Kho tài liệu: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/documents

Kho đứng cạnh các chỗ đính kèm khác của phần mềm. Hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng mua bán của từng nghiệp vụ nên được đính kèm ở khung Tệp đính kèm trên chính chứng từ, vì khi đó tệp đi cùng chứng từ trong mọi báo cáo và lần sao lưu. Kho tài liệu dành cho phần còn lại: quy chế duyệt chi, biên bản họp, giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng lao động mẫu, biên bản mất chứng từ. Toàn bộ kho nằm trong bản sao lưu, phục hồi dữ liệu kèm tệp.

Hãy chuẩn bị tệp ở một trong các định dạng được nhận: PDF, ảnh JPG, PNG, WebP, Excel .xlsx, Word .docx, XML; mỗi tệp tối đa 10 MB. Tệp quét nhiều trang nên gộp thành một PDF. Tệp .doc hay .xls đời cũ, .zip, .rar không được nhận.

ketoanx.com/settings/documents

Thư mục chỉ là nhãn trong phần mềm, không phải thư mục thật trên đĩa; đổi thư mục không di chuyển tệp.

Khi đổi tên hoặc chuyển thư mục

Bấm Đổi tên, thư mục ở dòng tệp, sửa Tên tệp, Thư mục hoặc Ghi chú, bấm Lưu (hoặc Thôi). Tệp trên máy chủ không đổi, chỉ nhãn đổi. Nhật ký ghi giá trị cũ và mới.

Khi cất tệp XML của hóa đơn điện tử

Kho nhận tệp XML. Bài lưu trữ hóa đơn điện tử nhắc rằng thứ cần giữ là tệp XML gốc, không chỉ ảnh chụp hay PDF. Nếu hóa đơn thuộc một chứng từ, đính kèm vào chứng từ; chỉ dùng kho cho tệp không có chứng từ để gắn.

Khi cất tài liệu bản giấy đã quét

Ảnh quét trong kho là bản sao. Luật yêu cầu tài liệu lưu trữ là bản chính, trừ vài trường hợp được lưu bản sao (xem lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán). Nếu bản chính là giấy thì vẫn phải giữ giấy; kho chỉ giúp tra cứu nhanh. Khi mất chứng từ, biên bản mất kèm bản sao chụp hoặc bản xác nhận của bên giao dịch cũng cất được ở đây.

Khi xóa tài liệu

Nút Xóa hỏi lại, rồi xóa hẳn tệp khỏi máy chủ, không có thùng rác. Phần mềm không có cột thời hạn lưu trữ, không nhắc hạn tiêu hủy và không chặn xóa khi chưa hết hạn lưu trữ. Luật chia thời hạn: chứng từ làm căn cứ ghi sổ, sổ và báo cáo tài chính năm tối thiểu 10 năm; tài liệu phục vụ quản lý, điều hành tối thiểu 5 năm; hủy trước hạn là vi phạm (bài mức phạt vi phạm kế toán nêu khung phạt). Hãy tự ghi thời hạn vào tên thư mục hoặc ghi chú, ví dụ thư mục "Lưu 10 năm/2026/Hợp đồng", và đặt một việc nhắc ở nhắc việc, lịch hẹn.

Khi cần tìm một tệp

Gõ vài chữ của tên hoặc ghi chú vào ô tìm và bấm Tìm; nếu đang đứng trong một thư mục, kết quả chỉ trong thư mục đó và thư mục con. Bấm Tất cả để tìm toàn kho. Bảng hiện tối đa 500 tệp.

Tệp lớn hơn 10 MB hiện khi tệp quá nặng. Nén PDF hoặc chia nhỏ.

Chỉ nhận PDF, ảnh JPG/PNG/WebP, Excel .xlsx, Word .docx hoặc XML hiện khi định dạng không nằm trong danh sách, hoặc đuôi tệp không khớp loại nội dung. Lưu lại thành định dạng được nhận.

Tên thư mục không hợp lệ (tối đa 4 cấp, mỗi cấp 60 ký tự, ngăn cách bằng dấu /) hiện khi thư mục quá sâu, có đoạn quá dài hoặc có đoạn là dấu chấm.

Nhập tên tệp hiện khi xóa trắng ô tên lúc đổi tên.

Không tìm thấy tài liệu hiện khi tài liệu đã bị người khác xóa. Tải lại trang.

Tệp không còn trên máy chủ là một trang chữ hiện ra khi bấm tải về mà tệp thật đã mất. Báo quản trị hệ thống và tải lại từ bản sao lưu nếu có.