Công việc của kế toán tổng hợp, kế toán thuế, kho, công nợ và lương theo ngày, tháng, quý, năm

Cách lập chứng từ ở bài [chứng từ kế toán theo Thông tư 99](/kien-thuc/chung-tu-ke-toan-theo-thong-tu-99). Nếu công ty mới thành lập thì phân công ban đầu nằm ở bài [công ty mới thành lập kế toán cần làm gì](/kien-thuc/cong-ty-moi-thanh-lap-can-lam-gi).

Ở công ty có nhiều khách, bán hàng và công nợ là hai việc: một người lập chứng từ để ra doanh thu, một người đòi tiền và đối chiếu. Các ngành đặc thù có việc riêng (xây dựng theo dõi từng công trình, nhà hàng khách sạn theo dõi doanh thu theo bàn và phòng), nhưng cũng đi qua cùng dòng chứng từ.

Hằng ngày: soát bút toán mới của các phần hành, đối chiếu tiền gửi ngân hàng với sổ phụ, xử lý chứng từ chưa rõ tài khoản. Hằng tháng: nhận số liệu từ các vị trí khác theo hạn giao, phân bổ chi phí trả trước và công cụ dụng cụ, trích khấu hao, đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái, kết chuyển, khóa sổ tháng. Việc cuối kỳ nằm ở bài [công việc kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm](/kien-thuc/cong-viec-ke-toan-cuoi-ky).

Hằng quý: lập báo cáo tài chính quý nếu công ty hoặc chủ sở hữu yêu cầu, và rà soát các khoản dự phòng như nợ phải thu khó đòi (xem [trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi](/kien-thuc/trich-lap-du-phong-no-phai-thu-kho-doi)). Đầu năm: mở sổ mới, chuyển số dư, kiểm tra danh mục tài khoản và mẫu sổ. Cuối năm: kiểm kê, khóa sổ năm, lập báo cáo tài chính năm và nộp chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (xem [hạn nộp báo cáo tài chính năm](/kien-thuc/han-nop-bao-cao-tai-chinh-nam-2026)).

Các hạn quen thuộc trong tháng

Tờ khai thuế khai theo tháng nộp chậm nhất ngày 20 của tháng sau; tờ khai theo quý nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau; hạn rơi vào ngày nghỉ thì dời sang ngày làm việc liền kề sau đó. Bảo hiểm xã hội đóng hằng tháng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Bảng hạn đầy đủ ở bài [lịch nộp tờ khai thuế và báo cáo năm 2026](/kien-thuc/lich-nop-to-khai-thue-2026), cách lập tờ khai ở bài [tờ khai 01/GTGT](/kien-thuc/to-khai-01-gtgt-theo-thong-tu-89), tỷ lệ bảo hiểm ở bài [doanh nghiệp đóng bảo hiểm bao nhiêu phần trăm](/kien-thuc/doanh-nghiep-dong-bao-hiem-bao-nhieu-phan-tram-2026).

ketoanx.com/settings/reminders

Các bước

1. 1

   Mở Tổng quan→, Sơ đồ quy trình nghiệp vụ. Thẻ Tất cả hiện mọi phân hệ bạn được xem; các thẻ còn lại là Mua hàng, Bán hàng, Kho, Quỹ, ngân hàng, Vay, Tiền lương, Tài sản cố định, CCDC và Thuế và cuối kỳ. Mỗi bước là một ô Bước N, bấm vào mở đúng màn làm bước đó, nhánh phụ nằm dưới ô. Phân hệ kho, chẳng hạn, đi từ Nhập kho, xuất kho qua Chuyển kho, Kiểm kê kho, Tính giá xuất kho đến Tổng hợp nhập xuất tồn; đó là đoạn mà kế toán kho giao lại cho bạn. Chưa được cấp quyền xem phân hệ nào thì trang ghi Chưa có phân hệ nào được xem.

