Sổ kho của thủ kho: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/inventory/keeper

Sổ này đọc từ cùng sổ kho với tồn kho và nhập kho, xuất kho. Thẻ kho theo từng mặt hàng (có cột tồn sau mỗi dòng) mở từ màn Tồn kho, không nằm ở đây. Sổ kho của thủ kho là danh sách theo chứng từ, tiện cho việc kiểm cuối ngày.

1. 1

   Chứng từ đã ghi sổ. Phiếu nháp chưa ghi sổ không hiện ở màn này.

2. 2

   Kho đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho để lọc theo kho.

3. 3

   Quyền phân hệ Kho. Xem được là xem sổ. Muốn tích chọn và bấm ghi sổ kho cần quyền sửa của phân hệ Kho.

4. 4

   Nếu kho có hàng về hay đi theo phiếu chuyển kho, đã có sẵn chuyển kho đúng ngày.

ketoanx.com/inventory/keeper

Bộ lọc có: Từ ngày (mặc định ngày đầu tháng của Đến ngày), Đến ngày (mặc định hôm nay), Kho (mặc định Tất cả kho) và Tình trạng với ba lựa chọn Tất cả, Chưa ghi sổ kho, Đã ghi sổ kho. Bấm Xem để áp dụng.

ketoanx.com/inventory/keeper

Số lượng luôn quy về đơn vị tính chính của mặt hàng, dù trên phiếu bạn nhập theo đơn vị quy đổi. Dòng số lượng bằng 0 (như phân bổ chi phí mua, giảm giá hàng mua) không hiện. Khi chọn Tất cả kho, một phiếu chuyển kho cho thấy cả số Nhập lẫn Xuất của cùng mặt hàng, hai đầu bù nhau. Chọn một kho thì chỉ thấy phía của kho đó.

Khi phát hiện chứng từ đã đánh dấu bị sai

Chọn Tình trạng là Đã ghi sổ kho, tích chứng từ cần xem lại, bấm Bỏ ghi sổ kho. Màn báo "Đã bỏ ghi sổ kho 1 chứng từ". Sau đó sửa chứng từ ở nơi lập nó (nhập kho, xuất kho, chứng từ mua, chứng từ bán), rồi thủ kho đánh dấu lại. Việc bỏ dấu này không đụng đến sổ kho hay bút toán.

Khi kho có phiếu chuyển kho

Phiếu chuyển kho có hai đầu: kho xuất và kho nhập. Dấu ghi sổ kho gắn với cả phiếu, không tách theo kho. Nếu thủ kho kho xuất đánh dấu thì thủ kho kho nhận cũng thấy phiếu "Đã ghi". Hai kho nên thống nhất ai là người xác nhận, hoặc đối chiếu số thực nhập riêng theo đối chiếu giao nhận giữa chi nhánh.

Khi cần lấy danh sách chứng từ chưa xác nhận

Chọn Tình trạng là Chưa ghi sổ kho với khoảng ngày cần kiểm, rồi bấm In sổ kho. Danh sách này cho thủ kho biết còn những chứng từ nào chưa đối chiếu.

Về nghiệp vụ, thẻ kho là sổ của thủ kho, ghi theo số lượng và là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho; kế toán vật tư định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi thẻ. Mẫu thẻ kho theo Thông tư 99 là S12-DN, mỗi thẻ một mặt hàng ở một kho, có cột tồn. Bài thẻ kho, sổ chi tiết vật tư và bảng nhập xuất tồn nói rõ cách lập. KetoanX làm khác ở ba điểm. Một là sổ này theo chứng từ và không có cột tồn, thẻ kho đúng mẫu S12-DN nằm ở màn Tồn kho. Hai là không có cột chữ ký xác nhận của kế toán vật tư. Ba là dấu Đã ghi chỉ là cờ, không thay chữ ký tay trên thẻ kho hay sổ kho đóng quyển có chữ ký giám đốc. Phiếu nhập, xuất làm căn cứ ghi thẻ theo mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

"Không có chứng từ nhập, xuất trong khoảng ngày này.": khoảng ngày hoặc kho đang chọn không có chứng từ. Mở rộng Từ ngày, Đến ngày, đổi Kho sang Tất cả kho, và nhớ chứng từ chưa ghi sổ không hiện.

Không thấy ô tích và nút Ghi sổ kho: bạn chỉ có quyền xem phân hệ Kho. Các ô tích và nút này chỉ hiện khi có quyền sửa; nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền.

"Có chứng từ không thuộc công ty này hoặc không có nhập, xuất kho": chứng từ bạn chọn không có dòng hàng ra vào kho, hoặc danh sách trên màn đã cũ do ai đó xóa chứng từ. Tải lại trang.

Đã sửa phiếu rồi mà vẫn thấy "Đã ghi": phần mềm không tự bỏ dấu khi phiếu bị sửa. Bỏ dấu thủ công như mục trên rồi ghi lại.

Số Nhập và Xuất không khớp thẻ kho của mặt hàng: kiểm tra bộ lọc Kho và khoảng ngày; thẻ kho tính từ số dư đầu kỳ, còn sổ này chỉ liệt kê phát sinh trong khoảng ngày.