Cách tạo vai trò tự định nghĩa trên KetoanX

Q: Vai trò có quyền khóa sổ được không?

Được, tick Khóa sổ, bỏ khóa sổ trong vai trò kế toán. Vai trò chỉ xem không có quyền này.

Chức năng này dùng để làm gì

Mỗi vai trò gồm tên, mô tả, vai trò gốc (kế toán hoặc chỉ xem), bảng quyền theo phân hệ, quyền xem giá vốn và chi nhánh mặc định. Việc làm được trên màn này: tạo vai trò mới, sửa, xem có bao nhiêu thành viên đang mang, và xóa.

Màn Vai trò tự định nghĩa: nút quay lại Thành viên, phân quyền, khung Thêm vai trò và khung Vai trò của công ty — Màn Vai trò tự định nghĩa: khung Thêm vai trò ở trên, khung Vai trò của công ty liệt kê các vai trò đã tạo.

Vai trò nằm giữa hai cách phân quyền khác của thành viên, phân quyền. Cách thứ nhất là bảng quyền riêng cho từng người, tiện khi chỉ có vài người. Cách thứ hai là vai trò tự định nghĩa, tiện khi có nhiều người cùng bộ quyền. Bạn tạo vai trò ở đây, rồi gán ở màn thành viên bằng ô Vai trò, nhóm Vai trò tự định nghĩa.

Vai trò chỉ áp cho người có vai trò kế toán hoặc chỉ xem. Chủ sở hữu và quản trị viên luôn có mọi quyền và không bị vai trò giới hạn.

Trước khi bắt đầu

Bạn cần là chủ sở hữu hoặc quản trị viên. Người khác mở trang thấy dòng Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được tạo, sửa vai trò. Bạn xem được danh sách ở dưới. và chỉ đọc được.

Nên phác trước bảng phân công: vai trò nào được lập, vai trò nào được ghi sổ, ai được xóa, ai xem giá vốn. Nếu công ty có chi nhánh, khai chi nhánh ở chi nhánh trước để chọn được ở vai trò. Cách chia việc giữa các vị trí kế toán nằm ở bài công việc của kế toán tổng hợp.

Mở màn hình

Vào menu Hệ thống, Vai trò tự định nghĩa, hoặc bấm nút Vai trò tự định nghĩa ở đầu màn thành viên, phân quyền. Trang có nút Thành viên, phân quyền để quay lại, rồi hai khung: Thêm vai trò (biểu mẫu trống) và Vai trò của công ty (kèm số lượng vai trò). Chưa có vai trò nào thì khung hiện Chưa có vai trò tự định nghĩa.

Menu bên trái mở nhóm Hệ thống, mục Vai trò tự định nghĩa được viền vàng — Menu bên trái: Hệ thống, rồi Vai trò tự định nghĩa.

Mỗi vai trò trong danh sách hiện tên, nhãn Chỉ xem hoặc Kế toán, số thành viên đang mang, mô tả, tóm tắt quyền, giá vốn và chi nhánh. Nút Sửa mở biểu mẫu ngay dưới dòng đó.

Các ô cần nhập

Bảng quyền của vai trò: mỗi dòng một phân hệ, tám cột Xem, Thêm, Sửa, Xóa, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ, In, Xuất Excel — Các ô nhập: tên vai trò, vai trò gốc, bộ quyền mẫu, mô tả (ở đầu khung) và bảng quyền tám cột theo từng phân hệ.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Tên vai trò	Từ 2 đến 100 ký tự, không trùng vai trò khác của công ty.	Có	Nhân viên nhập chứng từ
Vai trò gốc	`Kế toán (thêm, sửa theo bảng quyền)` hoặc Chỉ xem. Chọn chỉ xem thì mọi cột ghi bị khóa.	Có	Kế toán
Bắt đầu từ bộ quyền mẫu	Bảy bộ mẫu để điền sẵn bảng quyền: Kế toán tổng hợp, Kế toán bán hàng, Kế toán mua hàng, Thủ kho, Thủ quỹ, Kế toán tiền lương, Chỉ xem tất cả. Sửa bảng thì ô đổi thành Tự chọn.	Không	Kế toán tổng hợp
Mô tả	Tối đa 300 ký tự, để người sau hiểu vai trò dùng cho ai.	Không	Nhập chứng từ, không ghi sổ
Bảng quyền	Mỗi dòng một phân hệ, tám cột Xem, Thêm, Sửa, Xóa, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ, In, Xuất Excel. Ô tick ở đầu cột bật hoặc tắt cho mọi phân hệ. Dưới bảng có hai quyền cấp công ty và bảng Quyền chi tiết.	Không	Tắt cột Ghi sổ
`Được xem giá vốn và lãi gộp`	Tắt thì người mang vai trò không thấy giá vốn và lãi gộp.	Không	Tắt
Chi nhánh mặc định	Tick chi nhánh người mang vai trò được thấy và lập chứng từ. Không tick là mọi chi nhánh. Chỉ hiện khi công ty có chi nhánh.	Không	HN · Chi nhánh Hà Nội

Nút lưu là Thêm vai trò ở khung thêm hoặc Lưu vai trò khi sửa; nút bị khóa cho tới khi tên đủ 2 ký tự. Ý nghĩa chi tiết từng cột của bảng quyền và chín quyền chi tiết nằm ở bài thành viên, phân quyền.

