn khai theo tháng hoặc theo quý cùng kỳ khai GTGT của doanh nghiệp.

Cá nhân tự khai thuế tiền lương theo quý với cơ quan thuế trong bốn trường hợp: lương từ tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán tại Việt Nam mà chưa khấu trừ; lương do tổ chức, cá nhân ở nước ngoài trả; cá nhân không cư trú nhận lương từ tổ chức nước ngoài chưa đăng ký thuế tại Việt Nam; và cá nhân chuyển nhượng cổ phiếu thưởng, cổ phiếu ESOP mà tổ chức chưa khấu trừ nộp thay.

Quý 3/2026 (tháng 7, 8, 9) có hạn 31/10/2026, là thứ Bảy, nên hạn thực là thứ Hai 2/11/2026. Quý 4/2026 có hạn 31/1/2027, là Chủ nhật, nên dời sang thứ Hai 1/2/2027. Quý 2/2026 có hạn 31/7/2026. Các mốc khác của năm xem ở bài lịch nộp tờ khai thuế 2026.

Nộp chậm thì tính tiền chậm nộp theo số ngày, cách đếm có trong công cụ tính tiền chậm nộp.

Ngoại lệ: quý cuối năm và quý phát sinh chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động vẫn phải nộp. Doanh nghiệp không phát sinh trả tiền lương, tiền công trong năm thì không phải nộp hồ sơ quyết toán TNCN. Cách quyết toán xem quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp.

Số liệu lấy từ bảng lương các tháng trong quý: số người, tổng thu nhập chịu thuế, phần thu nhập thuộc diện khấu trừ và số thuế đã khấu trừ. Mẫu và các chỉ tiêu nằm ở điểm 7.1 Phụ lục I của Thông tư 89/2026/TT-BTC. Ví dụ quý 3/2026 khấu trừ tháng 7 là 12.400.000 đồng, tháng 8 là 12.950.000 đồng, tháng 9 là 13.100.000 đồng: số thuế phải nộp của quý là 38.450.000 đồng, nộp chậm nhất 2/11/2026.

Nơi nộp là cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp trả thu nhập. Có đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh ở tỉnh khác thì doanh nghiệp chọn một trong hai cách: khai tập trung tại trụ sở và phân bổ thuế cho từng đơn vị, hoặc để từng đơn vị khai riêng với cơ quan thuế quản lý đơn vị đó. Khi khai tập trung, thuế của người lao động được xác định theo số thuế thực tế đã khấu trừ của từng người, và nộp vào ngân sách của tỉnh nơi người đó làm việc. Người được điều động, luân chuyển, biệt phái thì tính cho tỉnh nơi họ đang làm tại thời điểm trả thu nhập.

Thuế khấu trừ 10% với người không ký hợp đồng lao động hay hợp đồng dưới 3 tháng cũng đi vào tờ khai này, xem khấu trừ 10% thuế TNCN.

ketoanx.com/tax/returns

Các bước

1. 1

   Bảo đảm ba kỳ lương tháng 7, 8, 9/2026 đã bấm Tính lương kỳ ở Tiền lương→, Bảng lương, vì tờ khai chỉ đọc các kỳ đã tính. Muốn xem trước tổng số, mở Thuế, cuối kỳ→, Thuế TNCN khấu trừ, đặt Năm 2026, Kỳ Quý III, bấm Xem: ô Thuế đã khấu trừ phải ra 38.450.000, ứng với 12.400.000, 12.950.000 và 13.100.000 của ba tháng.

2. 2

   Vào Tờ khai thuế. Ở khung Lập tờ khai mới, ô Loại tờ khai chọn Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (05/KK-TNCN). Ô Kỳ kê khai theo để Quý, ô Quý chọn Quý 3, ô Năm 2026, rồi bấm Lập tờ khai. Chọn Tháng cho kỳ từ 04/2026 thì phần mềm từ chối với câu Từ kỳ tháng 04/2026 thuế TNCN từ tiền lương, tiền công khai theo quý …, và nhắc lập tờ quý.

3. 3

   Phần mềm mở trang tờ khai ở trạng thái Đang lập. Bảng chỉ tiêu có các dòng [16] Tổng số người lao động đến [32]; [19] và [20] là số cá nhân cư trú, không cư trú đã bị khấu trừ, [27] và [28] là thu nhập thuộc diện khấu trừ, [30] và [31] là thuế đã khấu trừ, và [29] là tổng của hai dòng thuế, ra 38.450.000. Các dòng tổng ([18], [21], [26], [29]) tự cộng, các dòng còn lại nhập được.

