Mẫu hợp đồng giao khoán và biên bản thanh lý: cách lập, khấu trừ thuế và chi phí được trừ

Khối điều khoản chung nêu cách giao khoán, điều kiện để thực hiện, thời gian và những điều kiện khác. Khối điều khoản cụ thể nêu công việc được khoán, rồi hai mục tách bạch cho người nhận khoán và cho bên giao khoán, mỗi mục ghi trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ riêng. Cuối hợp đồng là chữ ký của đại diện bên nhận khoán và đại diện bên giao khoán.

Mẫu không có ô giá khoán hay cách thanh toán. Hai thứ ấy bạn ghi trong phần phương thức giao khoán hoặc mục nội dung công việc, và cần ghi rõ: giá khoán trọn gói hay theo khối lượng, tiến độ, số đợt thanh toán, ai chịu chi phí vật tư, có phạt khi chậm hay không. Hợp đồng càng rõ thì biên bản thanh lý càng dễ lập và càng khó tranh chấp.

Có bốn trường hợp thường gặp:

1. 1

   Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng và không kinh doanh: thu nhập là tiền công, tiền thù lao. Từ 01/7/2026, theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, mỗi lần chi từ 5 triệu đồng trở lên thì khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả; dưới 5 triệu đồng một lần thì chỉ khấu trừ khi cá nhân yêu cầu.

2. 2

   Cá nhân ấy có bản cam kết 08/CK-TNCN (chỉ có thu nhập này, ước tính cả năm chưa đến mức nộp thuế): công ty tạm chưa khấu trừ, và cuối năm vẫn tổng hợp danh sách, thu nhập của những người này nộp cơ quan thuế.

3. 3

   Cá nhân kinh doanh có đăng ký, hay doanh nghiệp, hộ kinh doanh có đăng ký: họ cung cấp dịch vụ cho công ty và tự kê khai thuế, công ty không khấu trừ 10% mà lấy hóa đơn hoặc hồ sơ chi theo diện hộ, cá nhân kinh doanh.

4. 4

   Người đang có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên với chính công ty: khoản nhận thêm tính theo biểu lũy tiến như thu nhập từ tiền lương, tiền công, không áp dụng mức 10%.

Với ví dụ ông Bình ở trên, công ty trả hai lần: 10.000.000 đồng (tạm ứng) và 8.000.000 đồng (sau nghiệm thu). Mỗi lần đều từ 5 triệu đồng nên khấu trừ riêng từng lần: 1.000.000 đồng và 800.000 đồng, tổng 1.800.000 đồng bằng 10% giá khoán. Ông nhận thực 9.000.000 đồng lần đầu và 7.200.000 đồng lần sau, kèm chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần. Nếu ông Bình nộp 08/CK-TNCN đủ điều kiện thì công ty không khấu trừ hai khoản này. Ngưỡng tính theo từng lần chi, không cộng dồn trong tháng; chi tiết ngưỡng và cam kết ở bài về khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân, hạch toán thuế khấu trừ ở bài về hạch toán thuế thu nhập cá nhân.

Bộ hồ sơ nên có đủ: hợp đồng giao khoán 05-LĐTL, biên bản thanh lý 06-LĐTL, giấy đề nghị thanh toán hoặc phiếu chi, chứng từ chuyển khoản, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc bản cam kết 08/CK-TNCN, và bản sao CCCD, mã số thuế của người nhận. Với người nhận khoán là cá nhân không có hóa đơn, điều kiện hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi ấy xem bài về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Hợp đồng ghi công việc trên giấy mà thực tế không có nghiệm thu, không có dấu vết công việc thì rất dễ bị loại chi phí.

ketoanx.com/settings/documents

Các bước

1. 1

   Lưu hồ sơ: vào Hệ thống→, Kho tài liệu, khung Tải tệp lên, chọn tệp hợp đồng đã ký (tối đa 10 MB), ô Thư mục gõ ví dụ Giao khoán, ô Ghi chú ghi số hợp đồng và ngày 02/10/2026, bấm Tải lên. Làm tương tự với biên bản thanh lý ngày 20/10/2026, bản sao CCCD và giấy đề nghị thanh toán. Mục Mẫu hợp đồng ở Bán hàng là mẫu hợp đồng mua bán, không dùng cho giao khoán.

2. 2

   Khai người nhận khoán: vào Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, bấm Thêm nhân viên, điền Mã NV, Họ tên (Lê Văn Bình), MST cá nhân nếu có. Ô Hình thức trả lương chọn Lương khoán; ô Diện tính thuế TNCN chọn Cư trú, dưới 3 tháng hoặc không hợp đồng (10%); ô Diện tham gia bảo hiểm chọn Không tham gia (cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ) để không tính bảo hiểm. Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) là ô bắt buộc, nhập 18.000.000, và TK chi phí lương đặt theo bản chất công việc (mặc định 642). Bấm Thêm.

