Mẫu bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 99

Bộ mẫu cũ thì có: bảng chấm công mang số 01a-LĐTL và bảng chấm công làm thêm giờ mang số 01b-LĐTL; đồng thời số hiệu bảng thanh toán tiền lương cũng khác (02-LĐTL ở Thông tư 133 và 200, 01-LĐTL ở Thông tư 99). Công ty vẫn theo Thông tư 133 thì dùng bộ mẫu của Thông tư 133; công ty sang Thông tư 99 không còn mẫu chấm công để tải về, và phải tự làm.

Tự làm thì theo Điều 9 Thông tư 99: mẫu thiết kế thêm so với Phụ lục I phải đủ nội dung chủ yếu của chứng từ theo Luật Kế toán, và công ty ban hành quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) nêu rõ vì sao có mẫu đó và trách nhiệm của công ty. Quy chế chỉ cần mô tả bảng chấm công, ai chấm, ai duyệt, hạn nộp bảng.

Ký hiệu do công ty tự đặt và phải chú giải ngay trên bảng. Một bộ ký hiệu gọn thường dùng: X là đủ công, X/2 nửa công, P nghỉ phép hưởng lương, L nghỉ lễ tết hưởng lương, NB nghỉ bù, KL nghỉ không lương, O nghỉ ốm. Những ngày nghỉ không lương và nghỉ ốm phải chấm chính xác vì chúng đổi cách đóng bảo hiểm: người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì tháng đó không phải đóng BHXH. Bảng chấm công là chứng cứ để giải thích việc không đóng ấy với cơ quan bảo hiểm.

Làm thêm giờ cần ghi riêng theo loại ngày, vì hệ số tính tiền mỗi loại một khác: ngày làm việc bình thường, thứ bảy và chủ nhật, ngày lễ tết, ban đêm. Mẫu 03-LĐTL của Phụ lục I đã tách đúng bốn nhóm đó cùng cột số ngày nghỉ bù. Cách tính tiền và mức giờ làm thêm tối đa nằm ở bài về tiền lương làm thêm giờ, không nằm ở bảng chấm công.

Cách chấm do công ty chọn: giấy, Excel hay máy chấm công đều được, miễn có chữ ký của người lập và người duyệt. Sửa số công thì gạch chéo và ký lại, không tẩy xóa; tệp xuất từ máy chấm công cũng cần một người xác nhận trước khi dùng tính lương.

ketoanx.com/payroll/timesheet

Các bước

1. 1

   Vào Tiền lương→, Chấm công, ô Tháng chấm công chọn 10/2026 rồi bấm Mở tháng. Đầu trang ghi sẵn Công chuẩn 26 ngày một tháng lấy từ cài đặt công ty. Tháng trước đã chấm thì bấm Chép chấm công tháng trước, chọn Chép từ tháng và Cách ghép ngày là theo thứ trong tuần hoặc theo số ngày, rồi bấm Chép sang tháng này. Không có nhân viên nào hiện ra thì thêm ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên.

2. 2

   Hàng Bút chấm có các nút X, X/2, S, C, P, L, NB, KL, O cùng Theo giờ, Làm thêm và Xóa ô. Chọn bút X rồi bấm vào các ô ngày của Trần Văn An để chấm đủ công; chọn bút KL cho ngày nghỉ không lương. Bấm lại đúng ký hiệu đang có trong ô thì ô được xóa. Muốn điền nhanh, bấm Điền đủ công các ngày làm việc rồi sửa riêng ngày nghỉ. Ví dụ trong bài là 24 công hưởng lương trên 26 công chuẩn, nên có hai ngày KL. Ngày làm thêm: chọn bút Làm thêm, ô Số giờ làm thêm mặc định 2, ô Loại làm thêm để Tự chọn theo ngày (1,5 · 2 · 3) thì phần mềm lấy hệ số 1,5 cho ngày thường, 2 cho ngày nghỉ hằng tuần, 3 cho ngày có ký hiệu L; làm thêm ban đêm thì chọn đúng dòng trong ô này, ví dụ Ngày thường, ban đêm, chưa làm thêm ban ngày (200%). Giờ làm thêm vượt giới hạn thì đầu trang hiện khung cảnh báo Giờ làm thêm vượt giới hạn, liệt kê từng người.

3. 3

   Bấm Lưu chấm công (nút ghi số ô vừa đổi); chưa đổi ô nào mà bấm thì báo Chưa có ô nào thay đổi. Bảng Bảng tổng hợp công ngay dưới lưới phải cho Trần Văn An Công hưởng lương 24, Công không lương 2. Muốn thêm ký hiệu riêng (ví dụ ngừng việc, thai sản), vào Ký hiệu chấm công, điền Ký hiệu, Tên, Công hưởng lương mỗi ngày (0 đến 1), Tỷ lệ hưởng lương (%), Công không lương mỗi ngày rồi bấm Lưu ký hiệu; mục Ký hiệu gợi ý có sẵn nút Thêm. Bấm In bảng công để in lưới và bảng tổng hợp.

