01
Chức năng này dùng để làm gì
Màn có ba phần. Danh sách tồn kho theo mặt hàng đến ngày, có lọc theo kho, nhóm hàng và tình trạng (dưới tồn tối thiểu, vượt tồn tối đa). Thẻ kho của một mặt hàng: tồn đầu kỳ, từng dòng nhập và xuất, tồn lũy kế. Bản in của một phiếu nhập kho hoặc xuất kho, mở ra từ số chứng từ trên thẻ kho.
Đây là màn xem, không nhập số liệu. Số liệu đến từ nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê kho và các chứng từ mua, bán có kèm kho. Giá trị tồn phụ thuộc phương pháp ở tính giá xuất kho. Cách ghi hàng tồn kho theo giá gốc nằm ở bài nguyên tắc kế toán hàng tồn kho.
02
Trước khi bắt đầu
Mặt hàng đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho. Dịch vụ không qua kho nên không hiện ở đây. Muốn có cảnh báo dưới tối thiểu thì khai Tồn tối thiểu và Tồn tối đa cho mặt hàng.
Có phiếu nhập hoặc tồn đầu kỳ. Số tồn ban đầu khi mới chuyển sang KetoanX khai ở tồn kho đầu kỳ.
Quyền xem phân hệ Kho. Người không được xem giá vốn chỉ thấy số lượng; các cột giá trị và đơn giá bình quân bị ẩn, nút Tính giá xuất kho cũng không hiện.
Chứng từ đã ghi sổ. Màn chỉ cộng các phiếu đã ghi sổ; phiếu lưu chưa ghi sổ không làm đổi tồn.
03
Mở màn hình
Vào menu Kho, Tồn kho. Dòng mô tả dưới tiêu đề nhắc phương pháp giá xuất kho công ty đang dùng.
Các nút trên đầu trang: Nhập kho, xuất kho, Tồn theo lô, Tồn và đơn hàng chưa giao, Nhập xuất tồn, Tính giá xuất kho (chỉ khi được xem giá vốn), Xuất Excel và In danh sách.
Bộ lọc: Đến ngày (mặc định hôm nay), Kho (mặc định Tất cả kho; kho ngừng dùng vẫn chọn được và ghi chú ngừng dùng), Nhóm hàng (chọn nhóm cha thì gồm nhóm con), Tình trạng (Còn tồn, Dưới tồn tối thiểu hoặc Vượt tồn tối đa), Tìm (mã, tên, mã vạch). Bấm Xem để áp dụng. Mặc định chỉ hiện mặt hàng có số lượng hoặc giá trị khác 0; chọn tình trạng hoặc gõ ô Tìm thì hiện cả mặt hàng tồn bằng 0. Nút Cột hiển thị phía trên bảng chọn cột.
04
Đọc báo cáo
Bảng tồn kho có các cột sau; bạn bật tắt cột ở Cột hiển thị.
| Cột | Ý nghĩa | Lấy số từ đâu |
|---|---|---|
| Mã, Tên, Nhóm, ĐVT | Mặt hàng, nhóm hàng, đơn vị tính chính | Danh mục mặt hàng |
| Số lượng | Nhập trừ xuất đến hết ngày chọn, theo đơn vị chính. Chữ đỏ khi dưới tồn tối thiểu | Các dòng kho của phiếu đã ghi sổ |
| Quy đổi | Số lượng tách ra thùng, lốc, lon nếu mặt hàng có đơn vị quy đổi | đơn vị tính quy đổi |
| Giá trị | Giá trị tồn đã ghi trên sổ kho | Giá vốn từng dòng nhập, xuất |
| Đơn giá BQ | Giá trị chia số lượng, làm tròn đồng; để trống nếu tồn bằng 0 hoặc âm | Tính từ hai cột trên |
| Tối thiểu, Tối đa | Ngưỡng bạn khai ở mặt hàng | Danh mục mặt hàng |
| Tình trạng | Dưới tối thiểu (đỏ) hoặc Vượt tối đa (vàng) | So số lượng với ngưỡng |
| Mã vạch | Mặc định ẩn | Danh mục mặt hàng |
Dòng cuối bảng là Tổng giá trị tồn kho. Số này nên khớp với số dư các tài khoản kho trên sổ cái; muốn kiểm tự động, dùng đối chiếu kho với sổ cái.
