Nhật ký thao tác: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/audit

Trên màn này bạn làm được các việc sau:

1. 1

   Xem mọi thao tác quan trọng của công ty, mới nhất trước, mỗi trang 100 dòng.

2. 2

   Lọc theo người thực hiện, loại thao tác, loại đối tượng, khoảng ngày và từ khóa.

3. 3

   Xem giá trị trước và sau của một lần sửa.

4. 4

   Mở thẳng chứng từ hay đối tượng mà thao tác nhắc tới, và xem các dòng hạch toán cũ của một chứng từ đã bị sửa hoặc xóa.

5. 5

   Xuất kết quả lọc ra Excel và in.

6. 6

   Chủ sở hữu xóa được nhật ký theo khoảng ngày; việc xóa cũng được ghi lại.

Về quy định: Luật Kế toán, khoản 4 Điều 27, quy định sổ kế toán điện tử chỉ sửa bằng chứng từ điều chỉnh, và Điều 28 Thông tư 99/2025/TT-BTC đặt yêu cầu cho phần mềm kế toán là lưu vết khi sửa số liệu và có khả năng cảnh báo hoặc chặn việc can thiệp làm đổi số liệu đã ghi sổ. Nhật ký thao tác là phần "lưu vết" đó. Chi tiết ở bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ và bài phần mềm kế toán theo Thông tư 99.

Để vết sửa chứng từ có giá trị, hãy giữ công tắc buộc chứng từ đã ghi sổ chỉ sửa bằng bút toán điều chỉnh ở cài đặt cảnh báo. Công tắc này bật sẵn cho công ty chưa từng chọn; nếu công ty đã tắt, người dùng có quyền vẫn sửa trực tiếp được chứng từ đã ghi sổ, và phần mềm chỉ lưu vết.

ketoanx.com/audit

Khung lọc có sáu ô và hai nút. Dòng tổng cho biết có bao nhiêu dòng, và thêm "khớp bộ lọc" khi đang lọc. Bên dưới là bảng với các cột Thời điểm, Người thực hiện, Thao tác, Đối tượng và Chi tiết, trước và sau khi sửa. Dưới cùng có nút Trang trước và Trang sau khi có hơn 100 dòng. Chủ sở hữu còn thấy khung Xóa nhật ký theo khoảng ngày.

ketoanx.com/audit

Với chứng từ đã ghi sổ bị sửa hoặc xóa, cột Đối tượng có thêm liên kết "dòng hạch toán cũ". Bấm vào mở trang Vết sửa, xóa chứng từ kèm số chứng từ: toàn bộ dòng hạch toán trước mỗi lần sửa hoặc xóa, kể cả chứng từ đã bị xóa. Vết này không sửa, không xóa được.

Khi muốn xem mọi thứ một nhân viên đã làm trong tuần

Chọn tên ở ô Người thực hiện, đặt Từ ngày và Đến ngày, bấm Lọc. Chọn "Hệ thống" ở ô này để xem các thao tác do phần mềm tự chạy.

Khi muốn xem ai khóa hay bỏ khóa sổ

Ở ô Thao tác chọn "Khóa sổ" hoặc "Bỏ khóa sổ". Mỗi dòng ghi ngày khóa và lý do bỏ khóa. Xem cách khóa ở khóa sổ kế toán.

Khi muốn biết ai nhập dữ liệu từ Excel

Chọn "Nhập dữ liệu" ở ô Thao tác. Dòng chi tiết cho biết loại dữ liệu và số bản ghi thêm, cập nhật, lỗi. Xem nhập từ Excel.

Khi cần đưa hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền

Lọc theo khoảng ngày yêu cầu rồi bấm Xuất Excel. Tệp lấy tối đa 50.000 dòng mới nhất của bộ lọc, nên chia khoảng ngày nếu dài. Việc xuất cũng được ghi lại thành một dòng "Xuất dữ liệu".

Khi nhật ký quá dài và muốn xóa bớt

Chỉ chủ sở hữu. Cuộn xuống khung Xóa nhật ký theo khoảng ngày, đặt Từ ngày và Đến ngày, bấm Xóa nhật ký trong khoảng này và xác nhận. Trước đó hãy xuất Excel khoảng ngày ấy. Phần mềm xóa các dòng nhật ký trong khoảng ngày (theo giờ Việt Nam) rồi ghi một dòng "Xóa nhật ký" nêu ai xóa, khoảng nào, bao nhiêu dòng. Dòng này không bao giờ bị xóa.

Cân nhắc kỹ trước khi xóa. Thông tư 99 đòi phần mềm lưu vết khi sửa số liệu, và nhật ký này là vết đó; xóa nó là xóa bằng chứng của các lần sửa. Hãy chỉ xóa phần đã xuất Excel và lưu cùng hồ sơ sổ kế toán. Sổ kế toán và báo cáo tài chính năm phải giữ ít nhất 10 năm, và bạn nên giữ bản xuất nhật ký lâu tương tự; xem lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ.

Màn này chỉ đọc nên không sinh bút toán. Cơ chế ghi nhật ký:

1. 1

   Khi bạn thêm, sửa, xóa, ghi sổ, bỏ ghi, khóa sổ, đánh lại số, nhập, chuyển chế độ, phục hồi dữ liệu và nhiều thao tác khác, phần mềm ghi một dòng nhật ký, thường nằm chung giao dịch với thay đổi nên thay đổi hỏng thì dòng nhật ký cũng không có.

2. 2

   Dòng sửa lưu bản chụp các trường trước và sau, chỉ những trường khác nhau.

3. 3

   Chứng từ đã ghi sổ bị sửa hoặc xóa còn được lưu thêm toàn bộ dòng hạch toán cũ ở một bảng riêng.

4. 4

   Xuất Excel và xóa nhật ký cũng tự ghi nhật ký.

Chưa phải thao tác nào cũng được ghi. Trong lúc viết bài này, hai thao tác chưa có dòng nhật ký là thêm tài khoản chi tiết ở màn hệ thống tài khoản và ngừng dùng hoặc dùng lại tài khoản. Nếu cần chứng minh những việc đó, hãy ghi chú ngoài phần mềm.

Chỉ chủ sở hữu công ty được xóa nhật ký thao tác: bạn không phải chủ sở hữu.

Ngày bắt đầu phải trước hoặc bằng ngày kết thúc: đổi lại hai ô ngày của khung xóa.

Ngày không hợp lệ: ngày không có thật hoặc để trống ở khung xóa.

Không thấy thao tác mong đợi: kiểm bộ lọc (bấm Bỏ lọc), kiểm khoảng ngày, và nhớ rằng nhật ký chỉ ghi các thao tác đã được cài vào phần mềm. Dòng báo "Chưa có thao tác nào được ghi" nghĩa là công ty chưa có dòng nào, còn "Không có dòng nhật ký nào khớp bộ lọc" nghĩa là bộ lọc quá chặt.

Tệp Excel thiếu dòng: tối đa 50.000 dòng mới nhất. Chia khoảng ngày.