Cách làm bảng lương trên Excel: công thức bảo hiểm, thuế TNCN 5 bậc và phiếu lương

Tách tham số ra một sheet riêng, mỗi lần luật đổi bạn chỉ sửa một ô. Sheet tham số (đặt tên ThamSo) gồm các ô sau, theo mức năm 2026 áp dụng từ tháng 7:

Biểu thuế đặt ở D2:E6, mỗi dòng là một ngưỡng và phần tăng thêm của thuế suất so với bậc trước. Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 có 5 bậc theo tháng: đến 10 triệu đồng 5%, trên 10 đến 30 triệu 10%, trên 30 đến 60 triệu 20%, trên 60 đến 100 triệu 30%, trên 100 triệu 35%. Nhìn theo "phần tăng thêm" thì ra bảng này:

Sheet bảng lương (BangLuong) mỗi nhân viên một dòng với các cột: A mã nhân viên, B họ tên, C lương đóng bảo hiểm, D tổng thu nhập, E thu nhập miễn thuế (tiền làm thêm giờ trong giới hạn, tiền phép chưa nghỉ, từ kỳ 2026), F số người phụ thuộc, G bảo hiểm người lao động, H thu nhập tính thuế, I thuế TNCN, J thực nhận.

Bốn công thức ở dòng 2, kéo xuống cho các dòng dưới:

`` G2: =MIN(C2,ThamSo!$B$2)*ThamSo!$B$4+MIN(C2,ThamSo!$B$3)*ThamSo!$B$5 H2: =MAX(0,D2-E2-G2-ThamSo!$B$6-F2*ThamSo!$B$7) I2: =ROUND(SUMPRODUCT((H2>ThamSo!$D$2:$D$6)*(H2-ThamSo!$D$2:$D$6)*ThamSo!$E$2:$E$6),0) J2: =D2-G2-I2 ``

G2 chặn lương đóng bảo hiểm bằng trần riêng cho BHXH, BHYT và cho BHTN rồi nhân tỷ lệ. H2 lấy tổng thu nhập, trừ phần miễn thuế, trừ bảo hiểm, trừ giảm trừ bản thân và giảm trừ người phụ thuộc, không để âm. I2 là phần tinh tế: với mỗi ngưỡng mà thu nhập tính thuế vượt qua, lấy phần vượt nhân phần thuế suất tăng thêm, rồi cộng lại; cách này cho đúng thuế lũy tiến từng phần mà không cần chuỗi hàm IF lồng nhau. J2 là thực nhận, chưa trừ khoản khấu trừ khác như tạm ứng hay đoàn phí; thêm cột nếu có.

Dùng ô tham chiếu cho ngưỡng và thuế suất thay vì viết mảng hằng ngay trong công thức, vì dấu phân cách của Excel đổi theo thiết lập vùng (dấu phẩy hay chấm phẩy) và công thức mảng hằng chạy được trên máy này có thể báo lỗi trên máy khác.

Dòng 1: lương 20.000.000 đồng, đóng bảo hiểm đủ, không người phụ thuộc, không khoản miễn thuế. G2 là 20.000.000 nhân 9,5% cộng 20.000.000 nhân 1%, bằng 2.100.000. H2 là 20.000.000 trừ 2.100.000 trừ 15.500.000, bằng 2.400.000. I2 là 2.400.000 nhân 5%, bằng 120.000. J2 là 17.780.000 đồng.

Dòng 2: lương 60.000.000 đồng, 2 người phụ thuộc. G2 là MIN(60.000.000; 50.600.000) nhân 9,5%, bằng 4.807.000, cộng 60.000.000 nhân 1%, bằng 600.000, tổng 5.407.000. H2 là 60.000.000 trừ 5.407.000 trừ 15.500.000 trừ 12.400.000, bằng 26.693.000. I2: phần vượt ngưỡng 0 là 26.693.000 nhân 5%, bằng 1.334.650; phần vượt ngưỡng 10 triệu là 16.693.000 nhân 5%, bằng 834.650; cộng lại 2.169.300. Kiểm theo biểu thuế: 10.000.000 nhân 5% là 500.000, cộng 16.693.000 nhân 10% là 1.669.300, ra cùng 2.169.300. J2 là 52.423.700 đồng.