Làm từng bước: tạo vai trò Nhân viên nhập chứng từ

Ví dụ: ngày 16/10/2026, văn phòng kế toán dịch vụ Minh Tâm làm sổ cho 12 khách. Ba nhân viên nhập liệu được lập chứng từ ở mọi phân hệ nhưng không được ghi sổ, không được xóa, không xem giá vốn. Chủ văn phòng hoặc kế toán trưởng sẽ ghi sổ.

Vai trò Nhân viên nhập chứng từ: ba cột Xóa, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ đã bỏ dấu, ô Được xem giá vốn và lãi gộp đã bỏ dấu — Vai trò Nhân viên nhập chứng từ: bộ quyền mẫu chuyển sang Tự chọn sau khi bỏ dấu các cột Xóa, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ và ô xem giá vốn.

Vào Hệ thống, Vai trò tự định nghĩa. Ở khung Thêm vai trò gõ Tên vai trò: Nhân viên nhập chứng từ. Gõ Mô tả: Nhập chứng từ, chờ kế toán trưởng ghi sổ.
Để Vai trò gốc là Kế toán. Ở Bắt đầu từ bộ quyền mẫu chọn Kế toán tổng hợp: bảng điền sẵn mọi quyền trừ khóa sổ.
Bỏ dấu các cột Ghi sổ, Bỏ ghi sổ và Xóa bằng ô tick đầu cột. Cột Thêm, Sửa, Xem, In, Xuất Excel giữ nguyên. Khi bạn sửa bảng, ô Bắt đầu từ bộ quyền mẫu chuyển sang Tự chọn.
Bỏ dấu ô Được xem giá vốn và lãi gộp.
Bấm Thêm vai trò. Vai trò mới hiện ở khung Vai trò của công ty với số thành viên là 0.
Quay về Thành viên, phân quyền, mở thẻ từng nhân viên bằng Sửa quyền, đổi ô Vai trò sang Nhân viên nhập chứng từ trong nhóm Vai trò tự định nghĩa, rồi bấm Lưu quyền. Hoặc chọn vai trò ngay khi mời người mới.

Sau bước 6, số thành viên của vai trò hiện 3. Từ đó, nhân viên chỉ thấy nút Cất, chưa ghi sổ trên chứng từ bán, mua; chứng từ chờ người có quyền Ghi sổ. Muốn đổi cho cả ba, bạn sửa vai trò một lần và bấm Lưu vai trò: màn báo mọi thành viên mang vai trò nhận quyền mới.

Các trường hợp khác

Dưới đây là những vai trò hay dùng và những tình huống khác với cách thông dụng.

Khi cần người xem sổ nhưng không được sửa

Tạo vai trò gốc Chỉ xem, bắt đầu từ bộ quyền mẫu Chỉ xem tất cả, tắt giá vốn nếu cần. Dùng cho chủ doanh nghiệp là khách của văn phòng dịch vụ, cho kiểm toán nội bộ (thêm quyền xem nhật ký thao tác), hoặc cho ngân hàng, thanh tra tới xem sổ. Người mang vai trò chỉ xem không bao giờ ghi được, dù bảng quyền ghi gì.

Khi muốn tách người lập và người ghi sổ

Chứng từ chi tiền phải có chữ ký của người duyệt chi có thẩm quyền và của kế toán trưởng hay người được kế toán trưởng ủy quyền (bài chứng từ kế toán theo Thông tư 99). Phần mềm không ép thứ tự ký; nó chỉ cho tách quyền. Tạo hai vai trò: một có Thêm mà không có Ghi sổ, một có Ghi sổ, Bỏ ghi sổ và Sửa. Việc kiêm nhiệm khiến một người vừa lập vừa soát là rủi ro, nên để người khác xem lại ít nhất bảng lương và bút toán lớn. Công ty muốn bước duyệt chi riêng có thể dùng thêm duyệt lệnh chi.

Khi vai trò gắn với một chi nhánh

Tick chi nhánh trong vai trò, ví dụ Thủ quỹ chi nhánh Hà Nội với bộ mẫu Thủ quỹ và chi nhánh HN. Chi nhánh này là mặc định: thành viên nào đặt chi nhánh riêng thì theo thành viên, thành viên để trống thì theo vai trò. Không có cách để một thành viên mang vai trò có chi nhánh mà lại thấy mọi chi nhánh; muốn vậy phải gán vai trò khác cho họ.