2. 2

   Vào Hệ thống→, Nhắc việc, lịch hẹn. Khung Thêm việc cần nhớ chỉ hiện với người có quyền Thêm ở Hệ thống. Ô Việc cần làm là ô bắt buộc, từ 2 đến 200 ký tự: gõ Kho chốt phiếu nhập, xuất của tháng trước. Ô Đến hạn bắt buộc, mặc định là hôm nay: chọn 03/11/2026. Ô Lặp lại có Không lặp (mặc định), Hằng tháng, Hằng quý, Hằng năm: chọn Hằng tháng. Ô Giao cho mặc định Cả công ty; chọn tên kế toán kho, vì người được giao phải là thành viên của công ty. Ô Ghi chú tối đa 1.000 ký tự. Bấm Thêm.

3. 3

   Làm tương tự cho việc của công nợ: Công nợ chốt phiếu thu, chi, đến hạn 05/11/2026, Hằng tháng, giao cho kế toán công nợ. Việc nội bộ lặp theo quý hay năm, như soát dự phòng cuối quý, cũng đặt ở đây với Hằng quý hoặc Hằng năm.

4. 4

   Đọc danh sách qua các thẻ Chưa xong, Quá hạn, Sắp đến hạn (trong 7 ngày tới) và Đã xong; hai thẻ giữa kèm số việc trong ngoặc. Nút Việc của tôi chỉ giữ việc giao cho bạn và việc giao cả công ty. Mỗi dòng có nhãn Quá hạn, Hôm nay, Sắp đến hạn, Chưa đến hạn hoặc Đã xong, cùng các nút Xong, Sửa, Xóa. Bấm Xong ở việc lặp thì phần mềm tự sinh lần kế tiếp và báo kiểu Đã xong. Lần kế tiếp đến hạn ngày 03/12/2026. Việc đã xong không sửa được; bấm Chưa xong rồi mới sửa.

5. 5

   Đến cuối tháng, vào Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ. Ô Chọn tháng với nút Xem (hoặc Tháng trước, Tháng sau) chọn tháng 10/2026. Bảng Bảng kiểm tháng … liệt kê các việc theo thứ tự nên làm, mỗi dòng mang nhãn Đã làm, Chưa làm hoặc Không phát sinh, cột Chi tiết ghi số tiền còn phải xử lý, và cột cuối là nút đi tới màn làm: Tính khấu hao, Phân bổ, Phân bổ doanh thu, Tính lương, Phân bổ 627, Kết chuyển 154, Tính giá thành, Đánh giá lại, Trích trước lãi, Lập dự phòng, Khấu trừ thuế. Dòng trên bảng ghi Còn N bước chưa làm. Làm theo thứ tự từ trên xuống.

6. 6

   Làm lần lượt từ trên xuống, xong một việc quay lại bảng kiểm để dòng đó chuyển sang Đã làm. Hai việc đánh giá lại ngoại tệ và Trích lập, hoàn nhập dự phòng chỉ được coi là bắt buộc ở tháng 12 (ngày lập báo cáo tài chính năm); các tháng khác phần mềm chỉ ghi chú. Công ty tính thuế GTGT trực tiếp thấy dòng Thuế GTGT phải nộp (trực tiếp trên doanh thu) với nút Lập ở màn Thuế thay cho Khấu trừ thuế.

7. 7

   Việc cuối cùng là khung Kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ ngay dưới bảng: ô Kỳ chọn tháng 10/2026, bấm Kết chuyển kỳ. Chạy sau khi khấu hao, phân bổ, lương và thuế của tháng đã xong. Người không có quyền sẽ thấy Chỉ kế toán trở lên mới kết chuyển.