4. 4

   Phía dưới có bảng Người lao động được trả thu nhập trong kỳ liệt kê từng người với cột Diện (Lũy tiến, Khấu trừ 10%, Không cư trú), Thu nhập chịu thuế và Thuế đã khấu trừ. Dùng bảng này đối chiếu với bảng lương; người ở diện khấu trừ 10% cũng nằm trong tờ này.

5. 5

   Muốn sửa một chỉ tiêu thì gõ đè vào ô của dòng đó, ví dụ [25.1] Thu nhập miễn thuế, thu nhập cá nhân theo nghị quyết mà phần mềm để 0. Chỉ tiêu đã sửa hiện nhãn đã sửa tay, số liệu không đổi khi bảng lương thay đổi nữa. Bấm Lưu số liệu đã sửa. Muốn bỏ hết số sửa và lấy lại từ bảng lương thì bấm Lấy lại số liệu từ sổ sách (số sửa tay sẽ mất).

6. 6

   Bấm Tải XML ở đầu trang để lấy tệp nạp vào HTKK. Hộp cảnh báo ngay dưới cho biết tệp đã kiểm theo lược đồ HTKK 5.8.0, vài mã danh mục KetoanX để trống, và liệt kê thông tin người nộp thuế còn thiếu kèm liên kết bổ sung ở Thông tin thuế, người ký.

7. 7

   Đối chiếu xong thì bấm Chốt tờ khai. Sau khi chốt, số liệu không sửa được nữa; cần điều chỉnh thì bấm Lập tờ khai bổ sung, phần mềm tạo bản mới từ sổ hiện tại và tính tiền chậm nộp trên phần thuế tăng thêm so với bản trước.

8. 8

   Nộp tiền thuế ở Thuế, cuối kỳ→, Nộp thuế: hàng Thuế thu nhập cá nhân (tiểu mục gợi ý 1001), ô Số nộp lần này 38.450.000, ô Kỳ thuế Q3/2026. Sau đó mở Hạn nộp thuế, bảo hiểm để xem dòng Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (05/KK-TNCN) và nộp thuế, kỳ Quý 3/2026, hạn 02/11/2026 kèm chú thích dời từ 31/10/2026; cột Tờ khai trong hệ thống đổi từ Chưa lập sang Đang nháp rồi Đã chốt. Nút Theo quý, Theo tháng chọn kỳ khai GTGT để lịch hiện đúng hạn.

Phần mềm tự ghi gì

Việc lập hay chốt tờ khai không ghi bút toán nào. Số thuế đã khấu trừ nằm sẵn trên sổ từ lúc tính lương (Có 3335 khi ghi lương), và tờ khai chỉ tổng hợp lại số đó từ các dòng bảng lương, kể cả bảng lương bổ sung (thưởng, lương tháng 13). Nộp tiền ở Nộp thuế ghi Nợ 3335, Có tiền (112 hoặc 111). Lỗi hay gặp: Kỳ Quý 3/2026 đã có tờ khai. Mở tờ khai đã lập để xem, hoặc lập tờ khai bổ sung khi lập lần hai, và Tờ khai gần nhất của kỳ này chưa chốt; chốt trước khi lập tờ khai bổ sung.

Kiểm lại và giới hạn

So [29] với ô Thuế đã khấu trừ của Thuế TNCN khấu trừ cùng quý, và với số dư Có của 3335 ở Nộp thuế. Phần mềm vẫn lập được tờ cho quý không phát sinh khấu trừ (các chỉ tiêu bằng 0); việc quý đó có phải nộp hay không theo quy định bạn tự quyết, riêng quý cuối năm thì phải nộp.

Có ba giới hạn. Thông tư 89/2026/TT-BTC thay hệ thống mẫu của Thông tư 80/2021, nhưng KetoanX chưa xác minh được danh sách chỉ tiêu thay đổi của 05/KK-TNCN từ hai nguồn độc lập, nên vẫn giữ chỉ tiêu theo mẫu cũ; trang tờ khai ghi chú điều này, và bạn đối chiếu với HTKK bản mới trước khi nộp. Tờ quý 2/2026 lấy cả ba tháng 4, 5, 6 từ bảng lương, nên công ty đã nộp tờ tháng 4/2026 phải tự trừ phần tháng 4 ở các chỉ tiêu theo cách mà cơ quan thuế quản lý hướng dẫn. Cuối cùng, KetoanX xuất tệp XML để nạp vào HTKK nhưng không nộp tờ khai thay bạn. Luật mới nói chung xem ở thuế TNCN 2026 theo Luật 109/2025; xem thêm các tính năng thuế của KetoanX.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng tờ khai thuế.