Lưu ý quan trọng: người bị giới hạn chi nhánh chỉ làm việc được ở phân hệ Quỹ, ngân hàng, các phân hệ còn lại tạm không có hiệu lực. Vai trò chi nhánh vì vậy hợp với thủ quỹ, kế toán tiền, chưa hợp với kế toán bán hàng, mua hàng, kho. Chi tiết ở bài thành viên, phân quyền và bài chi nhánh hạch toán độc lập và phụ thuộc.

Khi sửa vai trò đang có người mang

Bấm Sửa ở dòng vai trò, đổi bảng quyền, bấm Lưu vai trò. Cả vai trò gốc cũng đổi theo: chuyển từ Kế toán sang Chỉ xem thì mọi người mang vai trò thành chỉ xem. Lời mời đang chờ gắn vai trò đó cũng đổi. Quyền đọc từ vai trò mỗi lần người dùng tải trang, nên không có độ trễ.

Khi xóa vai trò

Bấm Xóa vai trò rồi xác nhận. Người đang mang vai trò không mất quyền: bộ quyền, quyền giá vốn và chi nhánh của vai trò được chép vào từng người rồi mới gỡ liên kết. Màn báo bao nhiêu thành viên giữ nguyên quyền, nay đặt riêng cho từng người. Từ đó sửa quyền họ phải sửa từng người. Muốn đổi quyền cho nhiều người trước, sửa vai trò rồi hãy xóa.

Khi chuyển bộ vai trò sang công ty khác

Ở màn thành viên, xuất người dùng và vai trò ra Excel (trang tính Vai trò tự định nghĩa) rồi nhập vào công ty kia. Cột vai trò của trang tính người dùng phải khớp một vai trò đã có hoặc nằm trong trang tính vai trò của cùng tệp, nên nhập cả hai trang trong một lần. Văn phòng dịch vụ nhiều khách nên giữ một tệp chuẩn.

Phần mềm tự ghi gì

Màn này không sinh bút toán. Mỗi lần tạo, sửa, xóa vai trò ghi vào nhật ký thao tác kèm quyền trước và sau, nên sau này có thể trả lời được ai đã cấp quyền gì. Vai trò sửa thì vai trò gốc của thành viên cập nhật cùng lúc.

Để kiểm lại, mở thẻ thành viên ở màn thành viên, phân quyền: dòng tóm tắt hiện tên vai trò và quyền từng phân hệ. Đăng nhập thử bằng một tài khoản mang vai trò cũng là cách chắc nhất để xem nút nào còn hiện.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Tên vai trò cần ít nhất 2 ký tự hoặc Tên vai trò tối đa 100 ký tự: đặt lại tên cho đủ khoảng cho phép.

Câu Đã có vai trò tên kèm tên bạn nhập: công ty đã có vai trò cùng tên. Dùng tên khác hoặc sửa vai trò cũ.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được tạo, sửa vai trò: bạn không phải chủ sở hữu hay quản trị viên. Nhờ họ làm.

Có chi nhánh không thuộc công ty này: một chi nhánh đã bị xóa khi bạn đang mở biểu mẫu. Tải lại trang.

Không tìm thấy vai trò: vai trò đã bị xóa trong lúc bạn sửa. Tải lại trang.

Chi nhánh không xóa được vì đang giao cho vai trò: câu báo ở màn chi nhánh nói rõ có bao nhiêu thành viên, lời mời hoặc vai trò đang giữ. Sửa phạm vi chi nhánh của vai trò trước.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi khi dùng vai trò lần đầu.

Một người mang được mấy vai trò?

Một. Mỗi thành viên có một vai trò hệ thống hoặc một vai trò tự định nghĩa. Nếu cần kết hợp, tạo vai trò mới có đủ quyền cần.

Vai trò tự định nghĩa khác bộ quyền mẫu thế nào?

Bộ quyền mẫu chỉ là cách điền sẵn bảng quyền, sau đó bảng thuộc riêng về từng người; sửa bộ mẫu không đổi ai. Vai trò tự định nghĩa là một bản duy nhất mà nhiều người cùng tham chiếu, nên sửa một lần là đổi cho tất cả.

Tôi gán vai trò cho quản trị viên được không?

Không có tác dụng. Quản trị viên và chủ sở hữu luôn có mọi quyền. Nếu cần người ít quyền hơn, đổi họ sang vai trò kế toán rồi gán vai trò.

Vai trò có quyền khóa sổ được không?

Được, tick Khóa sổ, bỏ khóa sổ trong vai trò kế toán. Vai trò chỉ xem không có quyền này.

Xóa vai trò có làm mất chứng từ người mang đã lập không?

Không. Chứng từ giữ nguyên. Xóa chỉ gỡ vai trò, và quyền của từng người được chép sang riêng.

Hướng dẫn khác trong nhóm Hệ thống

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Vai trò tự định nghĩa: cách dùng trên KetoanX