Chứng từ kế toán theo Thông tư 99: mẫu nào tự thiết kế được, nội dung nào bắt buộc

Lý do ấy nằm trong một văn bản nội bộ. Khi thiết kế thêm hoặc sửa mẫu, doanh nghiệp phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương), nêu sự cần thiết của việc sửa và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật về phần đã sửa. Ví dụ công ty muốn phiếu chi có thêm ô Mã dự án: bạn thêm ô, rồi ghi vào quy chế rằng phiếu chi bổ sung ô này để theo dõi chi phí theo dự án và giám đốc chịu trách nhiệm về mẫu đó. Không có thủ tục đăng ký hay báo cáo với cơ quan thuế trong điều khoản này.

Mẫu mới phải đáp ứng hai điều. Một là tuân thủ Điều 16 Luật Kế toán về nội dung chủ yếu của chứng từ. Hai là phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp. Nghị định 174/2016/NĐ-CP (Điều 5) nói cùng ý: đơn vị kinh doanh được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu, miễn là đủ các nội dung chủ yếu và phù hợp với yêu cầu quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Dòng ghi chú in ở cuối từng mẫu trong Phụ lục I cũng nhắc lại điều này.

Công ty đang theo Thông tư 133 dùng phụ lục mẫu riêng của Thông tư 133, không phải của Thông tư 99. Hai chế độ đánh số khác nhau ở nhóm lương: bảng thanh toán tiền lương mang số 01-LĐTL ở Thông tư 99 và 02-LĐTL ở Thông tư 133, nên khi tìm mẫu hãy chọn đúng chế độ của công ty. Công ty bạn thuộc chế độ nào thì xem bài về chế độ kế toán doanh nghiệp 2026.

Điều 16 Luật Kế toán liệt kê các nội dung chủ yếu, và sau lần sửa luật có hiệu lực từ 01/01/2025 còn sáu mục:

1. 1

   Tên và số hiệu của chứng từ.

2. 2

   Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

3. 3

   Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.

4. 4

   Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

5. 5

   Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ, ghi bằng số; riêng chứng từ dùng để thu, chi tiền thì tổng số tiền ghi cả bằng số và bằng chữ.

6. 6

   Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan.

Mục cũ về tên, địa chỉ bên nhận chứng từ đã bị bãi bỏ từ 01/01/2025, nên mẫu tự thiết kế không còn bị coi là thiếu nếu không có ô này. Nhiều mẫu vẫn giữ ô Họ và tên người nộp tiền, Địa chỉ vì phiếu thu, phiếu chi cần biết tiền đi hay về với ai; giữ hay bỏ là quyền của doanh nghiệp. Luật cho phép thêm nội dung khác theo từng loại chứng từ, miễn không thiếu sáu mục trên.

Phụ lục I có 33 mẫu chia thành năm nhóm:

Hai chỗ người quen chế độ cũ hay vấp. Danh sách nhóm lương không còn mẫu bảng chấm công: tám mẫu bắt đầu từ bảng thanh toán tiền lương, nên chấm công là phần doanh nghiệp tự thiết kế. Ngoài ra danh mục chỉ gồm chứng từ do doanh nghiệp tự lập; hóa đơn, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng và các chứng từ từ bên ngoài đưa vào vẫn là chứng từ kế toán dù không nằm trong danh sách.

Hai chứng từ dễ nhầm. Phiếu xuất kho 02-VT là chứng từ nội bộ ghi hàng ra khỏi kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng khi chở hàng trên đường thuộc nhóm chứng từ đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn theo Nghị định 254/2026. Biên lai thu tiền 06-TT cũng chỉ là chứng từ nội bộ; bán hàng, cung cấp dịch vụ thì người bán vẫn phải lập hóa đơn.

Việc phân cấp ký phải phù hợp với pháp luật, yêu cầu quản lý và quy chế quản trị nội bộ. Kế toán trưởng, hay người kế toán trưởng ủy quyền, không được đứng tên vào ô của người đứng đầu doanh nghiệp theo kiểu thừa ủy quyền, trừ khi luật khác cho phép. Thực tế là giám đốc đi công tác thì phiếu chi vẫn chờ người được giám đốc ủy quyền bằng văn bản, không phải kế toán trưởng ký luôn ô Giám đốc.

Quy trình chứng từ đi qua những ai, kiểm tra gì trước khi ghi sổ và lưu bao lâu nằm ở bài về lập, ký, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.

ketoanx.com/settings/form-layouts

Các bước

1. 1

   Vào Hệ thống→, Mẫu giao diện chứng từ. Khung Thêm mẫu chỉ hiện với người có quyền Sửa ở Hệ thống; người khác chỉ thấy bảng Các mẫu của công ty (cột Tên mẫu, Ô ẩn, Đang dùng). Công ty chưa có mẫu thì trang ghi Chưa có mẫu giao diện.

2. 2

   Ô Tên mẫu là ô bắt buộc, từ 2 đến 80 ký tự; gõ Thủ quỹ. Tên không được trùng mẫu đã có (không phân biệt hoa thường).