3. 3

   Nếu ông Bình có bản cam kết 08/CK-TNCN đủ điều kiện, vào Tiền lương→, Cam kết 08/CK-TNCN, ô Cá nhân chọn Lê Văn Bình, nhập Năm, Ngày nộp cam kết, Thu nhập ước tính cả năm, bấm Ghi cam kết; từ đó bảng lương năm đó không khấu trừ 10% cho ông. Ô Cá nhân chỉ liệt kê người thuộc diện 10%, và thu nhập ước tính lớn hơn mức giảm trừ bản thân cả năm thì dòng cam kết hiện nhãn vượt giảm trừ bản thân.

4. 4

   Chi tạm ứng và ghi tiền khoán: vào Tiền lương→, Tạm ứng lương, nhập Số tạm ứng 10.000.000 cho Lê Văn Bình, Ngày chi, Hình thức, bấm Lập chứng từ tạm ứng lương. Sau nghiệm thu, vào Tiền lương→, Số liệu kỳ lương của tháng 10/2026, khung Thêm tiền khoán: Nhân viên Lê Văn Bình, Nội dung khoán, nghiệm thu ghi số biên bản thanh lý, Tiền khoán của kỳ 18.000.000, bấm Thêm tiền khoán. Tiền phạt chậm tiến độ nếu có thì trừ ngay vào số này, hoặc thêm ở khung Thêm khoản bằng một khoản khấu trừ đã khai ở Khoản thu nhập, khấu trừ.

5. 5

   Vào Tiền lương→, Bảng lương, ô Kỳ chọn 10/2026, bấm Tính lương kỳ. Dòng của ông Bình hiện Tổng thu nhập 18.000.000, Thuế TNCN 1.800.000, Thực lĩnh 16.200.000, Đã tạm ứng 10.000.000, Còn phải trả 6.200.000. Chi nốt ở khung Chi lương bằng Lập chứng từ chi lương (chọn chuyển khoản để khoản trả có dấu vết ngân hàng), rồi cấp chứng từ ở Thuế, cuối kỳ→, Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: chọn Người lao động, Từ tháng, Đến tháng, Ngày cấp, bấm Cấp chứng từ.

Phần mềm tự ghi gì

Tính lương kỳ ghi Nợ tài khoản chi phí lương của nhân viên (642 nếu để mặc định), Có 334 số 18.000.000, rồi Nợ 334, Có 3335 số thuế khấu trừ 1.800.000. Tạm ứng 10.000.000 ghi Nợ 334, Có 111 hoặc 112 ngay lúc chi; chi lương 6.200.000 ghi Nợ 334, Có tiền. Có cam kết 08/CK-TNCN thì dòng 3335 không phát sinh và ông Bình nhận đủ 18.000.000. Người nhận khoán là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, hoặc người đang có hợp đồng lao động từ 3 tháng với công ty, thì không đặt diện 10%: nhóm đầu mua dịch vụ theo chứng từ mua hàng và hóa đơn của họ, nhóm sau chọn Cư trú, hợp đồng từ 3 tháng (lũy tiến).

Báo lỗi hay gặp: … không thuộc diện khấu trừ 10% (cư trú, không hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 3 tháng); cam kết 08/CK-TNCN chỉ dùng cho diện này khi ghi cam kết cho người ở diện khác; Nhân viên … không hưởng lương khoán. Đổi hình thức trả lương trên hồ sơ trước. khi thêm tiền khoán cho người chưa chọn Lương khoán; Kỳ lương này đã được tính. Xóa chứng từ lương của kỳ để tính lại. khi tính lương lần hai trong cùng tháng.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Thuế, cuối kỳ→, Thuế TNCN khấu trừ để thấy 1.800.000 của kỳ 10/2026, và Tiền lương→, Còn phải trả nhân viên để thấy số dư 334 của ông Bình về 0 sau khi chi.

Có những giới hạn sau, trong đó điểm đầu khác ví dụ của bài. KetoanX không khấu trừ từng lần chi: thuế 10% tính một lần trên tổng tiền khoán của cả kỳ lương khi tổng ấy từ 5.000.000 đồng, nên với 10.000.000 tạm ứng ngày 02/10 và 8.000.000 sau nghiệm thu, cả 1.800.000 bị trừ ở bảng lương kỳ nghiệm thu thay vì 1.000.000 và 800.000 theo từng lần như bài mô tả. Tổng hai cách bằng nhau. Tiền khoán nhập ở kỳ lương nào thì thuế tính theo kỳ đó, nên muốn chia thuế theo tháng thì nhập tiền khoán theo từng tháng nghiệm thu. Chứng từ khấu trừ thuế cấp ở màn trên là bản in nội bộ để giao người nhận đối chiếu; chứng từ khấu trừ có giá trị pháp lý là chứng từ điện tử lập qua nhà cung cấp dịch vụ, có chữ ký số, và KetoanX chưa kết nối dịch vụ đó. Việc theo dõi dãy số chứng từ khấu trừ bản giấy làm ở Tiền lương→, Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN. Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản trả tiền công cá nhân, và hồ sơ chi phí được trừ, bạn tự kiểm theo bài về chi phí được trừ, không có cảnh báo tự động. Các mẫu lương còn lại ở bài chứng từ tiền lương khác; bài tiếp theo của nhóm chứng từ là chứng từ tài sản cố định, còn nguyên tắc tự thiết kế mẫu có ở bài chứng từ kế toán theo Thông tư 99.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng kho tài liệu.