Chứng từ kho khác: biên bản kiểm nghiệm, kiểm kê vật tư, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ

Bảng kết quả có các cột: tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số, phương thức kiểm nghiệm (cân, đo, lấy mẫu, thử), đơn vị tính, số lượng theo chứng từ, số lượng đúng quy cách phẩm chất, số lượng không đúng quy cách phẩm chất, ghi chú. Cuối biên bản là ô ý kiến của ban kiểm nghiệm và hai chữ ký: đại diện bộ phận có nhu cầu kiểm nghiệm, đại diện bộ phận cung cấp dịch vụ kiểm nghiệm.

Luật không bắt mọi lô hàng phải kiểm nghiệm; công ty lập biên bản này khi hợp đồng hay quy chế yêu cầu kiểm tra chất lượng, hàng nhập có giá trị lớn, hàng dễ hư hỏng hoặc có tranh chấp với nhà cung cấp. Ví dụ lô 1.000 chai dung môi về kho, ban kiểm nghiệm lấy mẫu 50 chai, thấy 12 chai nắp lỏng: dòng hàng ghi theo chứng từ 1.000, đúng quy cách 988, không đúng quy cách 12, và ý kiến ban kiểm nghiệm nói rõ hướng xử lý (trả nhà cung cấp, giảm giá, nhận có điều kiện). Phiếu nhập kho sau đó ghi theo số lượng đạt yêu cầu mà công ty thực nhận.

Hai cột để lại sử dụng và nhập lại kho là hai cách xử lý. Vật tư để lại phân xưởng dùng sang kỳ sau thì không phải làm thủ tục nhập kho rồi xuất lại; vật tư không còn dùng thì làm phiếu nhập kho. Với kế toán, bảng này là căn cứ để chi phí vật tư của kỳ chỉ tính phần thực sự dùng trong kỳ. Ví dụ phân xưởng lĩnh 500 kg, dùng hết 420 kg, còn 80 kg: ghi tổng 80, để lại sử dụng 60, nhập lại kho 20.

Ví dụ tháng 10/2026, vật liệu xuất kho: cho phân xưởng 1 sản xuất sản phẩm X 40.000.000 đồng (621), cho phân xưởng dùng chung 2.500.000 đồng (627), cho văn phòng 1.800.000 đồng (642). Dòng cộng: Có 152 là 44.300.000 đồng. Công cụ xuất dùng phân bổ nhiều kỳ thì đi vào 242 rồi phân bổ dần, không vào chi phí một lần; bài về phân bổ công cụ dụng cụ nói tiêu chuẩn và số kỳ.

ketoanx.com/inventory/count

Các bước

1. 1

   Mở Kho→, Kiểm kê kho. Ở form trên cùng chọn Ngày kiểm kê (mặc định hôm nay; ví dụ 31/12/2026), Kho kiểm kê (mặc định Tất cả kho), Nhóm hàng (Mọi nhóm), Mặt hàng đưa vào với hai lựa chọn Chỉ hàng còn tồn theo sổ và Mọi mặt hàng đang dùng (chọn lựa chọn sau nếu muốn đếm cả hàng sổ đang bằng 0 để phát hiện hàng thừa), Xử lý chênh lệch và Mục đích kiểm kê (ví dụ Kiểm kê định kỳ cuối năm). Bấm Lập biên bản kiểm kê; phần mềm mở luôn biên bản vừa lập với số tồn theo sổ chụp tại ngày ấy.

2. 2

   Xử lý chênh lệch có hai lựa chọn. Chờ xử lý (1381, 3381) đưa hàng thiếu vào 1381 và hàng thừa vào 3381 cho đến khi giám đốc có quyết định; đây là cách đúng với bài, vì nguyên nhân chưa rõ. Ghi thẳng (giá vốn, 711) đưa hàng thiếu thẳng vào tài khoản giá vốn của mặt hàng và hàng thừa vào 711, dùng khi đã rõ nguyên nhân.

3. 3

   Ở biên bản, khung Ban kiểm kê có ba ô cho mỗi thành viên: Họ và tên, Chức vụ, Vai trò (dòng đầu mặc định Trưởng ban, các dòng sau Ủy viên). Bấm Thêm thành viên để thêm người. Bấm Mẫu in 05-VT hoặc In biên bản ở đầu trang để in phiếu đi đếm.

4. 4

   Bảng có các cột Mã, Tên, Lô, ĐVT, Theo sổ, Giá trị sổ (chỉ người được xem giá vốn thấy), Thực tế, Chênh lệch, Kém phẩm chất, Mất phẩm chất và Ghi chú. Với mặt hàng B của bài, Theo sổ đã có 300; bạn nhập Thực tế 296 và Kém phẩm chất 6. Ô Thực tế để trống nghĩa là chưa đếm, không phải 0: bỏ trống thì dòng ấy không sinh chênh lệch.