3. 3

   Khung Ô ẩn trên form có sáu ô đánh dấu: Đối tượng THCP, Phòng ban, Khoản mục CP, Mục thu, mục chi, Mã thống kê, Hợp đồng. Thủ quỹ chỉ thu chi tiền nên đánh dấu Đối tượng THCP, Phòng ban, Khoản mục CP và Mã thống kê, còn Mục thu, mục chi và Hợp đồng để hiện nếu công ty có theo dõi. Bấm Thêm mẫu. Mỗi công ty giữ tối đa 20 mẫu.

4. 4

   Mỗi người chọn mẫu cho riêng mình ở ô Mẫu giao diện, nằm đầu trang này và cả trên màn Lập chứng từ. Mặc định là Đủ ô (mặc định). Mẫu chỉ áp cho form chứng từ thu, chi và nghiệp vụ khác của người chọn; chứng từ cũ đã có giá trị ở ô nào thì ô đó vẫn hiện, để không mất dữ liệu.

5. 5

   Muốn đổi cả tờ in, vào Hệ thống→, Mẫu Word, Excel trộn chứng từ. Bảng Mẫu theo loại chứng từ liệt kê từng loại; ở hàng Phiếu chi, bấm Word hoặc Excel trong cột Mẫu ví dụ để tải tệp mẫu có sẵn các trường trộn. Nút Danh sách trường trộn ở đầu trang tải về toàn bộ trường của mọi loại.

6. 6

   Mở tệp vừa tải, sửa bố cục theo mẫu công ty và giữ nguyên các trường dạng {{SoChungTu}}, {{NgayChungTu}}, {{TongTien}}, {{TongTienBangChu}}. Phiếu chi có nhiều dòng định khoản thì đặt {{#Dong}} và {{/Dong}} quanh hàng bảng cần lặp, bên trong dùng {{TaiKhoanNoDong}}, {{TaiKhoanCoDong}}, {{SoTien}}. Khối không lồng được vào nhau.

7. 7

   Ở khung Tải mẫu lên, ô Loại chứng từ chọn Phiếu chi (bắt buộc), ô Tên mẫu gõ Phiếu chi mẫu công ty (không bắt buộc; để trống thì lấy tên loại), ô Tệp mẫu (.docx, .xlsx) chọn tệp (tối đa 2 MB). Bấm Tải mẫu lên. Mỗi loại giữ tối đa 10 mẫu, và người tải cần quyền Quản lý mẫu in ở phân hệ của loại chứng từ đó.

8. 8

   In thử bằng khung In theo mẫu riêng: chọn Mẫu, gõ Số chứng từ (ví dụ PC00012) rồi bấm Tải tệp đã trộn. Khi in thật, mở phiếu chi, bấm In chứng từ, và dòng In theo mẫu riêng: có một nút mang tên mẫu. Việc in theo mẫu riêng cần quyền In.

Phần mềm tự ghi gì

Cả hai màn không ghi bút toán Nợ hay Có nào, không động tới kho, công nợ hay thuế, dù công ty theo Thông tư 99 hay Thông tư 133. Phần mềm chỉ lưu danh sách mẫu vào cài đặt công ty và ghi nhật ký thao tác mỗi lần thêm, sửa, xóa mẫu giao diện, tải lên hoặc xóa mẫu trộn, và mỗi lần tải một tệp đã trộn. Số tiền, tài khoản và số chứng từ trên bản in lấy từ chứng từ đã lập, nên mẫu đẹp đến đâu cũng không làm đổi định khoản.

Báo lỗi hay gặp: Tên mẫu cần ít nhất 2 ký tự, Đã có mẫu cùng tên khi lưu mẫu giao diện; Mẫu phải là tệp Word .docx hoặc Excel .xlsx (không nhận .doc, .xls cũ) khi tải nhầm tệp cũ; Không thấy phiếu chi có số này khi số chứng từ gõ sai lúc in thử. Tệp có thẻ sai vẫn được lưu, kèm cảnh báo Mẫu có N chỗ chưa đúng, sẽ in rỗng ở các chỗ đó.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ và chọn mẫu Thủ quỹ ở ô Mẫu giao diện để thấy form không còn bốn ô đã ẩn, rồi mở tệp Word đã trộn và đối chiếu từng số với phiếu chi trên màn. Nếu một chỗ trong tệp trống, đó là thẻ trường gõ sai hoặc loại chứng từ không có trường ấy.

KetoanX in sẵn nhiều mẫu của Phụ lục I, trong đó phiếu thu 01-TT và phiếu chi 02-TT, nhưng không có mẫu cho mọi số hiệu; các bài con nói rõ mẫu nào đã có. Mẫu giao diện chứng từ chỉ ẩn sáu ô nói trên của form thu, chi, nghiệp vụ khác và không đổi mẫu in. Mẫu trộn không nhận tệp .doc, .xls cũ, và trong Excel chỉ ô chứa đúng một trường số (Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Tổng tiền) mới giữ kiểu số. Việc ban hành quy chế hạch toán giải thích mẫu đã sửa vẫn là việc của công ty, phần mềm không soạn hộ. Chứng từ nào chưa có trong bảng loại, bạn lập mẫu bằng Word ngoài rồi lưu kèm hồ sơ ở Hệ thống→, Kho tài liệu. Xem thêm phần mềm kế toán theo Thông tư 99.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng mẫu giao diện chứng từ.