Trợ cấp BHXH chi hộ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/payroll/benefits

Vị trí trong quy trình: nhân viên nghỉ và nộp giấy tờ, công ty lập danh sách nộp cơ quan bảo hiểm (mẫu 01B-HSB, xem bài mẫu 01B-HSB và danh sách C70a), cơ quan bảo hiểm duyệt danh sách C70a rồi chuyển tiền. Màn hình này bắt đầu từ lúc tiền về. Màn hình không lập sẵn hồ sơ gửi cơ quan bảo hiểm.

ketoanx.com/payroll/benefits

1. 1

   Nhân viên đã có trong hồ sơ nhân viên. Ô Người lao động chỉ liệt kê nhân viên đã tạo.

2. 2

   Ngày nghỉ ốm, thai sản đã chấm đúng ký hiệu ở chấm công (ví dụ nghỉ ốm là "O", ký hiệu gợi ý có "CO" chăm con ốm và "TS" thai sản). Các ngày này không có lương, tiền thay lương đến từ cơ quan bảo hiểm.

3. 3

   Công ty có tài khoản tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt trong hệ thống tài khoản. Tài khoản 3383 (hợp tác xã dùng 335) được phần mềm tự chọn.

4. 4

   Quyền thêm của phân hệ Kế toán tiền lương. Không có quyền này, bạn chỉ xem danh sách, không thấy form ghi nhận và khung trả. Xem thành viên, phân quyền.

5. 5

   Muốn hiểu điều kiện hưởng, số ngày tối đa, hồ sơ: đọc các bài chế độ ốm đau và chế độ thai sản.

ketoanx.com/payroll/benefits

Trang chia bốn khung từ trên xuống:

1. 1

   Ước tính mức hưởng: bảng tính nhanh, không ghi sổ.

2. 2

   Ghi nhận tiền BHXH chuyển về: form ghi nhận (chỉ hiện với người có quyền thêm).

3. 3

   Khung "Chưa trả người lao động: ... đồng": chỉ hiện khi có khoản chưa trả và bạn có quyền thêm.

4. 4

   Các khoản đã ghi nhận: danh sách tối đa 500 dòng gần nhất.

ketoanx.com/payroll/benefits

Form ghi nhận là nơi bạn nhập số cơ quan bảo hiểm đã duyệt:

Khung trả cho người lao động có ba thứ: danh sách đánh dấu chọn, Ngày trả, Hình thức (Chuyển khoản hoặc Tiền mặt), và nút Lập chứng từ trả kèm tổng số đã chọn.

ketoanx.com/payroll/benefits

Khi nhân viên nghỉ ốm

Chọn Ốm đau. Ví dụ lương đóng bảo hiểm tháng liền trước 12.000.000 đồng, nghỉ 5 ngày: 12.000.000 x 75% : 24 x 5 = 1.875.000 đồng. Ô Số năm đã đóng (ốm đau) quyết định trần ngày nghỉ một năm: dưới 15 năm đóng là 30 ngày, từ 15 đến dưới 30 năm là 40 ngày, từ 30 năm là 60 ngày; tích Nghề nặng nhọc, độc hại hoặc vùng đặc biệt khó khăn thì cộng 10 ngày. Phần mềm trừ số ngày đã hưởng trong năm (nhập ở Số ngày đã hưởng trong năm (ốm đau, chăm con ốm), hoặc chọn người lao động để tự cộng các khoản ốm đau đã ghi nhận) rồi chỉ tính tiền cho số ngày còn trong trần; dòng kết quả ghi rõ đã hưởng bao nhiêu ngày và lần này tính bao nhiêu ngày. Chăm con ốm tính cùng công thức, trần 20 ngày một năm cho con dưới 3 tuổi hoặc 15 ngày cho con từ đủ 3 đến dưới 7 tuổi, chọn ở Tuổi của con (chăm con ốm); ngày đã hưởng của chăm con ốm phải nhập tay vì trần tính theo từng con. Hạn mức ngày và hồ sơ ở bài chế độ ốm đau.

Ngày vượt trần không được tính tiền, trừ khi tích Bệnh cần chữa trị dài ngày: khi đó ngày vượt trần hưởng 65% (đóng từ đủ 30 năm), 55% (từ đủ 15 đến dưới 30 năm) hoặc 50% (dưới 15 năm). Ô ước tính không làm tròn nửa ngày. Số ghi nhận vẫn là số cơ quan bảo hiểm duyệt.

Khi nhân viên nghỉ dưỡng sức

Chọn Dưỡng sức, phục hồi sức khỏe, nhập số ngày. Mỗi ngày bằng 30% mức tham chiếu. Từ 01/7/2026 mức tham chiếu là 2.530.000 đồng nên 5 ngày là 0,3 x 2.530.000 x 5 = 3.795.000 đồng. Trước mốc đó mức tham chiếu là 2.340.000 đồng. Phần mềm lấy mức của tháng ở ô Tháng sinh con hoặc tháng hưởng, nên ca dưỡng sức trước 01/7/2026 thì chọn đúng tháng hưởng để ra mức 2.340.000 đồng.

