Muốn thêm hoặc cắt giảm người phụ thuộc thì dùng hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế.
Các mẫu và địa điểm nộp trong bài lấy theo Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế, có hiệu lực từ 1/7/2026. Điều kiện để một người là người phụ thuộc có ở bài giảm trừ gia cảnh 2026, bài này chỉ nói thủ tục.
01
Chọn đường đăng ký
Nhân viên đang làm cho bạn nên đi qua doanh nghiệp, vì doanh nghiệp vẫn là nơi khấu trừ thuế hằng tháng và cần có hồ sơ trong tay. Tự đăng ký hợp với người không ủy quyền hoặc có thu nhập từ nơi mà doanh nghiệp không khấu trừ được.
| Qua doanh nghiệp | Tự đăng ký | |
|---|---|---|
| Nơi nộp hồ sơ | Tại doanh nghiệp trả thu nhập | Thuế cơ sở nơi cá nhân cư trú (trường hợp thông thường) |
| Giấy tờ chính | Văn bản ủy quyền 41/UQ-ĐKT | Tờ khai đăng ký thuế 20-ĐKT cho người phụ thuộc, 05-ĐKT cho chính cá nhân |
| Ai nộp cơ quan thuế | Doanh nghiệp, bằng 20-ĐKT-TH | Cá nhân |
| Khi thay đổi | Doanh nghiệp tổng hợp lại 20-ĐKT-TH | Cá nhân nộp 08-MST hoặc 20-ĐKT |
02
Đăng ký qua doanh nghiệp
Người lao động nộp cho doanh nghiệp một bộ hồ sơ, doanh nghiệp tổng hợp và gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bộ hồ sơ của người lao động gồm văn bản ủy quyền đăng ký thuế mẫu 41/UQ-ĐKT, và giấy tờ xác định người phụ thuộc theo pháp luật thuế TNCN (danh mục từng nhóm có ở bài giảm trừ gia cảnh). Nếu người phụ thuộc thuộc nhóm người khác không nơi nương tựa mà bạn phải trực tiếp nuôi dưỡng, thêm Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng mẫu 07/XN-NPT-TNCN.
Phần của doanh nghiệp: tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai 05-ĐKT-TH, thông tin của người phụ thuộc vào tờ khai 20-ĐKT-TH, gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp, và lưu hồ sơ, bằng văn bản giấy hoặc điện tử, để cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra. Doanh nghiệp dùng số định danh cá nhân của người lao động và người phụ thuộc để khấu trừ, kê khai, nộp thuế.
Nếu một người có thu nhập tại nhiều nơi trả thu nhập, người đó chỉ ủy quyền đăng ký thuế tại một nơi, rồi báo số định danh của mình cho những nơi còn lại để họ khấu trừ và kê khai.
Giấy 41/UQ-ĐKT chỉ ủy quyền việc đăng ký thuế, không phải giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN. Việc ủy quyền quyết toán có ở bài quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp.
03
Tự đăng ký
Người không ủy quyền cho doanh nghiệp tự nộp hồ sơ tại cơ quan thuế.
Cá nhân nộp tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐKT. Với người phụ thuộc, nộp tờ khai 20-ĐKT, Bảng kê 07/XN-NPT-TNCN (khi thuộc nhóm người khác không nơi nương tựa) và bản sao các giấy tờ xác định người phụ thuộc. Nơi nộp thường là Thuế cơ sở nơi cá nhân cư trú. Người có tiền lương do tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán tại Việt Nam trả mà chưa khấu trừ nộp ở Thuế tỉnh, thành phố nơi làm việc; người có tiền lương do tổ chức, cá nhân từ nước ngoài trả nộp ở nơi phát sinh công việc tại Việt Nam.
Người phụ thuộc đã có mã số thuế thì không đăng ký lại, chỉ nộp thông báo thay đổi thông tin kèm giấy tờ xác định người phụ thuộc. Chuyện mã số thuế của cá nhân xem bài mã số thuế cá nhân.
04
Thêm, giảm và thay đổi người phụ thuộc
Thay đổi gì cũng đi bằng hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế, theo cùng đường lúc đăng ký.
Nhân viên ủy quyền thì doanh nghiệp tổng hợp thông tin thay đổi của người phụ thuộc vào 20-ĐKT-TH và gửi cơ quan thuế. Không ủy quyền thì cá nhân nộp tờ khai điều chỉnh, bổ sung mẫu 08-MST hoặc mẫu 20-ĐKT.
