Cách xem tồn kho theo chứng từ nhập trên KetoanX

Chức năng này dùng để làm gì

Tồn kho thông thường chỉ cho biết mỗi mặt hàng còn bao nhiêu. Báo cáo này đi sâu hơn một bước: nó chia số tồn đó theo từng chứng từ nhập (phiếu nhập kho, chứng từ mua hàng, hàng bán bị trả lại, biên bản kiểm kê thừa...), theo thứ tự nhập trước xuất trước. Chọn một mặt hàng thì thêm một bảng sổ chi tiết, cho thấy mỗi chứng từ nhập đã bị những phiếu xuất nào lấy đi.

Màn Tồn kho theo chứng từ nhập với bộ lọc và vùng kết quả được viền vàng — Màn Tồn kho theo chứng từ nhập: bộ lọc ở trên, kết quả ở dưới.

Báo cáo nằm sau tồn kho và các phiếu nhập, xuất, và đi cùng báo cáo đối chiếu xuất kho theo chứng từ nhập. Nó chỉ đọc sổ kho, không ghi gì. Phương pháp tính giá nhập trước xuất trước giải thích ở bài giá xuất kho nhập trước xuất trước.

Trước khi bắt đầu

Chứng từ nhập, xuất đã ghi sổ. Chứng từ chưa ghi sổ không có trong báo cáo. Cách lập xem bài nhập kho, xuất kho, chứng từ mua hàng và chứng từ bán hàng.
Mặt hàng đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho. Dịch vụ không có trong báo cáo vì không vào kho.
Thứ tự chứng từ trong cùng một ngày đã đúng, vì nó quyết định lớp nhập nào bị trừ trước. Xem bài thứ tự chứng từ trong ngày.
Quyền xem phân hệ Kho hoặc phân hệ Báo cáo. Tài khoản bị giới hạn theo chi nhánh không mở được trang này. Cột đơn giá và giá trị chỉ hiện với người được xem giá vốn.

Mở màn hình

Vào menu Kho, Tồn kho theo chứng từ nhập. Đầu trang có ba nút: Tất cả báo cáo (về danh sách báo cáo), Đối chiếu xuất theo chứng từ nhập (sang báo cáo kế tiếp), và nút in kèm Tùy chọn in và Ghi nhớ. Ghi nhớ lưu lại trang cùng bộ lọc đang xem để mở lại ở trang Tất cả báo cáo.

Menu bên trái mở nhóm Kho, mục Tồn kho theo chứng từ nhập được viền vàng — Menu bên trái: Kho, rồi Tồn kho theo chứng từ nhập.

Dưới đó là bộ lọc: Tại ngày (mặc định hôm nay), Kho (mặc định Tất cả kho), Mặt hàng (mặc định Tất cả mặt hàng), Theo dõi và nút Xem báo cáo. Ô Theo dõi có hai lựa chọn. Từng kho (chuyển kho giữ chứng từ gốc) là mặc định: mỗi kho có hàng đợi riêng, và khi chuyển kho thì phần hàng chuyển đi mang theo chứng từ nhập gốc của nó. Cả công ty bỏ qua chuyển kho và coi cả công ty là một kho duy nhất. Khi chọn một mặt hàng, bộ lọc thêm ô Sổ chi tiết từ ngày (mặc định đầu tháng).

Đọc báo cáo

Bảng chính có tiêu đề "Tồn theo chứng từ nhập tại" cùng ngày bạn chọn. Dòng xếp theo mã mặt hàng, trong mỗi mặt hàng xếp theo ngày nhập cũ trước.

Bảng tồn theo chứng từ nhập với cột SL nhập, SL còn tồn, Đơn giá nhập, Giá trị tồn, Số ngày tồn được viền vàng — Mỗi dòng một lần nhập: số lượng nhập, số còn tồn, đơn giá nhập, giá trị tồn và số ngày tồn.

Cột	Ý nghĩa	Lấy số từ đâu
Mặt hàng	Mã và tên mặt hàng	Danh mục vật tư, hàng hóa
Kho	Kho đang giữ phần hàng còn lại	Sổ kho, sau khi tính chuyển kho
Chứng từ nhập	Số chứng từ nhập (bấm để mở) và loại chứng từ ghi mờ bên cạnh	Chứng từ có số lượng dương trên sổ kho
Ngày nhập	Ngày hạch toán của chứng từ nhập	Chứng từ
Lô	Số lô nếu mặt hàng theo dõi lô	Dòng sổ kho
SL nhập	Số lượng của lần nhập đó	Chứng từ nhập
SL còn tồn	Phần còn lại sau khi trừ mọi lần xuất đến ngày chọn	Tính theo nhập trước xuất trước
Đơn giá nhập	Giá trị nhập chia số lượng nhập	Chứng từ nhập
Giá trị tồn	Số còn tồn nhân đơn giá nhập	Tính từ hai cột trên
Số ngày tồn	Từ ngày nhập đến ngày chọn	Tính ra

Dòng Cộng giá trị tồn ở cuối cộng cột giá trị. Khi bạn chọn một mặt hàng, bảng thứ hai có tiêu đề bắt đầu bằng "Sổ chi tiết theo chứng từ nhập". Mỗi chứng từ nhập hiện một dòng đậm, bên dưới là các phiếu xuất đã lấy hàng từ nó trong khoảng từ ngày bạn chọn đến ngày báo cáo.

