Còn phải trả nhân viên: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/payroll/payables

Làm được trên trang: lọc theo kỳ, ẩn hoặc hiện những dòng đã trả đủ, in bảng, mở lại bảng lương của kỳ, và mở từng chứng từ chi trong lịch sử. Trang chỉ để xem, không có nút trả tiền. Muốn trả thì lập chứng từ chi ở bảng lương của kỳ (xem bài bảng lương).

Vị trí trong quy trình: tạm ứng lương trước kỳ, bảng lương tính thực lĩnh, lương tháng 13, thưởng tạo thêm khoản phải trả, rồi chi tiền. Trang này nằm ở cuối chuỗi để kiểm tra mọi khoản đã đủ chưa. Về quy trình kế toán tiền lương nói chung, xem bài kế toán tiền lương.

ketoanx.com/payroll/payables

1. 1

   Đã tính lương cho ít nhất một kỳ, hoặc đã lập tạm ứng lương. Chưa có cả hai thì trang báo "Chưa có bảng lương hoặc tạm ứng nào."

2. 2

   Chi lương qua chức năng chi theo người của bảng lương. Chứng từ chi lập theo cách khác (ví dụ phiếu chi tay ở thu, chi, chứng từ khác) không ghi theo từng người nên không được trừ ở đây.

3. 3

   Có tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trong hệ thống tài khoản để lập chứng từ chi.

4. 4

   Quyền: ai vào được phân hệ Tiền lương thì xem được trang. Lập chứng từ chi cần quyền thêm của phân hệ Kế toán tiền lương, xem thành viên, phân quyền.

ketoanx.com/payroll/payables

Thanh lọc gồm ba thứ:

1. 1

   Kỳ lương (trống = mọi kỳ): chọn tháng. Để trống thì xem mọi kỳ, mới nhất ở trên.

2. 2

   Hiển thị: Chỉ dòng còn số dư (mặc định) hoặc Tất cả. Chọn Tất cả để thấy cả những người đã trả đủ.

3. 3

   Nút Xem: bấm sau khi đổi hai ô trên.

Trang có hai khung. Khung trên là bảng còn phải trả (tên khung là "Mọi kỳ" hoặc "Kỳ 10/2026" theo bộ lọc). Khung dưới là Lịch sử trả tiền cho nhân viên.

ketoanx.com/payroll/payables

Số âm ở Còn phải trả hiện màu đỏ và có nghĩa là đã trả vượt. Ví dụ tạm ứng 15.000.000 đồng nhưng thực lĩnh chỉ 14.000.000 đồng thì còn phải trả là -1.000.000 đồng. Đó là tiền nhân viên đang nợ công ty.

Khung lịch sử có các cột Ngày, Chứng từ (bấm để mở chứng từ), Kỳ lương, Nội dung (loại khoản trả, kèm ghi chú nếu có), Mã, Họ tên, Số tiền. Mỗi dòng là một người trong một chứng từ.

Dòng chú thích cuối khung nói rõ giới hạn: chứng từ chi lương lập từ trước khi có chức năng ghi theo người thì không được trừ ở bảng này, còn tổng còn phải trả của từng kỳ ở bảng lương vẫn đọc từ sổ cái tài khoản 334.

ketoanx.com/payroll/payables

Khi trả lương nhiều đợt

Công ty trả lương nửa tháng hoặc trả theo tuần thì mỗi đợt lập một chứng từ chi theo người. Trang này cộng dồn các đợt vào cột Đã chi lương. Về thời hạn trả lương, luật yêu cầu trả đúng kỳ đã thỏa thuận trong hợp đồng; trả chậm bị phạt từ 10/9/2026 theo Nghị định 283, mức phạt xem bài trả lương đúng hạn, mức phạt. Trang này giúp bạn thấy người nào còn quá hạn chưa trả.

