Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/payroll/pit-usage

Đây là bước cuối của việc cấp chứng từ. Trước nó là chứng từ khấu trừ thuế TNCN, nơi cấp từng chứng từ từ số các kỳ lương đã tính. Số thuế tổng hợp theo người nằm ở thuế TNCN khấu trừ.

Quy định hiện hành cần biết trước khi dùng trang này: từ 01/7/2026, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải là chứng từ điện tử, đã đăng ký và có chữ ký số, gửi cho người bị khấu trừ và cơ quan thuế ngay trong ngày lập (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC). KetoanX chỉ in được bản nội bộ, chưa tạo tệp XML, chưa ký số, chưa gửi dữ liệu. Vì vậy dãy số trên bảng kê là dãy số nội bộ của KetoanX, không phải dãy chứng từ điện tử đã gửi cơ quan thuế. Chi tiết ở bài chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ 1/7/2026. Bài kiến thức đã kiểm không nêu nghĩa vụ nộp bảng kê này cho cơ quan thuế, nên đừng coi nó là báo cáo phải nộp.

1. 1

   Đã cấp ít nhất một chứng từ ở chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Chưa cấp thì bảng kê trống.

2. 2

   Các kỳ lương của khoảng cần cấp đã tính ở bảng lương, vì chứng từ đọc số từ đó.

3. 3

   Nhân viên có hồ sơ với mã số thuế và diện tính thuế đúng, xem hồ sơ nhân viên.

4. 4

   Quyền xem phân hệ tiền lương, thuế hoặc báo cáo (một trong ba là đủ).

ketoanx.com/payroll/pit-usage

Thanh lọc có hai ô Từ ngày, Đến ngày và nút Xem. Mặc định là từ 01/01 đến 31/12 của năm hiện tại. Lọc theo ngày cấp chứng từ, không theo kỳ lương. Khung kết quả có tiêu đề "Tình hình sử dụng từ ... đến ..." và dòng tên công ty kèm mã số thuế.

Cột Số bị bỏ trống trong dãy để trống khi bằng 0. Số bỏ trống chỉ tính giữa số đầu và số cuối của khoảng bạn đang lọc. Lọc một khoảng không chứa các số đầu năm thì "Từ số" không phải 0000001 và những số trước đó không được tính là bỏ trống.

Khi muốn kiểm riêng một quý

Đặt Từ ngày, Đến ngày là đầu và cuối quý, bấm Xem. "Từ số" và "Đến số" lúc này là của riêng quý. Số bỏ trống chỉ tính trong quý.

Khi dãy có số bỏ trống

Nghĩa là có chứng từ bị xóa. Xóa ở giữa dãy để lại chỗ trống; xóa chứng từ cuối dãy thì số ấy được dùng lại cho chứng từ kế tiếp, nên bảng không báo bỏ trống. Phần mềm không ghi lý do xóa; vào Hệ thống→, Nhật ký thao tác để tra ai xóa.

Khi cấp chứng từ gộp năm hay từng lần

Người ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên có một chứng từ cho cả năm tính thuế dù khấu trừ mỗi tháng. Người không ký hợp đồng hoặc dưới 3 tháng có chứng từ cho mỗi lần khấu trừ, hoặc một chứng từ gộp khi họ yêu cầu. Người đã ủy quyền cho công ty quyết toán thay thì không phải lập. Phần mềm không tự bỏ qua người đã ủy quyền, nên bảng có thể có cả những người này nếu bạn đã cấp. Xem chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và khấu trừ 10% thuế TNCN.

Khi chứng từ lập sai sau 01/7/2026

Với chứng từ điện tử, sai tên, địa chỉ thì thông báo; sai mã số thuế hoặc số tiền thì lập chứng từ thay thế. Việc này làm ở hệ thống thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ, không làm trên KetoanX. Trên KetoanX chỉ xóa bản nội bộ rồi cấp lại.

Khi cuối năm đối chiếu tờ khai

Cộng cột Thuế đã khấu trừ của năm và so với thuế ở thuế TNCN khấu trừ. Chỉ khớp khi mọi người bị khấu trừ đều đã được cấp chứng từ. Tờ khai quý xem bài kê khai thuế TNCN theo quý.

Để kiểm lại, cộng thuế ở bảng sau theo từng nhân viên và so với số thuế của người đó ở thuế TNCN khấu trừ.

Trang báo không có quyền xem: tài khoản không có quyền xem phân hệ tiền lương, thuế hoặc báo cáo. Nhờ quản trị công ty cấp quyền.

Bảng báo số bỏ trống mà bạn không nhớ đã xóa: có người khác xóa một chứng từ. Tra ở Hệ thống→, Nhật ký thao tác, và nếu xóa nhầm thì cấp lại ở trang chứng từ khấu trừ.

Khi cấp chứng từ, hai câu báo hay gặp là Nhân viên này không có kỳ lương nào trong khoảng thời gian đã chọn (chưa tính lương) và Chứng từ khấu trừ lập trong phạm vi một năm tính thuế (hai tháng khác năm). Chị Bình lương 12.000.000 đồng không có thuế nên bị từ chối với câu Nhân viên này không bị khấu trừ thuế trong khoảng thời gian đã chọn nên không cấp chứng từ khấu trừ, không phải chỗ lỗi của bảng kê.