Tạm ứng lương: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/payroll/advances

Màn này chỉ dùng trước khi kỳ lương được tính. Sau khi bảng lương của tháng đã có, tiền trả cho nhân viên đi qua chức năng chi lương trong bảng lương. Thuế TNCN và bảo hiểm không phát sinh lúc tạm ứng, chúng phát sinh khi tính lương cả tháng.

Vị trí trong quy trình: nhân viên đã có trong hồ sơ nhân viên, tạm ứng giữa tháng, rồi tính lương ở bảng lương, cuối cùng xem ai còn được nhận bao nhiêu ở còn phải trả nhân viên. Tạm ứng để đi công tác hay mua hàng cho công ty là việc khác, làm ở quyết toán tạm ứng.

ketoanx.com/payroll/advances

1. 1

   Nhân viên đã có hồ sơ và đang làm việc. Chỉ nhân viên đang làm việc mới hiện trong bảng nhập.

2. 2

   Hệ thống tài khoản có tài khoản tiền mặt (111) nếu chi tiền mặt, tài khoản tiền gửi ngân hàng (112) nếu chuyển khoản.

3. 3

   Kỳ chưa tính lương và sổ chưa khóa tới ngày chi. Xem khóa sổ kế toán.

4. 4

   Quyền thêm của phân hệ Kế toán tiền lương. Chỉ có quyền xem thì bạn thấy danh sách các lần ứng nhưng không có bảng nhập. Phân quyền ở thành viên, phân quyền.

5. 5

   Nếu công ty bật duyệt lệnh chi, chứng từ chi có thể chưa ghi sổ cho đến khi được duyệt.

ketoanx.com/payroll/advances

Nếu kỳ đã tính lương, thay cho bảng nhập bạn thấy dòng báo Kỳ này đã tính lương kèm liên kết bảng lương của kỳ. Nếu công ty chưa có nhân viên nào, màn hiện Chưa có nhân viên với nút Thêm nhân viên. Dưới bảng nhập là khối Các lần tạm ứng của kỳ.

ketoanx.com/payroll/advances

Cột Lương cơ bản chỉ để tham khảo. Nút Điền theo hệ số điền vào mọi dòng số bằng lương cơ bản nhân hệ số, làm tròn đến đồng. Nút Xóa trắng xóa hết số đã điền. Ở hàng Cộng dưới bảng bạn thấy tổng số ứng. Cạnh tên người đã từng ứng trong kỳ có chữ nhỏ "đã ứng" kèm số tiền đã ứng trước đó.

Nút gửi Lập chứng từ tạm ứng lương chỉ bấm được khi tổng lớn hơn 0.

ketoanx.com/payroll/advances

Khi chi tiền mặt

Chọn Tiền mặt ở ô Hình thức, chứng từ là phiếu chi và ghi Có 111. Với số lớn, nhớ rằng thuế TNDN chỉ cho trừ chi phí tiền lương khi có chứng từ thanh toán đúng quy định, và Nghị định 320/2025/NĐ-CP đòi chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng; văn bản không loại tiền lương khỏi ngưỡng này. Chi tiết ở bài trả lương đúng hạn, mức phạt và thanh toán không dùng tiền mặt. Màn tạm ứng không nhắc điều kiện này khi bạn chi tiền mặt từ 5 triệu đồng, khác với màn chi lương trong bảng lương. Vì vậy, ứng từ 5 triệu đồng cho một người thì nên chọn Chuyển khoản.

Khi kỳ đã tính lương

Bảng nhập biến mất. Chi tiền bằng chức năng chi lương trong bảng lương của kỳ. Nếu trang cũ còn mở trong khi người khác vừa tính lương, bấm gửi sẽ bị chặn và phần mềm báo Kỳ lương tháng (tháng/năm) đã tính, kèm câu Dùng chức năng chi lương ở bảng lương của kỳ thay cho tạm ứng.

Khi ứng nhiều lần trong tháng

Mỗi lần bạn lập một chứng từ mới với ngày chi riêng. Mỗi chứng từ giữ một người nhiều nhất một dòng. Cạnh tên người đã ứng hiện số đã ứng trước đó; phần mềm cộng mọi lần ứng của kỳ khi tính lương. Phần mềm không giới hạn tổng số ứng.

Khi ứng nhiều hơn số thực lĩnh

Vì không có giới hạn, một người có thể bị ứng vượt thực lĩnh, nhất là khi gõ hệ số lớn; hệ số trên 0,5 thì màn cảnh báo trước khi điền. Khi đó "Còn phải trả" của người đó âm và hiện chữ đỏ ở màn còn phải trả nhân viên, và số dư tài khoản 334 của người đó là dư Nợ. Phần mềm không tự chuyển số âm sang kỳ sau. Bạn xử lý theo thỏa thuận với nhân viên (thu lại tiền, hoặc trừ vào kỳ sau theo quy chế), và nên nhớ luật chỉ cho trừ lương trong các trường hợp luật cho phép, xem quy chế lương thưởng.

Khi lập nhầm một lần tạm ứng

Xóa chứng từ chi tương ứng ở màn chứng từ, dòng tạm ứng mất theo. Nên làm trước khi tính lương của kỳ.

Một chứng từ cho cả lần ứng, một dòng cho mỗi người, nội dung "Tạm ứng lương tháng 10/2026". Loại chứng từ là báo nợ khi chuyển khoản hoặc phiếu chi khi tiền mặt. Với ví dụ trên:

Phần mềm ghi thẳng Nợ 334 mà không qua tài khoản 141, vì 141 dành cho tạm ứng chi công việc phải quyết toán. Cách hạch toán này đúng với tạm ứng lương: ngay khi chi, Nợ 334 và Có tiền; cuối tháng số thực lĩnh trừ phần đã ứng (xem hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương và tài khoản 141 tạm ứng).

Khi tính lương, chứng từ tạm ứng được gắn vào chứng từ lương của kỳ. Nhờ đó số còn phải trả đọc từ sổ cái tài khoản 334 tự trừ phần đã ứng. Bạn kiểm lại ở khối Các lần tạm ứng của kỳ, ở màn còn phải trả nhân viên và ở sổ cái tài khoản 334.

Kỳ lương tháng (tháng/năm) đã tính, kèm câu Dùng chức năng chi lương ở bảng lương của kỳ thay cho tạm ứng.: kỳ đã có bảng lương, hãy chi lương ở bảng lương.

Sổ đã khóa đến ngày (kèm ngày): ngày chi nằm trong thời gian đã khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa hoặc mở khóa.

Ngày không hợp lệ: ô Ngày chi trống hoặc sai định dạng. Chọn lại ngày.

Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tiền mặt (hoặc tài khoản tiền gửi ngân hàng): hệ thống tài khoản của công ty chưa có 111 hoặc 112. Thêm tài khoản ở hệ thống tài khoản.

Có nhân viên không thuộc công ty này: dữ liệu trang đã cũ hoặc nhân viên vừa bị xóa. Tải lại trang rồi làm lại.

Chứng từ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ: công ty bật duyệt lệnh chi. Số tiền chưa vào sổ cho tới khi người có quyền duyệt xong.