Thêm người phụ thuộc mà người đó chưa có mã số thuế thì đăng ký như lần đầu. Người đã có mã số thuế thì nộp thông báo thay đổi kèm giấy tờ xác định người phụ thuộc. Muốn giảm một người phụ thuộc, bạn ghi luôn thời điểm kết thúc giảm trừ vào hồ sơ thông báo thay đổi, như khi con đi làm có thu nhập vượt mức hoặc người thân mất.
Hồ sơ chứng minh mỗi người phụ thuộc chỉ phải nộp một lần cho cả thời gian được giảm trừ. Nhân viên chuyển sang công ty khác thì tự cung cấp hồ sơ xác định người phụ thuộc cho công ty mới để được giảm trừ tiếp.
05
Hạn đăng ký và những chỗ hay sai
Người phụ thuộc phải được đăng ký, cùng hồ sơ chứng minh, trước ngày 31/12 của năm tính thuế, rồi giữ nguyên cho các năm sau nếu không đổi.
Thời hạn này áp dụng cho kỳ 2026. Kỳ 2025 trở về trước theo quy định cũ. Người nộp thuế chưa trừ cho người phụ thuộc trong năm thì được trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, chứ không chỉ từ tháng đăng ký.
Những chỗ hay sai
- Hai vợ chồng cùng đăng ký một đứa con. Mỗi người phụ thuộc chỉ tính một lần vào một người nộp thuế, hai vợ chồng thỏa thuận ai đăng ký trong năm, và đổi thỏa thuận thì áp dụng từ kỳ tính thuế sau.
- Quên báo giảm khi người phụ thuộc hết điều kiện, nên tiếp tục bị trừ quá.
- Trộn giấy ủy quyền đăng ký thuế với giấy ủy quyền quyết toán.
- Nhân viên nộp bản sao thiếu giấy xác định quan hệ, nên doanh nghiệp phải trả hồ sơ.
Thuế tính lại thế nào khi người phụ thuộc đổi giữa năm xem ở bài cách tính thuế TNCN từ tiền lương. Cả bộ quy định mới nằm ở thuế TNCN 2026 theo Luật 109/2025.
06
Làm trên KetoanX
Người phụ thuộc đã đăng ký xong thì khai vào hồ sơ nhân viên ở Tiền lương, Hồ sơ nhân viên, bấm mã nhân viên, mục Người phụ thuộc. Mỗi tháng phần mềm đếm số người còn trong thời gian giảm trừ để trừ 6.200.000 đồng cho từng người; KetoanX giữ dữ liệu giảm trừ, không lập tờ khai 20-ĐKT hay 20-ĐKT-TH.
Các bước
Vào Tiền lương, Hồ sơ nhân viên và bấm vào mã của nhân viên (ví dụ lương 30.000.000 đồng, ô Người phụ thuộc trên hồ sơ đang là 0). Kéo xuống thẻ Người phụ thuộc; dòng chữ đầu thẻ cho biết
Tháng … được giảm trừ cho … người phụ thuộc.Điền form Thêm người phụ thuộc: Họ tên người phụ thuộc là ô bắt buộc (từ 2 ký tự), ví dụ Nguyễn Minh An. Quan hệ gợi ý Con, Vợ, Chồng, Cha, Mẹ, Khác, chọn Con. MST người phụ thuộc và Số CCCD hoặc giấy khai sinh điền theo hồ sơ đã nộp để khi cơ quan thuế hỏi bạn có sẵn số liệu; hai ô này không bắt buộc và không ảnh hưởng số thuế.
Giảm trừ từ tháng chọn 08/2026, tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng bắt đầu được trừ theo bài (không nhất thiết là tháng bạn đăng ký).
