Chứng từ lương khác: bảng thưởng, làm thêm giờ, thuê ngoài, phân bổ lương và bảng kê trích nộp

Các cột gồm họ tên, ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ, xếp loại thưởng, mức thưởng (số tiền), ký nhận và ghi chú. Đáy bảng ghi tổng số tiền bằng chữ, ba chữ ký: người lập bảng, kế toán trưởng, giám đốc. Cột xếp loại thưởng nối bảng với quy chế: ghi xếp loại (A, B, C hay hoàn thành vượt mức) đúng như quy chế lương thưởng, để nhìn bảng là thấy vì sao mỗi người được mức đó.

Ví dụ thưởng quý 3 năm 2026 cho ba nhân viên: loại A 3.000.000 đồng, loại B 2.000.000 đồng, loại B 2.000.000 đồng; tổng 7.000.000 đồng, bằng chữ Bảy triệu đồng chẵn. Mỗi người ký nhận khi nhận tiền mặt. Khoản thưởng còn kéo theo nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và điều kiện được tính vào chi phí, xem bài về quy chế lương thưởng và bài về thưởng Tết, lương tháng 13.

Hệ số tối thiểu theo Bộ luật Lao động 2019: 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần, 300% vào ngày lễ, tết và ngày nghỉ có hưởng lương (chưa kể tiền lương của ngày lễ với người hưởng lương ngày). Ví dụ lương một giờ bình thường của anh Hùng là 60.000 đồng. Tháng 10/2026 anh làm thêm 10 giờ ngày thường và 8 giờ ngày chủ nhật. Ngày thường: 10 × 60.000 × 150% = 900.000 đồng. Chủ nhật: 8 × 60.000 × 200% = 960.000 đồng. Cộng 1.860.000 đồng, ghi vào cột tổng cộng tiền; anh ký nhận. Cách xác định lương giờ, tiền làm đêm và giới hạn giờ làm thêm ở bài về tiền lương làm thêm giờ, còn khoản này có chịu thuế hay không ở bài về tiền làm thêm giờ có tính thuế thu nhập cá nhân không.

Cột tiền thuế khấu trừ là chỗ mẫu này khác các mẫu còn lại. Từ 01/7/2026, theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tổ chức trả tiền cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân khi mỗi lần chi từ 5 triệu đồng trở lên; dưới 5 triệu đồng một lần thì chỉ khấu trừ khi cá nhân yêu cầu. Cá nhân đủ điều kiện làm cam kết 08/CK-TNCN thì công ty tạm chưa khấu trừ. Ví dụ trả tiền bốc xếp cho một người 8.000.000 đồng trong một lần: khấu trừ 800.000 đồng, người ấy nhận 7.200.000 đồng, hai con số ghi ở cột 4 và cột 5. Chi tiết nằm ở bài về khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân.

Một số mẫu cũ không còn trong danh mục: bộ mẫu trước có giấy đi đường và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, còn Phụ lục I Thông tư 99 không liệt kê hai mẫu này. Công ty vẫn cần giấy đi đường hay biên bản nghiệm thu thì tự thiết kế, ghi vào quy chế.

ketoanx.com/payroll

Các bước

1. 1

   Làm thêm giờ của anh Hùng: ở hồ sơ nhân viên (menu Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên) chọn Hình thức trả lương là Theo giờ (đơn giá giờ công) và nhập Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) 60.000. Công ty trả lương tháng thì phần mềm lấy lương cơ bản cộng các khoản thu nhập tính đóng bảo hiểm của tháng, chia công chuẩn chia 8 làm lương một giờ (chọn Chỉ lương cơ bản (cách cũ) ở tham số lương thì chỉ lấy lương cơ bản).

2. 2

   Vào Tiền lương→, Chấm công, chọn Tháng chấm công 10/2026. Bấm nút Làm thêm ở thanh chọn ký hiệu, nhập Số giờ làm thêm 10 và chọn ở ô Loại làm thêm (Bộ luật Lao động 2019 Điều 98) dòng Ngày thường, ban ngày (150%), rồi bấm vào ô ngày của anh Hùng. Ngày chủ nhật nhập 8 giờ với Ngày nghỉ hằng tuần, ban ngày (200%). Mỗi ô nhận một lần chọn, giờ làm thêm từ 0 đến 24; để ô tự chọn hệ số thì phần mềm lấy 1,5 ngày thường, 2 ngày nghỉ hằng tuần, 3 ngày lễ. Bấm Lưu chấm công.

3. 3

   Vào Tiền lương→, Bảng lương, ở khung Tính lương và hạch toán chọn kỳ rồi bấm Tính lương kỳ. Ở bảng kỳ lương, cột Giờ làm thêm và Làm thêm cho 18 giờ và 1.860.000 đồng (60.000 × 10 × 1,5 cộng 60.000 × 8 × 2).

4. 4

   Bấm Bảng làm thêm giờ để in. Bảng này liệt kê Giờ làm thêm, làm đêm, Trong đó làm đêm trong giờ, Giờ vượt giới hạn, Thành tiền, Được miễn thuế TNCN và Ký nhận; nó là bản lưu giờ làm thêm để chứng minh phần được miễn thuế, không phải bảng chia ba loại ngày như mẫu giấy.

