Đơn vị tính quy đổi: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/items/units

Đơn vị chính khai ở vật tư, hàng hóa, kho, ô Đơn vị tính chính. Đơn vị phụ khai ở đây rồi dùng khi lập nhập kho, xuất kho, chuyển kho và các chứng từ mua, bán có cột ĐVT. Cột ĐVT chỉ hiện khi mặt hàng có đơn vị quy đổi.

1. 1

   Mặt hàng đã có trong danh mục và đang dùng. Chỉ mặt hàng đang dùng mới hiện trong ô chọn. Nếu chưa có, ô Mặt hàng có lựa chọn thêm mặt hàng mới ngay tại chỗ.

2. 2

   Biết mặt hàng ghi kho theo đơn vị nhỏ nhất nào, và quan hệ giữa các đơn vị (1 thùng bằng bao nhiêu lon).

3. 3

   Quyền phân hệ Kho: thêm để khai đơn vị mới, sửa để đổi hệ số của đơn vị đã khai, xóa để bỏ.

4. 4

   Nên khai trước khi mặt hàng phát sinh chứng từ, vì hệ số đã dùng thì bị khóa (xem phần lỗi bên dưới).

ketoanx.com/items/units

Trang có ba khối. Khối trên cùng là form khai quy đổi. Khối Danh mục đơn vị tính dùng chung liệt kê các tên đơn vị, có form Thêm đơn vị. Khối Đơn vị quy đổi theo mặt hàng là bảng các cột Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị phụ, Hệ số, Quy đổi.

ketoanx.com/items/units

Ô Bằng bao nhiêu đơn vị có thể là số thập phân, ví dụ 0,5 cho đơn vị nhỏ hơn đơn vị chính.

Khi mặt hàng khai bằng đơn vị lớn mà bán lẻ bằng đơn vị nhỏ

Giả sử đơn vị chính là Bộ và bạn bán lẻ từng chiếc. Hệ số nhỏ hơn 1 được phép: Đơn vị phụ là Chiếc, Bằng bao nhiêu đơn vị là 0,25 nếu 1 chiếc bằng một phần tư bộ. Tuy vậy cách gọn hơn là chọn đơn vị chính là đơn vị nhỏ nhất ngay từ đầu.

Khi thêm tên đơn vị mà chưa gắn mặt hàng nào

Dùng form Thêm đơn vị ở khối Danh mục đơn vị tính dùng chung. Tên này chỉ để gợi ý khi gõ, chưa tạo quy đổi nào. Đơn vị bạn gõ khi khai quy đổi cũng tự vào danh mục.

Khi sửa hệ số của một đơn vị đã khai

Khai lại cùng mặt hàng, cùng tên đơn vị, hệ số mới rồi bấm Lưu đơn vị: phần mềm ghi đè hệ số. Việc này cần quyền Sửa. Nếu đơn vị đã nằm trên chứng từ với hệ số khác, phần mềm chặn (xem phần lỗi).

Khi muốn bỏ một đơn vị

Bấm xóa ở cuối dòng trong bảng theo mặt hàng và xác nhận. Chứng từ đã lập giữ nguyên số liệu. Muốn bỏ tên khỏi danh mục chung, bấm bỏ cạnh tên đơn vị.

Khi nhập hàng loạt từ bảng tính

Nhập danh mục mặt hàng từ tệp có cột đơn vị chuyển đổi; xem nhập từ Excel.

Hệ quả: tồn kho, thẻ kho, giá vốn và mọi báo cáo kho đều theo đơn vị chính. Mặt hàng theo dõi serial thì ô đơn vị bị khóa, mỗi dòng một chiếc. Cách ghi giá gốc và tính giá xuất ở bài nguyên tắc kế toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá xuất kho.

Khi lập hóa đơn, hãy kiểm đơn vị tính in trên hóa đơn có khớp đơn vị bạn đã giao cho khách.

1. 1

   Chọn mặt hàng: bạn chưa chọn mặt hàng.

2. 2

   Nhập đơn vị tính: ô Đơn vị phụ đang trống.

3. 3

   Hệ số quy đổi phải lớn hơn 0: nhập số lớn hơn 0.

4. 4

   Đơn vị này đã dùng trên chứng từ với hệ số khác; hãy thêm đơn vị mới thay vì đổi hệ số: hệ số đã dùng thì khóa để sổ cũ không lệch. Đặt tên đơn vị khác, ví dụ Thùng 30.

5. 5

   Báo lỗi nói chưa khai báo đơn vị trung gian: bạn nhập Đơn vị đó là một đơn vị chưa khai cho mặt hàng này. Khai đơn vị nhỏ trước rồi mới tới đơn vị lớn.

6. 6

   Đơn vị trung gian phải khác đơn vị đang khai: Thùng không thể bằng bao nhiêu Thùng.

7. 7

   Đơn vị tính đã có trong danh mục: tên đã có trong danh mục chung; không cần thêm lại.

8. 8

   Báo lỗi nói đơn vị đó là đơn vị chính của mặt hàng và hệ số luôn là 1: đơn vị chính không khai thêm ở đây.

9. 9

   Khi lập phiếu gặp câu nói mặt hàng chưa khai báo đơn vị tính: quay lại đây khai đúng tên đơn vị, đúng chữ hoa thường.