4. 4

   Khai lương cho nhân viên ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên: Lương cơ bản 12.000.000, Phụ cấp chịu thuế 1.000.000, Lương đóng BH để trống thì lấy bằng lương cơ bản, TK chi phí lương mặc định 642. Tạm ứng kỳ I 3.000.000 chi ở Tiền lương→, Tạm ứng lương (ô Số tạm ứng, Ngày chi, Hình thức, bấm Lập chứng từ tạm ứng lương). Rồi vào Tiền lương→, Bảng lương, ô Kỳ chọn 10/2026, bấm Tính lương kỳ.

5. 5

   Trang Bảng lương tháng 10/2026 liệt kê từng người với các cột Công, Lương chính, Phụ cấp, Tổng thu nhập, Bảo hiểm NLĐ, Thuế TNCN, Thực lĩnh, Đã tạm ứng, Còn phải trả. Trần Văn An ra lương chính 11.076.923, tổng thu nhập 12.076.923, bảo hiểm 1.260.000, thuế 0, thực lĩnh 10.816.923, còn phải trả 7.816.923. Bấm Phiếu lương ở cuối dòng để in phiếu, Bảng chi trả qua ngân hàng để lấy danh sách chuyển khoản; chi lương ở khung Chi lương bằng Lập chứng từ chi lương. Muốn in bảng thanh toán tiền lương gộp nhiều tháng, vào Tiền lương→, Bảng lương nhiều kỳ, chọn Từ kỳ, Đến kỳ, Cách trình bày (gộp theo nhân viên hoặc từng kỳ của mỗi người), bấm Xem rồi In bảng.

Phần mềm tự ghi gì

Tính lương kỳ tạo một chứng từ lương. Với Trần Văn An, lương chính bằng 12.000.000 nhân 24 chia 26, làm tròn đến đồng. Phần mềm ghi Nợ 642, Có 334 số tổng thu nhập 12.076.923; Nợ 334, Có 3383 (960.000), Có 3384 (180.000), Có 3386 (120.000) cho bảo hiểm người lao động 8%, 1,5%, 1%; Nợ 334, Có 3335 cho thuế thu nhập cá nhân, ở đây bằng 0 vì thu nhập sau giảm trừ chưa tới mức chịu thuế. Phần bảo hiểm và kinh phí công đoàn doanh nghiệp đóng ghi thêm Nợ chi phí, Có 3383, 3384, 3386, 3382 theo tham số ở Tham số lương. Thông tư 133 dùng 3385 thay 3386 cho bảo hiểm thất nghiệp.

Tạm ứng 3.000.000 ghi Nợ 334, Có tiền mặt hoặc tiền gửi ngay lúc chi, nên cuối kỳ khoản còn phải trả là 7.816.923.

Nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì phần mềm không tính bảo hiểm tháng đó, trừ khi hồ sơ nhân viên tích ô Thỏa thuận vẫn đóng bảo hiểm khi nghỉ không lương từ 14 ngày. Báo lỗi hay gặp: Kỳ lương này đã được tính. Xóa chứng từ lương của kỳ để tính lại khi tính lương lần hai; Ký hiệu chấm công không hợp lệ: "…" không có trong danh mục ký hiệu khi dùng ký hiệu chưa khai; và dòng chữ trên lưới Tháng 10/2026 đã tính lương nên bảng chấm công chỉ xem. Muốn sửa, xóa chứng từ lương của kỳ rồi tính lại..

Kiểm lại và giới hạn

Đối chiếu Bảng tổng hợp công với cột Công ở bảng lương: hai số phải bằng nhau. Tiền lương→, Còn phải trả nhân viên cho số dư 334 từng người; chứng từ lương mở bằng nút Chứng từ … ở đầu bảng lương.

Có những giới hạn sau. Bảng chấm công của KetoanX là bảng do công ty tự thiết kế theo Thông tư 99, không thuộc Phụ lục I, nên quy chế vẫn cần mô tả ai chấm, ai duyệt. Bản in chỉ có lưới và bảng tổng hợp công, không có dòng ký của người lập và người duyệt; thêm chữ ký tay hoặc đính kèm văn bản duyệt theo quy chế. Bảng thanh toán tiền lương nhiều kỳ in số hiệu 01-LĐTL theo chế độ của công ty nhưng cột là cột của phần mềm: Lương chính, Làm thêm, Phụ cấp, Khoản khác, Tổng thu nhập, Bảo hiểm NLĐ, Đoàn phí, Thuế TNCN, Khấu trừ khác, Đã tạm ứng, Thực lĩnh, chưa dựng đúng các nhóm cột lương sản phẩm, lương thời gian, nghỉ việc hưởng một tỷ lệ của mẫu, và không chia cột tạm ứng kỳ I, lĩnh kỳ II.

Ba ô ký Người lập biểu, Kế toán trưởng, Giám đốc lấy tên từ Thông tin thuế, người ký. Muốn thêm cột riêng, khai khoản thu nhập, khấu trừ ở Khoản thu nhập, khấu trừ.

Chi tiết các mẫu lương khác ở bài chứng từ tiền lương khác; số công đi vào lương thế nào xem bài cách tính lương theo ngày công; làm bảng lương bằng Excel xem bài bảng tính lương và phiếu lương trên Excel; bút toán của bảng lương xem bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương; nguyên tắc tự thiết kế mẫu chung ở bài chứng từ kế toán theo Thông tư 99.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.