Cột	Ý nghĩa
Chứng từ nhập, Ngày, Kho	Lần nhập gốc
Chứng từ xuất, Ngày xuất	Phiếu xuất đã lấy hàng, ghi Chuyển kho nếu là phiếu chuyển kho
SL nhập	Số lượng của lần nhập (dòng đậm)
SL xuất, Giá trị xuất	Số lượng và giá trị đã lấy đi, theo đơn giá của lần nhập
Còn tồn	Phần còn lại của lần nhập (dòng đậm)

Báo cáo chỉ giữ chứng từ nhập còn hàng, hoặc có xuất trong khoảng bạn chọn. Chưa có dòng nào thì trang báo Không còn hàng tồn hoặc Không có chứng từ nhập còn tồn hoặc có xuất trong kỳ.

Làm từng bước: tìm lô hàng cũ nhất của một mặt hàng

Ví dụ: công ty Minh Phát bán linh kiện HH020. Ngày 01/10/2026 tồn đầu 100 cái giá 10.000 đồng, ngày 05/10 nhập 200 cái giá 11.000 đồng, ngày 18/10 nhập 100 cái giá 12.000 đồng. Ngày 12/10 xuất 150 cái, ngày 25/10 xuất 200 cái. Giám đốc hỏi cuối tháng còn gì trong kho và của lần nhập nào.

Chọn Tại ngày 31/10/2026, mặt hàng Bộ ấm chén, bấm Xem báo cáo, bảng chỉ còn lần nhập của mặt hàng — Chọn Tại ngày 31/10/2026, Mặt hàng HH001 rồi bấm Xem báo cáo: bảng chỉ hiện các lần nhập còn tồn của mặt hàng đó, xếp theo ngày nhập cũ trước.

Vào Kho, Tồn kho theo chứng từ nhập.
Ở Tại ngày chọn 31/10/2026. Giữ Kho là Tất cả kho và Theo dõi là mặc định.
Ở Mặt hàng chọn HH020, ở Sổ chi tiết từ ngày chọn 01/10/2026, bấm Xem báo cáo.
Bảng đầu có đúng một dòng: chứng từ nhập ngày 18/10, SL nhập 100, SL còn tồn 50, Đơn giá nhập 12.000, Giá trị tồn 600.000, Số ngày tồn 13. Phiếu xuất 12/10 đã lấy hết 100 cái của lần tồn đầu và 50 cái của lần nhập 05/10. Phiếu xuất 25/10 lấy nốt 150 cái của lần nhập 05/10 và 50 cái của lần nhập 18/10.
Cuộn xuống bảng sổ chi tiết. Lần tồn đầu có một dòng xuất 100 cái ngày 12/10. Lần nhập 05/10 có hai dòng xuất (50 cái ngày 12/10 và 150 cái ngày 25/10), ô Còn tồn để trống vì bằng 0. Lần nhập 18/10 có một dòng xuất 50 cái, Còn tồn 50.
Bấm nút in để in, hoặc Ghi nhớ để lưu bộ lọc này.

Kết quả 600.000 đồng bằng giá trị tồn bình thường của phương pháp nhập trước xuất trước, đúng ví dụ trong bài giá xuất kho nhập trước xuất trước.

Các trường hợp khác

Cách đọc đổi theo số kho, cách quản lý lô và phương pháp tính giá của công ty.

Ô Theo dõi chọn Cả công ty thì chuyển kho không đổi chứng từ gốc của hàng, báo cáo gộp theo cả công ty.

Khi công ty có nhiều kho và hay chuyển kho

Giữ Theo dõi ở Từng kho (chuyển kho giữ chứng từ gốc). Hàng nhập về kho tổng ngày 03/10 rồi chuyển 120 cái sang kho cửa hàng vẫn hiện ở dòng của chứng từ nhập ngày 03/10, nhưng cột Kho là kho cửa hàng. Chọn Cả công ty khi bạn chỉ muốn biết lần nhập nào còn hàng, không quan tâm hàng nằm ở đâu.

