Sổ chuyển kho: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/stock-transfers

Sổ chỉ liệt kê, không sửa. Muốn sửa hoặc xóa một phiếu thì mở nó từ số phiếu trong sổ. Đối chiếu hàng xuất đi với hàng nhận giữa các chi nhánh xem đối chiếu giao nhận giữa chi nhánh.

1. 1

   Phiếu chuyển kho đã lập. Phiếu chuyển kho luôn ghi sổ ngay khi cất, nên lập xong là hiện trong sổ.

2. 2

   Các kho đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho. Kho đại lý có tài khoản kho riêng (ví dụ 157) nếu bạn muốn hàng gửi đại lý hiện ở tài khoản đó.

3. 3

   Quyền xem phân hệ Kho hoặc Báo cáo. Cột giá trị chỉ hiện với người được xem giá vốn.

Sổ chỉ ghi số xuất đi. Số thực nhận ở kho đến không có cột riêng vì sổ kho coi hai đầu bằng nhau.

Khi chuyển giữa hai kho nội bộ

Nếu hai kho cùng tài khoản kho (cùng 156), phiếu không sinh bút toán, chỉ đổi kho. Tồn toàn công ty không đổi. Trong tổng hợp nhập xuất tồn xem toàn công ty, chuyến này không tính vào nhập, xuất.

Khi gửi bán đại lý

Kho đại lý có tài khoản kho riêng 157 thì phiếu ghi Nợ 157, Có tài khoản kho đi (ví dụ 156) theo giá vốn. Hàng chưa bán nên chưa có doanh thu; doanh thu và giá vốn ghi khi đại lý báo đã bán. Chứng từ giao nhận cho đại lý là mẫu 04/HGĐL, xem hàng gửi đại lý bán đúng giá.

Khi xuất hàng cho đơn vị phụ thuộc

Ở ô Loại chuyển kho của phiếu, chọn Xuất cho đơn vị phụ thuộc; trong sổ này nó hiện là Đơn vị phụ thuộc. Sổ này cho thấy hàng xuất đi; số bên nhận đối chiếu ở màn riêng. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc hay độc lập quyết định có phải lập hóa đơn hay không, xem chi nhánh hạch toán độc lập, phụ thuộc.

Khi hàng đi đường quá lâu

Tìm các phiếu cũ trong sổ rồi hỏi kho nhận. Phiếu chuyển kho luôn ghi cả hai đầu cùng ngày, nên KetoanX không có trạng thái "đang chuyển". Nếu kho nhận chưa nhận mà phiếu đã ghi sổ thì tồn kho nhận đã cộng sẵn. Cần kiểm hàng đang đi đường thì dùng cột thực nhập trên bản in phiếu và so đối chiếu giao nhận giữa chi nhánh.

Về quy định, hàng chuyển giữa hai kho trong cùng một cơ sở không phải lập hóa đơn; chuyển cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn; chuyển cho đơn vị hạch toán độc lập hoặc có tư cách pháp nhân thì lập hóa đơn như bán hàng. Từ 01/7/2026, phiếu điện tử được đăng ký và quản lý như hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Chi tiết trong bài phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. KetoanX làm khác ở hai điểm. Bản in phiếu chỉ là bản in nội bộ theo bố cục mẫu 03/XKNB, chưa phải phiếu điện tử có chữ ký số và chưa gửi cơ quan thuế; bạn phát hành trên phần mềm hóa đơn điện tử rồi nhập số phiếu vào ghi chú. Hai là khoản phải thu, phải trả nội bộ 136, 336 giữa trụ sở và đơn vị phụ thuộc không tự sinh từ phiếu chuyển kho; bạn ghi tay hoặc theo quy trình của công ty.

"Bạn không có quyền xem ở phân hệ Kho, Báo cáo. Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền.": tài khoản không có quyền xem cả hai phân hệ.

Phiếu vừa lập không thấy: ngày phiếu nằm ngoài khoảng đang xem, hoặc đang lọc một kho không dính đến phiếu.

Cột Vận chuyển để trống: phiếu chưa khai người vận chuyển, phương tiện. Bổ sung khi sửa phiếu, vì nội dung này cần có để bản in phiếu đủ thông tin khi hàng đi đường.