Khi nhân viên đã tạm ứng nhiều hơn thực lĩnh

Dòng hiện số âm màu đỏ. Chọn Tất cả ở ô Hiển thị nếu muốn thấy cả dòng đã cân bằng. Với số âm, xử lý theo thỏa thuận với nhân viên: trừ vào lương kỳ sau hoặc thu hồi. Khi tính lương, phần tạm ứng thừa được trừ vào lương và ghi một dòng trong lịch sử với ghi chú "Trừ tạm ứng thừa vào lương (quyết toán tạm ứng)". Xem bài tạm ứng lương.

Khi chi lương bằng tiền mặt

Trả bằng tiền mặt vẫn ghi vào trang này như chuyển khoản. Khác biệt nằm ở thuế: từ 01/7/2025, khoản chi từ 5 triệu đồng cho một lần trả cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN, xem bài thanh toán không dùng tiền mặt. Khi bạn lập chi lương bằng tiền mặt có người nhận từ 5.000.000 đồng, phần mềm báo thêm một câu "Lưu ý" vào thông báo thành công, nhưng vẫn cho lập. Phần mềm nhắc chứ không chặn.

Khi chứng từ chi cũ không hiện ở đây

Chứng từ chi lương lập trước khi có chức năng ghi theo người, hoặc lập bằng phiếu chi thông thường nợ 334, không có trong lịch sử. Khi đó số "còn phải trả" theo người cao hơn thực tế. Cách xử lý: đối chiếu với số tổng ở bảng lương (đọc từ sổ cái), và nhập các lần chi sau này qua chức năng chi theo người.

Khi cần đối chiếu với sổ cái

Tổng cột Còn phải trả của một kỳ so với dư có tài khoản 334 của kỳ đó (xem hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương). Hai số lệch nhau khi có chứng từ nợ 334 không ghi theo người, như đã nói ở trên.

ketoanx.com/payroll/payables

Trang này chỉ đọc, không tự ghi bút toán nào. Số liệu lấy như sau:

1. 1

   Thực lĩnh: từng dòng của bảng lương đã tính và của bảng lương bổ sung.

2. 2

   Tạm ứng, chi lương, chi bổ sung: bảng ghi các lần trả tiền theo người. Bảng này được ghi khi bạn lập chứng từ tạm ứng, chi lương hoặc chi bảng lương bổ sung.

Bút toán của các chứng từ đó là Nợ 334, Có 111 (chi tiền mặt) hoặc Có 112 (chuyển khoản). Ví dụ chi lương cho An và Bình ngày 05/11/2026 qua ngân hàng: Nợ 334 / Có 112, 8.000.000 đồng cho An và 12.500.000 đồng cho Bình, cùng một chứng từ hai dòng. Để kiểm lại, mở chứng từ từ cột Chứng từ ở lịch sử, hoặc xem sổ chi tiết tài khoản 334.

Số tiền chi vượt số còn phải trả: số bạn nhập lớn hơn phần còn thiếu của cả kỳ (câu đầy đủ kèm số còn phải trả). Nhập lại số nhỏ hơn hoặc bằng.

Kỳ lương này đã chi đủ: cả kỳ đã trả đủ. Nếu vẫn còn dòng của một người ở trang này thì bảng lương còn cộng phần chi cho người khác; kiểm tra số âm của người ứng thừa.

Câu bắt đầu bằng "Số chi cho" (kèm mã, tên nhân viên) và kết thúc bằng "vượt số còn phải trả của người này": chi vượt phần của một nhân viên. Xem số còn lại của người đó ở trang này.

Câu "Sổ đã khóa đến ngày" kèm ngày khóa: ngày chi nằm trong kỳ đã khóa sổ, xem khóa sổ kế toán. Chọn ngày chi sau ngày khóa.

Trang trống dù bạn biết có lương: kỳ chưa tính, hoặc ô Kỳ lương (trống = mọi kỳ) đang chọn sai tháng, hoặc Hiển thị đang là Chỉ dòng còn số dư và mọi người đã trả đủ.