Thẻ kho (bấm mã hàng) có bộ lọc Từ ngày (mặc định 01/01 năm nay), Đến ngày và Kho. Bảng có các cột Ngày, Chứng từ, Diễn giải, Lô, Nhập, Xuất, Giá trị nhập, Giá trị xuất, Tồn, Giá trị tồn. Dòng đầu là Tồn đầu kỳ, dòng cuối là Cộng phát sinh, tồn cuối kỳ. Dưới bảng có dòng quy đổi tồn cuối kỳ ra các đơn vị phụ. Nút Sổ chi tiết mở sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa; nút Mặt hàng về trang sửa mặt hàng; nút In thẻ kho in thẻ.
05
Làm từng bước: kiểm hàng sắp hết và xem thẻ kho
Ví dụ: công ty bán đồ gốm có mặt hàng Bộ ấm chén (HH001), tồn tối thiểu 100 bộ. Ngày 12/10/2026 nhập 100 bộ giá 260.000 đồng; ngày 15/10/2026 bán 20 bộ. Ngày 31/10/2026, kế toán muốn biết còn bao nhiêu.
Vào Kho, Tồn kho.
Chọn Đến ngày là 31/10/2026, để Kho là Tất cả kho.
Chọn Tình trạng là Dưới tồn tối thiểu, bấm Xem.
Dòng HH001 hiện số lượng 80 (chữ đỏ), giá trị 20.800.000 đồng, đơn giá bình quân 260.000 đồng, tình trạng Dưới tối thiểu. Tồn 80 là 100 trừ 20; giá trị 80 nhân 260.000.
Bấm mã HH001 để mở thẻ kho. Chọn Từ ngày 01/10/2026, bấm Xem. Thẻ có dòng nhập 100 ngày 12/10 và dòng xuất 20 ngày 15/10, tồn cuối kỳ 80.
Bấm số chứng từ của một dòng để xem bản in phiếu. Bấm In phiếu (phiếu nhập) hoặc nút in của phiếu xuất để in.
06
Các trường hợp khác
Mấy việc khác hay làm trên cùng màn này.
Khi xem tồn của một kho
Chọn Kho rồi Xem. Mã hàng trong bảng dẫn sang thẻ kho đã lọc cùng kho. Hàng chuyển từ kho A sang kho B hiện xuất ở A và nhập ở B, tổng công ty không đổi. Xem thêm chuyển kho.
Khi xem tồn tại một ngày trong quá khứ
Đổi Đến ngày. Số lượng và giá trị là những gì sổ kho có đến hết ngày đó, theo giá đã ghi. Muốn đối chiếu với báo cáo tài chính cuối quý, chọn ngày cuối quý.
Khi tồn hiện số âm
Số âm nghĩa là sổ ghi xuất nhiều hơn nhập tại một thời điểm, thường do phiếu nhập đến muộn hoặc sai ngày, mã, kho, đơn vị. Mở thẻ kho, tìm dòng đầu tiên làm số dư xuống dưới 0 và sửa chứng từ gốc. Cách tìm từng bước ở bài tồn kho bị âm trên sổ. Màn Cài đặt cảnh báo có mục Xuất quá số tồn kho; đặt Cảnh báo và không cho cất thì phần mềm chặn xuất vượt tồn ngay từ đầu.
Khi in phiếu nhập kho hoặc xuất kho
Bản in có sẵn hộp chọn Thêm cột (lô, serial và hạn dùng; mã quy cách; đơn vị chuyển đổi; kho từng dòng; tồn kho sau chứng từ) và Khổ giấy (A4 dọc, A5 ngang, giấy cuộn 80 mm). Chọn xong bấm Xem mẫu. Phiếu nhập in theo mẫu 01-VT, phiếu xuất theo 02-VT, kèm dòng chế độ kế toán của công ty. Mẫu và cách ghi phiếu nằm ở bài mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Cột số lượng theo chứng từ và thực nhập (hoặc yêu cầu và thực xuất) trên bản in đang cùng in một số, nên nếu hàng về thiếu hoặc thừa, bạn phải ghi tay chênh lệch lên bản in.
Khi xuất sang Excel
Bấm Xuất Excel. Tệp xuất theo ngày Đến ngày đang chọn, không theo kho và nhóm đã lọc, nên hãy kiểm lại sau khi xuất.
