Cách tính lương làm thêm giờ, làm đêm và làm ngày lễ: hệ số, ví dụ số và giới hạn giờ

Nghị định 145/2020/NĐ-CP lấy tiền lương thực trả của tháng, loại ra tiền làm thêm giờ, tiền trả thêm khi làm đêm, tiền lương ngày lễ, thưởng, tiền ăn giữa ca và các khoản hỗ trợ không gắn với công việc (xăng xe, điện thoại, nhà ở, gửi trẻ, hỗ trợ khi có việc hiếu hỉ...), rồi chia cho số giờ thực tế làm việc của tháng (không tính quá số ngày và số giờ làm việc bình thường). Theo cách đọc này, phụ cấp gắn với công việc hoặc chức danh, như phụ cấp trách nhiệm, nằm trong lương giờ; khoản hỗ trợ không gắn với công việc thì không. Bài về cách tính lương theo ngày công nói về chuyện chọn công chuẩn để chia.

Công thức cho người hưởng lương theo thời gian: tiền làm thêm giờ = lương giờ x hệ số (150%, 200% hoặc 300%) x số giờ làm thêm. Người hưởng lương theo sản phẩm thay lương giờ bằng đơn giá sản phẩm của ngày làm việc bình thường và thay số giờ bằng số sản phẩm làm thêm.

Ngày lễ có một chi tiết: 300% là mức "chưa kể" tiền lương ngày lễ. Người hưởng lương tháng đã được trả lương ngày lễ ngay trong lương tháng nên 300% là khoản cộng thêm. Người hưởng lương ngày thì được trả thêm lương của chính ngày lễ, nên nhận tổng cộng 400% cho ngày đó.

Ngày lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần mà đi làm thì tính 300% của ngày lễ. Khi lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần, người lao động được nghỉ bù vào ngày làm việc kế tiếp; làm thêm đúng ngày nghỉ bù ấy thì tính 200% của ngày nghỉ hằng tuần.

Làm đêm trong giờ làm việc bình thường: lương giờ nhân 130% nhân số giờ đêm, tức lương giờ thường cộng ít nhất 30%. Làm thêm giờ vào ban đêm: ngoài hệ số của loại ngày (150%, 200% hoặc 300%) còn cộng 30% làm đêm và cộng 20% của lương giờ ban ngày tương ứng. Cộng lại ta có bốn mức:

Người có lương tháng 12.000.000 đồng, công chuẩn 22 ngày và 8 giờ một ngày, toàn bộ là lương gắn với công việc: lương giờ là 12.000.000 chia 22 chia 8, bằng 68.182 đồng (làm tròn). Các khoản làm thêm trong một tháng:

Ở dòng làm đêm trong giờ, tổng 4 giờ là 354.545 đồng (130%), nhưng 272.727 đồng trong đó là lương thường của chính 4 giờ ấy, đã nằm trong lương tháng; chỉ 81.818 đồng là phần trả thêm cần cộng vào bảng. Các dòng làm thêm khác nằm ngoài lương tháng nên cộng đủ số tiền.

Trong ngày làm việc bình thường, giờ làm thêm tối đa bằng một nửa số giờ làm việc thường lệ, tức 4 giờ với ngày 8 giờ. Công ty xếp giờ theo tuần thì tổng giờ bình thường và giờ làm thêm không quá 12 giờ một ngày. Vào ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ, giờ làm thêm không quá 12 giờ một ngày. Cả tháng không quá 40 giờ, cả năm không quá 200 giờ.

Mức 300 giờ một năm chỉ áp dụng cho các trường hợp luật liệt kê: gia công xuất khẩu hàng dệt may, da giày, linh kiện điện và điện tử, chế biến nông sản, lâm sản, muối, thủy sản; ngành điện, viễn thông, lọc dầu, cấp nước và thoát nước; công việc đòi hỏi trình độ cao mà thị trường lao động chưa đáp ứng kịp; công việc cấp bách do mùa vụ, thiên tai, sự cố; cùng một số trường hợp Nghị định 145 thêm vào như dịch vụ công, khám chữa bệnh, giáo dục và doanh nghiệp làm việc không quá 44 giờ một tuần. Khi tổ chức làm thêm trên 200 giờ, công ty phải gửi văn bản thông báo cho cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh, chậm nhất 15 ngày sau khi bắt đầu làm thêm.

Có hai trường hợp công ty được yêu cầu làm thêm bất kỳ lúc nào, không giới hạn giờ, và người lao động không được từ chối: lệnh động viên, huy động bảo đảm quốc phòng, an ninh; công việc cứu người và tài sản khi có thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm.