5. 5

   Có nhiều dòng thì nhập hàng loạt: bấm Tải tệp mẫu, điền số đếm rồi bấm Chọn tệp và nhập, hoặc dán vào ô Dán số đếm từ Excel (cột mã hàng, [số lô], số đếm) và bấm Điền vào biên bản. Hàng đếm thấy mà sổ không có thì thêm ở khung Hàng đếm được mà sổ không có (ô Mặt hàng thừa, Số lô, Số đếm).

6. 6

   Nhập Kết luận, ý kiến của ban kiểm kê (đó là ô ý kiến giải quyết chênh lệch trên mẫu), bấm Lưu số kiểm kê để lưu từng đợt đếm.

7. 7

   Đếm xong bấm Lập chứng từ xử lý chênh lệch ở khung Xử lý chênh lệch và xác nhận. Biên bản chuyển từ Đang đếm sang Đã xử lý, ghi số chứng từ kiểm kê. Muốn đếm lại thì xóa chứng từ ở màn hình chứng từ.

8. 8

   Nếu chọn Chờ xử lý, khi giám đốc có quyết định thì ở cuối trang điền form xử lý: chọn Ngày xử lý, Diễn giải, rồi với phần hàng thiếu chọn Tài khoản (gợi ý đầu tiên là giá vốn Tính vào giá vốn (hao hụt, mất mát sau khi trừ bồi thường), rồi 1388 bắt bồi thường, 334 trừ vào lương, tiền mặt thu bồi thường; công ty theo Thông tư 99, 133 không còn gợi ý 811 cho hàng tồn kho thiếu), Số tiền và Đối tượng (người bồi thường, nhận trả); phần hàng thừa chọn tương tự (711 thu nhập khác, giảm giá vốn, 3388 phải trả đơn vị khác). Tổng các dòng phải bằng số đang chờ; bấm Lập chứng từ xử lý.

Phần mềm tự ghi gì

Hàng thiếu 4 cái, đơn giá sổ 40.000: giá trị 160.000 đồng ghi Nợ 1381, Có tài khoản kho (156) với diễn giải Kiểm kê thiếu …. Hàng thừa thì ngược lại, Nợ tài khoản kho, Có 3381, Kiểm kê thừa …; thiếu hết sạch thì phần mềm lấy trọn giá trị sổ để tồn về 0. Chọn Ghi thẳng thì hàng thiếu ghi Nợ tài khoản giá vốn của mặt hàng và hàng thừa ghi Có 711. Bước xử lý sau đó ghi Nợ tài khoản bạn chọn (ví dụ 1388, 334, 811), Có 1381 cho hàng thiếu, và Nợ 3381, Có tài khoản chọn cho hàng thừa. Số lượng tồn kho được điều chỉnh theo chứng từ kiểm kê.

Báo lỗi hay gặp: Chưa nhập số đếm nào, Biên bản này đã lập chứng từ xử lý chênh lệch rồi, Sổ đã khóa đến ngày … và, ở bước xử lý, Tổng các dòng xử lý hàng thiếu (…) phải bằng số chờ xử lý ….

Kiểm lại và giới hạn

Danh sách ở Kiểm kê kho cho cột Đã đếm (đếm/số dòng), Cách xử lý và Tình trạng (Đang đếm hoặc Đã xử lý kèm số chứng từ). Mở lại biên bản, bấm Mẫu in 05-VT: tiêu đề in ra là biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, có các cột Theo sổ, Thực tế, Thừa, Thiếu, Kém phẩm chất, Mất phẩm chất, ý kiến giải quyết và bốn chỗ ký Thủ kho, Kế toán trưởng, Trưởng ban kiểm kê, Giám đốc. Tồn kho sau kiểm kê xem ở Kho→, Tồn kho.

Giới hạn: số lượng Kém phẩm chất và Mất phẩm chất chỉ ghi lên biên bản, phần mềm không tự lập dự phòng giảm giá hay bút toán cho chúng; bạn ghi bằng chứng từ nghiệp vụ khác. KetoanX chưa có màn hình lập hay in cho 03-VT, 04-VT, 06-VT và 07-VT. Phân bổ công cụ dụng cụ có sổ riêng với bảng tính phân bổ theo năm cho từng công cụ, nhưng đó là bảng của phần mềm chứ không in thành mẫu 07-VT. Bạn lập các mẫu còn lại bằng Word, Excel theo bố cục ở trên.

Hai phiếu cơ bản của nhóm này ở bài mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Nhóm chứng từ kế tiếp là tiền lương, bắt đầu bằng bài mẫu bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương, còn nguyên tắc chung về mẫu và quyền tự thiết kế ở bài chứng từ kế toán theo Thông tư 99.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng tồn kho.