07
Số liệu lấy từ đâu
Mọi con số là tổng các dòng kho của chứng từ đã ghi sổ, theo ngày hạch toán của dòng kho. Nhập ghi dương, xuất ghi âm, giá trị là giá vốn từng dòng. Giá xuất của phiếu xuất phụ thuộc phương pháp công ty chọn; đổi phiếu nhập về trước hoặc đổi phương pháp thì giá xuất có thể phải tính lại, xem tính giá xuất kho. Màn tồn kho chỉ đọc, không ghi bút toán.
Hai điểm cần nhớ khi so với luật. Thứ nhất, KetoanX theo dõi nhập xuất từng phiếu, tương ứng cách theo dõi theo từng lần phát sinh trong Thông tư 99; phần mềm không có chế độ kiểm kê định kỳ. Thứ hai, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng thấp hơn giá gốc, bạn phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở cuối kỳ; màn này không tự làm. Xem dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
08
Lỗi hay gặp và cách xử lý
Bảng báo
Không có hàng tồn kho theo điều kiện đã chọn.: ngày chọn trước phiếu nhập đầu tiên, hoặc phiếu còn ở trạng thái chưa ghi sổ. Đổi Đến ngày hoặc ghi sổ phiếu.Số tồn thấp hơn thực tế: kiểm có phiếu nhập nào chưa ghi sổ hoặc ghi sai kho không.
Số tồn khác kiểm kê: lập biên bản ở kiểm kê kho và xử lý chênh lệch theo bài kiểm kê kho và hàng thừa, thiếu.
Không thấy cột giá trị: tài khoản của bạn không có quyền xem giá vốn. Nhờ quản trị viên cấp quyền.
Mở thẻ kho thấy nhập xuất nhưng giá trị tồn lệch ở tháng gần nhất: giá xuất chưa được tính lại sau khi sửa phiếu nhập. Vào tính giá xuất kho để tính lại.
09
Hỏi đáp
Những câu người mới hay hỏi nhất về tồn kho.
Vì sao hàng em vừa nhập chưa hiện trong tồn kho?
Phiếu phải ở trạng thái đã ghi sổ và ngày hạch toán không sau Đến ngày đang chọn. Kiểm hai điều ấy.
Giá trị tồn khác số dư tài khoản 156 hoặc 152 thì sao?
Hai số phải bằng nhau. Dùng đối chiếu kho với sổ cái để tìm chứng từ lệch, thường là chứng từ hạch toán tay vào tài khoản kho mà không qua phiếu kho.
Thẻ kho này có phải sổ kho của thủ kho không?
Gần giống. Thẻ kho ở đây là thẻ kho S12-DN theo Thông tư 99 ghi theo cả số lượng và giá trị; thủ kho ghi thẻ chỉ theo số lượng. Chi tiết ở bài sổ chi tiết vật tư và thẻ kho. Phần thủ kho tự theo dõi nằm ở sổ kho của thủ kho.
Hàng đang trên đường về có tính vào tồn không?
Chưa, nếu chưa nhập kho. Hàng đã có hóa đơn mà chưa về thì lập kho Hàng đi đường với tài khoản kho riêng 151 như hướng dẫn ở vật tư, hàng hóa, kho.
Hướng dẫn khác trong nhóm Kho
- Vật tư, hàng hóa, kho
- Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao
- Nhập kho, xuất kho
- Tính giá xuất kho
- Chuyển kho
- Kiểm kê kho
- Tồn theo lô, hạn dùng
- Đơn vị tính quy đổi
- Nhóm vật tư, hàng hóa
- In tem mã vạch
- Định mức nguyên vật liệu
- Lắp ráp, tháo dỡ
- Lệnh sản xuất
- Theo dõi serial, IMEI
- Sổ kho của thủ kho
- Thứ tự chứng từ trong ngày
- Tổng hợp nhập xuất tồn
- Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa
- Hàng dưới tối thiểu, vượt tối đa
- Hàng chậm luân chuyển
- Sổ chuyển kho
- Đối chiếu kho với sổ cái
- Vòng quay hàng tồn kho
- Tồn kho theo chứng từ nhập
- Đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập
- Sổ chi tiết, thẻ kho theo lô
- Tồn kho theo đối tượng
- Tổng hợp xuất kho bán hàng
- Phiếu xuất chưa có chứng từ bán
- Đối chiếu nhập xuất lắp ráp, tháo dỡ
- Tiến độ sản xuất, xuất kho theo lệnh
- Công thức số lượng theo kích thước
- Hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ
- Đối chiếu giao nhận giữa chi nhánh
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.