Công thức cho ra cùng con số thì bảng đã đúng với ca bình thường. Thử thêm hai ca biên: người có thu nhập tính thuế bằng 0 (thuế phải ra 0) và người có lương đóng bảo hiểm đúng bằng trần.

Tiền làm thêm giờ tính ở cột riêng: lương giờ nhân hệ số nhân số giờ, với lương giờ bằng lương cơ bản cộng các phụ cấp, khoản bổ sung gắn với công việc (không gồm thưởng, tiền ăn, xăng xe, điện thoại), chia công chuẩn chia 8. Từ kỳ tính thuế 2026 tiền làm thêm giờ trong giới hạn pháp luật lao động được miễn thuế toàn bộ, nên cột E nhận giá trị bằng đúng cột tiền làm thêm giờ (trong giới hạn); phần giờ vượt giới hạn không đưa vào E. Cách xác định giới hạn nằm ở bài tiền lương làm thêm giờ.

Bảo hiểm công ty đóng tính từ cùng cột C với trần: MIN(C2; trần) nhân 20,5% cho BHXH và BHYT, cộng MIN(C2; trần BHTN) nhân 1%. Tổng các cột này là số đi vào bút toán, xem bài hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Phiếu nên có đủ các mục mà Bộ luật Lao động đòi khi thông báo bảng kê trả lương: tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, và nội dung cùng số tiền bị khấu trừ.

ketoanx.com/payroll

Các bước

1. 1

   Vào Tiền lương→, Hồ sơ nhân viên rồi bấm Thêm nhân viên (công ty chưa có ai thì form mở sẵn; trang Tiền lương→, Bảng lương cũng có nút này ở giữa trang). Chỉ người có quyền tạo ở phân hệ lương mới thấy nút.

2. 2

   Nhân viên thứ nhất: Mã NV và Họ tên là hai ô bắt buộc (họ tên từ 2 ký tự). Lương cơ bản (mức khoán, đơn giá giờ hoặc ngày công) nhập 20.000.000. Hình thức trả lương để mặc định Theo thời gian (lương tháng, theo công). Lương đóng BH để trống thì phần mềm lấy bằng lương cơ bản, tương ứng cột C của sheet BangLuong. Người phụ thuộc nhập 0. Diện tính thuế TNCN để mặc định Cư trú, hợp đồng từ 3 tháng (lũy tiến), Diện tham gia bảo hiểm mặc định Đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN, TK chi phí lương mặc định 642. Bấm Thêm.

3. 3

   Nhân viên thứ hai: lương cơ bản 60.000.000, Người phụ thuộc 2. Cột E (thu nhập miễn thuế) của Excel ứng với Phụ cấp không chịu thuế, còn khoản cộng vào thu nhập và chịu thuế ghi ở Phụ cấp chịu thuế; cả hai mặc định 0 nên hai ví dụ không cần đụng tới. Người vào hoặc nghỉ giữa tháng thì điền Ngày vào làm và Ngày nghỉ việc (ngày làm việc cuối cùng) để tháng đó chỉ tính các ngày làm việc nằm trong thời gian làm việc.

4. 4

   Mở Tiền lương→, Tham số lương để đối chiếu sheet ThamSo. Chọn ô Xem tham số áp dụng cho kỳ, nhập tháng 10/2026, bấm Xem: bảng hiện Trần lương đóng BHXH, BHYT (20 lần lương cơ sở) 50.600.000, Trần lương đóng BHTN (20 lần lương tối thiểu vùng) 106.200.000, Giảm trừ bản thân 15.500.000, Giảm trừ mỗi người phụ thuộc 6.200.000 và Biểu thuế lũy tiến (theo tháng) 5 bậc. Công ty chưa chọn vùng thì trần BHTN tính theo vùng I. Muốn đổi, dùng form Đặt riêng tham số từ một tháng, điền Có hiệu lực từ tháng rồi bấm Lưu tham số; kỳ đã tính không đổi, chỉ kỳ tính sau mới dùng số mới.