Nên lập bản đồng ý riêng cho từng đợt làm thêm lớn (mùa cao điểm, trực lễ Tết) và lưu cùng bảng chấm công, vì sự đồng ý chung chung trong hợp đồng khó chứng minh được ba nội dung trên.

ketoanx.com/payroll/timesheet

Các bước

1. 1

   Kiểm hai dữ liệu quyết định lương giờ. Ở Hệ thống→, Cài đặt công ty, ô Số ngày công chuẩn mỗi tháng (20 đến 31) điền 22. Ở Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên, ô Lương cơ bản của người trong ví dụ là 12.000.000 với Hình thức trả lương theo thời gian. Lương giờ là lương cơ bản cộng các khoản thu nhập đánh dấu Thu nhập: tính đóng bảo hiểm ở Tiền lương→, Khoản thu nhập, khấu trừ (phụ cấp, khoản bổ sung gắn với công việc, lấy đủ tháng), chia công chuẩn chia 8. Người trong ví dụ không có khoản nào như vậy nên lương giờ là 12.000.000 / 22 / 8 = 68.181,82 đồng; có thêm phụ cấp trách nhiệm 1.000.000 đồng tính bảo hiểm thì lương giờ là 13.000.000 / 22 / 8 = 73.863,64 đồng. Ô Phụ cấp chịu thuế trên hồ sơ và các khoản không tính bảo hiểm (tiền ăn, xăng xe, điện thoại) không vào đơn giá. Cách tính này nằm ở Tiền lương→, Tham số lương, ô Đơn giá giờ làm thêm: mặc định là lương cộng phụ cấp tính bảo hiểm, chọn Chỉ lương cơ bản (cách cũ) thì phần mềm chỉ lấy lương cơ bản.

2. 2

   Vào Tiền lương→, Chấm công, chọn Tháng chấm công rồi bấm Mở tháng. Chọn nút bút chấm Làm thêm: hiện ô Số giờ làm thêm và ô Loại làm thêm (Bộ luật Lao động 2019 Điều 98).

3. 3

   Ngày thường làm thêm 3 giờ: Số giờ làm thêm 3, Loại làm thêm để Tự chọn theo ngày (1,5 · 2 · 3) hoặc chọn Ngày thường, ban ngày (150%), rồi bấm vào ô ngày đó của nhân viên. Chủ nhật 8 giờ: nhập 8 và để tự chọn, phần mềm lấy hệ số 2. Ngày lễ có ký hiệu L: tự chọn lấy hệ số 3.

4. 4

   Các ca đêm phải chọn tay trong Loại làm thêm: Ngày thường, ban đêm, chưa làm thêm ban ngày (200%), Ngày thường, ban đêm, có làm thêm ban ngày (210%), Ngày nghỉ hằng tuần, ban đêm (270%), Ngày lễ, tết, nghỉ có hưởng lương, ban đêm (390%). Làm đêm trong giờ chọn Làm việc ban đêm trong giờ (trả thêm 30%), hệ số 0,3, chỉ tính phần trả thêm. Mỗi ô ngày giữ một cặp giờ và hệ số, nên các tình huống khác nhau đặt ở các ngày khác nhau; nhập 0 giờ để bỏ làm thêm của ô.

5. 5

   Bấm Lưu chấm công. Tháng đã tính lương thì lưới chỉ xem; muốn sửa phải xóa chứng từ lương của kỳ rồi tính lại.

6. 6

   Vào Tiền lương→, Bảng lương, khối Tính lương và hạch toán, ô Kỳ chọn tháng, bấm Tính lương kỳ.

Phần mềm tự ghi gì

Mỗi ô làm thêm quy đổi thành giờ nhân hệ số, cộng lại, nhân lương giờ. Bảy tình huống ở bảng ví dụ cho 306.818 + 1.090.909 + 1.636.364 + 81.818 + 272.727 + 286.364 + 531.818 = 4.206.818 đồng, tương ứng 61,7 giờ quy đổi, làm tròn một lần ở tổng nên có thể lệch vài đồng so với từng dòng. Số này vào tổng thu nhập, nằm trong chứng từ lương của kỳ (Nợ tài khoản chi phí lương của nhân viên, Có 334) và trong thuế TNCN, bảo hiểm không tính trên phần làm thêm. Màn Chấm công cảnh báo ngày … làm thêm … giờ, quá 4 giờ với ngày làm việc, quá 12 giờ với ngày nghỉ, và cả tháng làm thêm … giờ, quá 40 giờ.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Tiền lương→, Bảng lương tháng đó, bấm Bảng làm thêm giờ để in bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, mẫu 03-LĐTL nếu sổ theo Thông tư 99 và 06-LĐTL nếu theo Thông tư 200. Phần mềm không tự gửi thông báo cho cơ quan quản lý lao động khi làm thêm trên 200 giờ trong năm và không kiểm điều kiện chấp thuận của người lao động; hạn 15 ngày bạn tự theo dõi. Lương các ngày nghỉ vẫn hưởng lương nằm ở bài lương ngày lễ, phép năm và ngừng việc. Tổng quan xem bài kế toán tiền lương làm những gì và công cụ tính lương gross net.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.