Chuyển kho: cách lập phiếu trên KetoanX

ketoanx.com/transfers

Phiếu nằm sau vật tư, hàng hóa, kho (cần hai kho trở lên) và trước báo cáo sổ chuyển kho cùng đối chiếu giao nhận giữa các chi nhánh. Luật về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ nằm ở bài chuyển kho, xuất kho vận chuyển nội bộ.

1. 1

   Ít nhất hai kho đang dùng. Chưa đủ thì trang báo "Cần ít nhất hai kho đang dùng để chuyển kho" và không hiện biểu mẫu. Thêm kho ở vật tư, hàng hóa, kho.

2. 2

   Hàng đã có tồn ở kho xuất. Phần mềm kiểm tồn theo kho và theo lô.

3. 3

   Đại lý hoặc đơn vị nhận trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp nếu bạn muốn ghi: khách hàng, nhà cung cấp.

4. 4

   Quyền phân hệ Kho: thêm để lập, sửa để chỉnh, xóa để xóa. Lập mới được ghi sổ ngay nên cần cả quyền đặc biệt Ghi sổ.

5. 5

   Với kho nhận có tài khoản kho riêng (ví dụ 157 hàng gửi đi bán, 151 hàng đi đường), tài khoản đã khai ở TK kho riêng của kho.

ketoanx.com/transfers

Bấm số phiếu để mở trang chi tiết Phiếu chuyển kho với nút In phiếu kho, nút in phiếu kiêm vận chuyển (In phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc In phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý), Về danh sách và phần đính kèm.

ketoanx.com/transfers

Dòng hàng không có ô đơn giá: giá xuất do phần mềm tính theo phương pháp ở tính giá xuất kho.

Khi chuyển giữa hai kho cùng tài khoản kho

Chọn Chuyển kho nội bộ. Cả hai kho dùng 156 thì phiếu không có bút toán: chỉ sổ chi tiết kho xuất giảm và kho nhập tăng, tổng tài khoản không đổi. Phiếu in là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Chuyển giữa hai kho trong một cơ sở để tiếp tục sản xuất, kinh doanh thì không phải lập hóa đơn điện tử, nhưng vẫn cần chứng từ kho để ghi sổ.

Khi hàng đi đường chưa về kho

Kho Hàng đi đường có tài khoản kho riêng 151. Mua hàng vào kho đó; khi hàng về, lập phiếu chuyển kho từ kho đi đường sang kho chính, ghi Nợ tài khoản kho, Có 151. Cách này nêu trên màn danh mục kho.

Khi xuất cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc

Chọn Xuất cho đơn vị phụ thuộc. Từ 01/7/2026, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ điều chuyển hàng cho chi nhánh ở khác tỉnh, thành phố được chọn lập hóa đơn từng khâu hoặc dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu điện tử đăng ký, sử dụng như hóa đơn. KetoanX chỉ in bản nội bộ theo bố cục mẫu 03/XKNB, không ký số và không gửi cơ quan thuế; bạn phát hành phiếu điện tử trên phần mềm hóa đơn đang dùng rồi ghi số phiếu. Nếu nhận hàng là đơn vị hạch toán độc lập hoặc công ty có tư cách pháp nhân, phải lập hóa đơn như bán hàng, không dùng phiếu này. Xem chi nhánh hạch toán độc lập và phụ thuộc.

Khi hạch toán phải thu, phải trả nội bộ 136 và 336

Phiếu chuyển kho không tự sinh khoản 136 ở trụ sở và 336 ở chi nhánh. Nếu chi nhánh hạch toán riêng, hai bên ghi tay bằng chứng từ nghiệp vụ khác theo bài tài khoản 136, 336, rồi đối chiếu ở đối chiếu giao nhận giữa các chi nhánh.

Khi sửa hoặc xóa phiếu

Mở phiếu từ cột Số, sửa ngày, kho, số lượng hoặc thông tin vận chuyển rồi bấm Lưu phiếu chuyển kho; giá trị tính lại theo giá xuất tại ngày chuyển. Muốn bỏ phiếu, bấm Xóa và xác nhận câu hỏi xóa phiếu chuyển kho. Phiếu trong kỳ đã khóa sổ chỉ xem được.

Bút toán: nếu tài khoản kho hai đầu khác nhau, ghi Nợ tài khoản kho nhập, Có tài khoản kho xuất theo giá trị từng dòng. Nếu giống nhau, không có bút toán. Cả hai trường hợp ghi sổ ngay khi lập. Kiểm ở tồn kho chọn từng kho, và ở sổ chuyển kho.

1. 1

   Kho xuất và kho nhập phải khác nhau: chọn hai kho khác nhau.

2. 2

   Câu báo "Không đủ tồn kho" kèm tên hàng và "tại kho xuất": kho xuất không đủ số lượng, hoặc lô chọn không đủ. Chuyển hàng từ kho khác về trước, hoặc giảm số lượng. Nếu Cài đặt cảnh báo để Xuất quá số tồn kho ở mức cảnh báo thì phần mềm hỏi lại và cho cất khi bạn xác nhận.

3. 3

   Câu báo kho nhập đã ngừng dùng, không chuyển hàng vào kho này: chọn kho đang dùng.

4. 4

   Cần ít nhất một dòng hàng: chưa có dòng hàng hợp lệ.

5. 5

   Câu báo hàng theo dõi số lô hoặc serial, hãy nhập số lô hoặc serial: điền Số lô, serial.

6. 6

   Câu báo tài khoản không có trong hệ thống (khi kho có TK kho riêng sai): sửa tài khoản ở danh mục kho.

7. 7

   Câu báo sổ đã khóa đến một ngày, hoặc "Chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ": ngày chuyển trước ngày khóa sổ.