Khi hàng theo dõi lô

Phiếu xuất có ghi số lô thì lấy đúng lớp cùng số lô trước (đích danh), hết lớp cùng lô mới lấy lớp khác theo thứ tự nhập. Nhờ vậy cột Lô luôn đúng với hàng đã xuất. Xem thêm tồn theo lô, hạn dùng.

Khi báo cáo có dòng đỏ về xuất âm kho

Dòng cảnh báo bắt đầu bằng "Có" kèm số lần xuất vượt số tồn của các chứng từ nhập (xuất âm kho). Phần vượt không gắn được vào chứng từ nhập nào. Nguyên nhân thường là phiếu nhập ghi muộn hơn phiếu xuất hoặc thiếu phiếu nhập. Cách tìm và sửa ở bài tồn kho bị âm trên sổ.

Khi công ty tính giá xuất bình quân

Báo cáo luôn tính giá trị theo đơn giá của từng lần nhập, kể cả khi bạn đã chọn bình quân gia quyền ở tính giá xuất kho. Khi đó tổng Giá trị tồn có thể khác số dư tài khoản kho. Dòng ghi chú dưới bảng nhắc việc này. Muốn so với sổ cái, dùng đối chiếu kho với sổ cái.

Khi bạn không được xem giá vốn

Các cột Đơn giá nhập, Giá trị tồn và dòng Cộng giá trị tồn biến mất. Số lượng vẫn đủ.

Số liệu lấy từ đâu

Mọi số đọc từ sổ kho của các chứng từ đã ghi sổ đến ngày bạn chọn, không có bút toán nào được ghi từ trang này. Phần mềm xếp các dòng sổ kho theo ngày, thứ tự trong ngày, nhập trước xuất sau, rồi chạy lại từ đầu: mỗi dòng nhập tạo một lớp, mỗi dòng xuất trừ dần các lớp từ cũ đến mới. Vì chạy lại mỗi lần mở, sửa một phiếu nhập cũ sẽ đổi kết quả ngay.

Giá xuất kho đã ghi trên phiếu (theo phương pháp công ty chọn) không dùng ở đây; báo cáo tự tính giá theo lớp nhập. Với công ty đang dùng nhập trước xuất trước thì hai số trùng nhau.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Câu đỏ "Có N lần xuất vượt số tồn của các chứng từ nhập (xuất âm kho)": sổ kho đang âm. Tìm phiếu xuất đầu tiên làm số dư xuống dưới 0, sửa ngày hoặc bổ sung phiếu nhập.

Không còn hàng tồn: đến ngày chọn kho không còn hàng nào thỏa bộ lọc. Kiểm tra lại Tại ngày, Kho và Mặt hàng.

Bạn đổi Từ ngày mà bảng đầu không đổi: ô Sổ chi tiết từ ngày chỉ ảnh hưởng bảng sổ chi tiết bên dưới, bảng đầu luôn tính đến Tại ngày.

Báo lỗi quyền: câu "Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền" nghĩa là tài khoản chưa có quyền xem phân hệ Kho hay Báo cáo. Câu "Tài khoản của bạn bị giới hạn theo chi nhánh nên chỉ làm việc được với chứng từ thu, chi của chi nhánh được giao" nghĩa là tài khoản bị khóa theo chi nhánh; nhờ quản trị viên.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi khi đọc báo cáo lần đầu.

Báo cáo này khác tồn kho thông thường chỗ nào?

Tồn kho cho số tồn theo mặt hàng và kho. Báo cáo này tách số đó theo từng lần nhập, để biết hàng đang tồn là hàng nhập ngày nào, giá bao nhiêu.

Hàng bán trả lại có hiện thành một lần nhập không?

Có. Hàng bán bị trả lại nhập kho là một dòng sổ kho dương nên tạo một lớp riêng, với đơn giá theo giá trị nhập lại, hiện ở cột Chứng từ nhập cùng loại chứng từ ghi mờ.

Vì sao Số ngày tồn có ích?

Nó là số ngày từ lần nhập đến ngày chọn. Dòng nào nhiều ngày nhất là hàng nằm lâu nhất; muốn danh sách hàng chậm luân chuyển theo mặt hàng thì xem hàng chậm luân chuyển.

Có xuất Excel được không?

Trang này không có nút xuất Excel. Bạn in, hoặc in ra tệp PDF bằng chức năng của trình duyệt. Muốn bảng nhập xuất tồn để làm tiếp bằng Excel, dùng tổng hợp nhập xuất tồn.

Công ty tôi theo Thông tư 133 thì có khác không?

Không. Trang đọc cùng sổ kho cho mọi chế độ. Báo cáo không thay các sổ kho theo mẫu; thẻ kho và sổ chi tiết vật tư theo mẫu từng chế độ giải thích ở bài sổ chi tiết vật tư, thẻ kho.

Hướng dẫn khác trong nhóm Kho

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Tồn kho theo chứng từ nhập: cách dùng trên KetoanX