8. 8

   Mở Thuế, cuối kỳ→, Hạn nộp thuế, bảo hiểm để canh hạn bên ngoài. Bảng cho 60 ngày tới, tính từ hôm nay. Với công ty khai tháng (nút Theo tháng), ngày 16/10/2026 hiện dòng Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT) và nộp thuế kỳ Tháng 09/2026 hạn 20/10/2026, cột Còn ghi 4 ngày trên nền cảnh báo, và dòng Đóng BHXH, BHYT, BHTN của cùng kỳ, hạn 31/10/2026; hạn bảo hiểm không dời dù 31/10 là thứ Bảy, nên đóng trước ngày nghỉ. Cột Nghĩa vụ bấm vào đi tới màn lập; đây là chỗ bạn lấy mốc để đặt nhắc việc ở bước 2. Nút Tờ khai thuế ở đầu trang mở danh sách tờ khai, nút in ở bên cạnh cho ra bản in lịch.

Phần mềm tự ghi gì

Chỉ riêng Kết chuyển kỳ ghi sổ: một chứng từ kết chuyển ngày cuối tháng. Doanh thu và thu nhập được kết chuyển bằng Nợ 511, 515, 711 (sau khi 521 trừ vào 511), Có 911; giá vốn và chi phí bằng Nợ 911, Có 632, 635, 641, 642; rồi chuyển chênh lệch: lãi thì Nợ 911, Có 4212; lỗ thì Nợ 4212, Có 911. Thông tư 133 dùng cùng cặp 911 và 4212. Hợp tác xã đi theo cặp 9111, 9112 với 4211, 4212 của Thông tư 71, và công ty đã đặt bảng cặp tài khoản ở Kết chuyển cuối năm thì chạy theo bảng đó. Chi phí sản xuất 621 đến 627 không đi thẳng vào 911 mà phải qua 154 ở bước Kết chuyển 154; còn số dư thì phần mềm nhắc trong thông báo kết quả.

Các màn còn lại không ghi bút toán: bảng kiểm chỉ đọc sổ, mỗi nút dẫn tới màn thực hiện việc đó, nhắc việc chỉ lưu danh sách việc, lịch hạn chỉ tính ngày. Báo lỗi hay gặp ở Kết chuyển kỳ: Kỳ này đã kết chuyển. Xóa chứng từ kết chuyển để làm lại. và Không có doanh thu hoặc chi phí để kết chuyển sang 911 trong kỳ; ở nhắc việc, Nhập nội dung việc cần làm và Người được giao không phải thành viên của công ty.

Kiểm lại và giới hạn

Quay lại Cuối kỳ chọn đúng tháng: nếu mọi dòng đã Đã làm hoặc Không phát sinh thì trang ghi Mọi bước cần làm của tháng đã xong. Rồi mở Kiểm tra sổ sách và Bảng cân đối kế toán để đối chiếu, và khóa kỳ ở Hệ thống→, Khóa sổ kế toán. Ba việc này trùng với các bước Kiểm tra sổ sách, Khóa sổ và Báo cáo tài chính của phân hệ Thuế và cuối kỳ trên sơ đồ quy trình.

Giới hạn: bảng kiểm không chặn bạn làm sai thứ tự, chỉ nhắc. Nhắc việc là danh sách nội bộ: việc quá hạn và việc đến hạn trong 7 ngày hiện ở Tổng quan, còn mã nhắc việc chưa có đường gửi thư hay tin nhắn, và mỗi việc chỉ có một người được giao hoặc cả công ty. Lịch hạn là lịch nhắc việc theo văn bản đã tra; cột Tờ khai trong hệ thống chỉ cho biết đã lập và chốt trong KetoanX, không cho biết đã nộp. Phân quyền theo vị trí do chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp ở Hệ thống→, Thành viên, phân quyền: quyền xem, thêm, sửa, xóa theo từng phân hệ, nên kế toán kho chỉ thấy kho, kế toán lương chỉ thấy lương, và có thể ẩn giá vốn theo người. Công ty cần nhắc qua email hay chat thì chép hạn sang lịch riêng của từng người. Xem thêm [phần mềm kế toán theo Thông tư 99](/phan-mem-ke-toan-thong-tu-99).

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng nhắc việc, lịch hẹn.