5. 5

   Trả lương theo công thì chấm công ở Tiền lương→, Chấm công, hoặc nhập cả bảng ở Bảng tổng hợp công, nhập Excel bằng nút Nhập từ tệp Excel (có Tải tệp mẫu (có sẵn danh sách nhân viên)). Nhân viên không có dòng chấm công nào trong tháng thì hưởng đủ lương cơ bản, nên hai ví dụ của bài không cần chấm.

6. 6

   Quay về Tiền lương→, Bảng lương, khối Tính lương và hạch toán: ô Kỳ mặc định là tháng hiện tại, chọn 2026-10 rồi bấm Tính lương kỳ. Thành công thì hiện Đã tính lương 2 nhân viên, thực lĩnh 70.203.700 đồng (17.780.000 cộng 52.423.700).

7. 7

   Bấm tháng vừa tính trong khối Các kỳ đã tính để mở Bảng lương tháng 10/2026. Dòng 20 triệu có Bảo hiểm NLĐ 2.100.000, Thuế TNCN 120.000, Thực lĩnh 17.780.000; dòng 60 triệu có 5.407.000, 2.169.300 và 52.423.700. Bấm Xuất Excel để dán cạnh file của bạn, Phiếu lương tất cả để in phiếu từng người; ở trang phiếu lương, mục Gửi phiếu lương qua email cho nhập email từng người, tick người nhận rồi bấm Gửi phiếu lương.

Phần mềm tự ghi gì

Theo Thông tư 133 tài khoản BHTN là 3385 thay cho 3386. Kinh phí công đoàn tính 2% trên lương đóng bảo hiểm (tắt được bằng ô Trích kinh phí công đoàn 2% vào chi phí lương ở Cài đặt công ty). Từng khoản của hai người cộng lại đúng các số trên: ví dụ BHXH người lao động 1.600.000 cộng 4.048.000 là 5.648.000. Phần mềm làm tròn từng khoản đến đồng ngay trên phiếu của từng người rồi mới cộng, nên tổng của chứng từ luôn khớp phiếu lương; file Excel cũng nên làm vậy.

Báo lỗi hay gặp khi bấm Tính lương kỳ: Chưa có nhân viên; Kỳ lương này đã được tính. Xóa chứng từ lương của kỳ để tính lại.; Sổ đã khóa đến ngày … khi tháng nằm trong kỳ đã khóa; Bảng lương kỳ này bằng 0: kiểm tra lương cơ bản và bảng chấm công. Người không có quyền kế toán chỉ thấy dòng Chỉ kế toán trở lên mới tính lương. thay cho nút.

Kiểm lại và giới hạn

Trong Bảng lương tháng 10/2026, hàng Cộng phải ra thực lĩnh 70.203.700 đồng; cột Còn phải trả cho biết số chưa chi. Phía dưới có khối Chi lương (nút Lập chứng từ chi lương, chọn Ngày chi, Hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt, để trống Số tiền là trả hết, ghi Nợ 334) và khối Nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn (nút Lập chứng từ nộp bảo hiểm). Chứng từ lương mở được từ nút Chứng từ ở đầu trang, và Bảng phân bổ lương, BHXH với Bảng kê trích nộp là hai mẫu in kèm.

Tính lương xong thì chấm công của tháng đó chỉ xem được; muốn sửa phải xóa chứng từ lương rồi tính lại. Phần mềm khác Excel ở chỗ nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên thì tháng đó không tính bảo hiểm, và tiền làm thêm giờ trong giới hạn 40 giờ một tháng được miễn thuế từ kỳ 2026. KetoanX không nộp tờ khai thuế trực tiếp và chưa kết nối trực tiếp với ngân hàng; tệp chi lương xuất ra để bạn nạp vào ngân hàng điện tử. Muốn kiểm số của file Excel với một người cụ thể, dùng công cụ tính lương gross net rồi đối chiếu. Phần tổng quan của mục tiền lương nằm ở bài kế toán tiền lương làm những gì, và cách đặt quy chế cho các khoản trong cột D nằm ở bài quy chế lương thưởng.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng bảng lương.