Khi nam nhân viên nghỉ vì vợ sinh, hoặc khám thai, sảy thai

Ở ô ước tính chọn Chế độ là Thai sản, rồi chọn Trường hợp thai sản. Ngày nghỉ của chồng và ngày khám thai chọn Khám thai, lao động nam nghỉ khi vợ sinh con (chia 24): mức tháng chia 24 nhân số ngày nghỉ, ô số tháng không dùng. Sảy thai, tránh thai và ngày lẻ khi sinh con chọn Sinh con, nhận con nuôi, sảy thai, tránh thai (ngày lẻ chia 30). Ví dụ chồng nghỉ 10 ngày, lương đóng 12.000.000 đồng: 12.000.000 : 24 x 10 = 5.000.000 đồng. Căn cứ ở bài chế độ thai sản. Ở form ghi nhận vẫn chọn Chế độ là Thai sản và nhập số cơ quan bảo hiểm duyệt.

Khi trợ cấp khi sinh đôi hoặc sinh trước 01/7/2026

Chế độ trợ cấp một lần khi sinh con tính 2 lần mức tham chiếu của tháng ở ô Tháng sinh con hoặc tháng hưởng, nhân số con ở ô Số con (trợ cấp một lần). Sinh đôi thì nhập 2. Ca sinh trước 01/7/2026 thì chọn đúng tháng sinh để ra 2 x 2.340.000 = 4.680.000 đồng một con.

Khi nhận tiền mặt, hoặc số duyệt khác ước tính

Chọn Tiền mặt ở Nhận qua thì chứng từ nhận tiền là phiếu thu, ngược lại là giấy báo có. Số duyệt khác ước tính là bình thường (lương bình quân cơ quan bảo hiểm tính, làm tròn, ngày thực hưởng). Ghi theo số duyệt. Khi trả cho nhân viên, nếu chuyển bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng thì chú ý điều kiện chi phí được trừ, xem bài thanh toán không dùng tiền mặt.

Khi ghi nhận nhầm

Màn hình không có nút sửa hay xóa khoản đã ghi, chỉ có nút xóa ở nơi khác cho chứng từ. Vì vậy hãy kiểm lại người, chế độ, số tiền và ngày nhận trước khi bấm Ghi nhận. Nếu đã ghi sai, nhờ người quản trị xử lý cả chứng từ nhận tiền lẫn dòng trong danh sách, để số phải trả và danh sách không lệch nhau. Chứng từ có trong nhật ký thao tác và trong sổ chi tiết tài khoản 3383.

ketoanx.com/payroll/benefits

Với ví dụ chị Bình ngày 20/10/2026, mỗi lần bấm Ghi nhận lập một chứng từ gồm hai dòng. Với khoản thai sản 84.000.000 đồng nhận qua ngân hàng (chứng từ giấy báo có, mô tả "Nhận trợ cấp BHXH chi hộ, Thai sản: NV002 Trần Thị Bình"):

Nhận tiền mặt thì Nợ 111 thay cho 112. Công ty hợp tác xã ghi 335 thay cho 3383. Mô tả chứng từ theo Thông tư 99: phần thay lương do quỹ bảo hiểm trả đi qua 3383, không vào chi phí của công ty. Chi tiết ở bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Khi bấm Lập chứng từ trả cho cả hai khoản của chị Bình (84.000.000 và 5.060.000), phần mềm lập một chứng từ chi (chuyển khoản là giấy báo nợ, tiền mặt là phiếu chi) với mỗi khoản một dòng:

Để kiểm lại, mở chứng từ từ cột Chứng từ và Đã trả của danh sách, hoặc xem sổ chi tiết tài khoản 3383 và 334. Khoản trợ cấp không đi qua bảng lương nên không có trên phiếu lương và phần mềm không khấu trừ thuế TNCN trên khoản này. Muốn biết khoản nào chịu thuế, xem bài thu nhập chịu thuế, miễn thuế TNCN.

Về bảo hiểm của chính tháng nghỉ: theo bài chế độ thai sản, tháng nghỉ thai sản của lao động nữ sinh con thì cả hai bên không phải đóng BHXH. Mã tính lương hiện không có công tắc miễn đóng riêng cho tháng thai sản (ngày nghỉ thai sản không được tính vào số ngày nghỉ không lương để miễn đóng), nên hãy xem lại số bảo hiểm trên phiếu lương tháng đó và điều chỉnh theo thông báo của cơ quan bảo hiểm. Tỷ lệ đóng chung xem bài doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm 2026.

Ngày kết thúc nghỉ phải sau ngày bắt đầu: Đến ngày nhỏ hơn Nghỉ từ ngày. Đổi lại hai ô.

Không tìm thấy nhân viên: nhân viên đã bị xóa khỏi hồ sơ hoặc không thuộc công ty. Chọn lại.

Câu "Sổ đã khóa đến ngày ..." kèm ngày khóa: Ngày nhận tiền hoặc Ngày trả nằm trong kỳ đã khóa. Xem khóa sổ kế toán.

Câu "Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng" (hoặc tiền mặt): công ty chưa có tài khoản tiền tương ứng, thêm ở hệ thống tài khoản.

Ngày trả không được trước ngày nhận tiền từ cơ quan BHXH: ngày chọn ở Ngày trả sớm hơn ngày tiền về của một khoản đã chọn. Chọn ngày trả sau hoặc bằng ngày nhận.

Có khoản không thuộc công ty này hoặc đã trả: khoản bạn chọn đã được người khác trả trước khi bạn bấm. Tải lại trang.

Chọn ít nhất một khoản: chưa đánh dấu dòng nào. Nút Lập chứng từ trả chỉ sáng khi đã chọn.