Đến tháng (trống = chưa kết thúc)để trống khi còn giảm trừ. Bấm Thêm người phụ thuộc; phần mềm báoĐã thêm người phụ thuộc Nguyễn Minh An.Báo giảm, ví dụ con đi làm có thu nhập vượt mức từ tháng 11/2026: trong bảng Người phụ thuộc bấm Xóa ở dòng đó rồi thêm lại đúng người ấy với
Đến tháng (trống = chưa kết thúc)10/2026. Màn này chưa có nút sửa dòng đã khai nên phải làm hai bước như vậy; phần mềm đếm theo từng tháng nên các tháng đến hết 10/2026 vẫn được trừ cho người này.Từ khi bảng có ít nhất một dòng, ô Người phụ thuộc nhập tay trên hồ sơ không còn dùng để tính nữa; số giảm trừ mỗi tháng đếm theo từng dòng. Vì thế đừng vừa để số 2 trên hồ sơ vừa khai một người ở bảng, kết quả sẽ là 1. Người chưa khai dòng nào thì phần mềm vẫn lấy số nhập tay.
Tính lương ở Tiền lương, Bảng lương, ô Kỳ chọn tháng cần tính, bấm Tính lương kỳ. Phiếu lương hiện dòng Người phụ thuộc với số đã đếm cho tháng đó.
Phần mềm tự ghi gì
Người phụ thuộc không tạo bút toán riêng, chỉ đổi số thuế TNCN khấu trừ. Lương 30.000.000 đồng đóng bảo hiểm đủ, tháng 8/2026 chưa khai người phụ thuộc: thu nhập tính thuế 11.350.000, thuế 635.000, thực lĩnh 26.215.000. Khai con từ tháng 8/2026: thu nhập tính thuế còn 5.150.000, thuế 257.500, thực lĩnh 26.592.500, tức nhận thêm 377.500 đồng; chứng từ lương ghi Nợ 334, Có 3335 257.500 thay cho 635.000. Tháng 11/2026 sau khi báo giảm từ tháng đó, người này quay lại thuế 635.000.
Kỳ lương đã tính không đổi khi bạn thêm hoặc sửa người phụ thuộc, nên tháng 7/2026 đã tính với 0 người vẫn giữ thuế 635.000. Phần giảm trừ thiếu của các tháng đó được điều chỉnh khi quyết toán năm, vì phần mềm đếm theo thời gian giảm trừ khai trên từng dòng. Muốn tính lại một kỳ đã chốt thì xóa chứng từ lương của kỳ rồi tính lại. Báo lỗi khi thêm: Nhập họ tên người phụ thuộc khi bỏ trống họ tên và Tháng kết thúc giảm trừ phải sau tháng bắt đầu khi Đến tháng nhỏ hơn Giảm trừ từ tháng.
Kiểm lại và giới hạn
Mở lại thẻ Người phụ thuộc để xem dòng Họ tên, Quan hệ, MST, Số giấy tờ, Giảm trừ từ, Đến, rồi mở Phiếu lương của kỳ tính sau đó để thấy số người đã đếm. Quyết toán năm 05/QTT-TNCN lập ở Thuế, cuối kỳ, Tờ khai thuế đọc cùng bảng này để tính lại giảm trừ cả năm.
KetoanX không có mẫu 20-ĐKT-TH, 05-ĐKT-TH, 41/UQ-ĐKT hay 07/XN-NPT-TNCN. Bạn lập và nộp các tờ khai này bằng mẫu của cơ quan thuế, phần mềm chỉ giữ dữ liệu để giảm trừ đúng. Phần mềm cũng không nhắc hạn 31/12, không đối chiếu thu nhập bình quân 3 triệu của người phụ thuộc là con đã thành niên hay cha mẹ (dòng chú thích trên màn chỉ để nhắc), và không kiểm một người phụ thuộc có đang được khai ở nhân viên khác, ví dụ cả hai vợ chồng cùng làm cho công ty, hay không. Xem thêm các tính năng thuế của KetoanX.
Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.
Bài liên quan
Thuế TNCN
Thuế TNCN 2026: biểu 5 bậc, giảm trừ, việc cần làm
Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/7/2026, nhưng phần tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026, tức từ lương tháng 1/2026.
Thuế TNCN
Mã số thuế cá nhân của nhân viên: số định danh
Mã số thuế của cá nhân là số định danh trên căn cước, nên nhân viên người Việt đã có căn cước thì công ty ghi đúng số đó và không phải đăng ký lại.
Thuế TNCN
Tiền làm thêm giờ 2026 có tính thuế TNCN không?
Từ kỳ lương tháng 1/2026, tiền lương làm thêm giờ và làm đêm được miễn thuế TNCN toàn bộ, không còn chỉ miễn phần trả cao hơn giờ thường.
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.