5. 5

   Bảng phân bổ 08-LĐTL: ở cùng kỳ bấm Bảng phân bổ lương, BHXH. Bảng ghi Nợ theo tài khoản chi phí của từng người (642, 641 trong ví dụ của bài), cột ghi Có là 334, 3382, 3383, 3384, 3386, và dòng 334 là phần khấu trừ vào lương. Tài khoản chi phí lấy từ hồ sơ nhân viên hoặc bảng tỷ lệ bộ phận.

6. 6

   Bảng kê trích nộp 07-LĐTL: bấm Bảng kê trích nộp. Các cột Khoản phải trích nộp, Quỹ lương làm căn cứ, Tỷ lệ doanh nghiệp, Tỷ lệ người lao động, Doanh nghiệp (vào chi phí), Người lao động (trừ lương) và Tổng phải nộp. Với quỹ lương 65.000.000, dòng BHXH ra 11.375.000 phần doanh nghiệp. Kỳ tính trước khi có cột này không lưu quỹ lương căn cứ nên cột để trống.

7. 7

   Thưởng quý 3 cho ba người: vào Tiền lương→, Lương tháng 13, thưởng, chọn Tháng trả thu nhập, ở đầu form chọn Loại là Thưởng, nhập Tên bảng (trống = theo loại) như Thưởng quý 3 năm 2026, Ngày hạch toán (phải nằm trong tháng trả), TK ghi Nợ (trống = TK chi phí của nhân viên) (nhập 3531 nếu chi từ quỹ khen thưởng) và tích hoặc bỏ Chịu thuế TNCN. Ở lưới nhân viên nhập Số tiền 3.000.000, 2.000.000, 2.000.000, mỗi người một dòng, rồi bấm nút Lập bảng lương bổ sung tháng …. Trả tiền thì mở bảng, điền Ngày chi, Hình thức (chuyển khoản hoặc tiền mặt), Số tiền (trống = trả hết) và bấm Lập chứng từ chi.

8. 8

   Thuê ngoài 04-LĐTL không có màn riêng: người được thuê không nằm trong bảng lương nhân viên, nên bạn ghi khoản trả và phần khấu trừ 10% bằng chứng từ nghiệp vụ khác; cam kết 08/CK-TNCN của họ lưu ở Tiền lương→, Cam kết 08/CK-TNCN.

Phần mềm tự ghi gì

Tính lương kỳ sinh một chứng từ lương: Nợ tài khoản chi phí của từng người, Có 334 cho tiền lương; phần doanh nghiệp đóng ghi Nợ chi phí, Có 3382, 3383, 3384, 3386 (BHTN là 3385 ở Thông tư 133); phần người lao động ghi Nợ 334, Có 3383, 3384, 3386 và 3335 cho thuế TNCN. Làm thêm 1.860.000 nằm trong lương phải trả của anh Hùng. Bảng thưởng sinh chứng từ riêng: Nợ tài khoản chi phí (hoặc tài khoản bạn nhập ở TK ghi Nợ), Có 334 theo số tiền thưởng; thuế TNCN tính trên tổng thu nhập tháng trả (lương cộng khoản trả thêm) rồi trừ vào thực lĩnh. Chứng từ chi tiền thưởng ghi Nợ 334, Có tiền.

Báo lỗi hay gặp: Nhập số tiền cho ít nhất một nhân viên, Mỗi nhân viên chỉ một dòng trong một bảng lương bổ sung, Ngày hạch toán phải nằm trong tháng trả thu nhập và, ở chấm công, Giờ làm thêm phải từ 0 đến 24.

Kiểm lại và giới hạn

Bảng kỳ lương có các cột Tổng thu nhập, Bảo hiểm NLĐ, Thuế TNCN, Thực lĩnh, Bảo hiểm DN đóng và Kinh phí công đoàn; tổng ở đó phải khớp dòng Cộng trên hai bảng 07 và 08, và chứng từ lương mở bằng nút ở đầu bảng. Phần thưởng xem trong khung mỗi đợt ở Lương tháng 13, thưởng, với Số tiền, Chịu thuế, Thuế TNCN, Thực lĩnh.

Giới hạn: KetoanX chưa có màn hình in cho bảng thanh toán tiền thưởng 02-LĐTL và bảng thanh toán tiền thuê ngoài 04-LĐTL; bạn lập theo bố cục ở bài. Bảng làm thêm giờ có cột khác mẫu 03-LĐTL (không tách ba loại ngày, không có số ngày nghỉ bù) vì nó phục vụ khoản miễn thuế TNCN. Số hiệu mẫu đổi theo chế độ: 08, 07 và 03-LĐTL ở Thông tư 99, 11, 10 và 06-LĐTL ở chế độ khác. Người ký là người lập biểu, kế toán trưởng, giám đốc khai ở hồ sơ công ty. Trả tiền thuê ngoài thì khấu trừ thuế và lập chứng từ khấu trừ theo bài về khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân.

Bảng thanh toán tiền lương chính 01-LĐTL và bảng chấm công ở bài mẫu bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.