Màn Kiểm kê kho trên KetoanX: nhập số thực tế, xử lý chênh

ketoanx.com/inventory/count

Kiểm kê đứng sau nhập kho, xuất kho, chuyển kho và tồn kho, vì phải ghi đủ phiếu mới có số sổ đúng để so. Bài kiến thức đầy đủ về trình tự và hạch toán là kiểm kê kho và hàng thừa, thiếu; mẫu biên bản ở bài chứng từ kho: kiểm nghiệm, kiểm kê.

1. 1

   Ghi sổ hết các phiếu nhập, xuất, chuyển kho đến ngày kiểm kê. Phiếu chưa ghi sổ không vào số theo sổ và sẽ tạo chênh lệch giả.

2. 2

   Luật Kế toán bắt buộc kiểm kê khi kết thúc kỳ kế toán năm và trong các trường hợp đặc biệt (chia tách, sáp nhập, giải thể, hỏa hoạn, đánh giá lại tài sản). Quyết định lập ban kiểm kê và chọn thời điểm khóa sổ kho là việc của công ty, làm trước khi đếm. Xem kiểm kê cuối năm.

3. 3

   Mặt hàng, kho đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho. Hàng theo lô thì tách từng lô, xem tồn theo lô, hạn dùng.

4. 4

   Quyền phân hệ Kho: thêm để lập biên bản và lập chứng từ xử lý, sửa để nhập số đếm, xóa để xóa biên bản, in để in mẫu. Lập chứng từ xử lý cần thêm quyền đặc biệt Ghi sổ.

5. 5

   Ngày kiểm kê nằm sau ngày khóa sổ.

ketoanx.com/inventory/count

Trang chi tiết có các nút In biên bản, Mẫu in 05-VT, Về danh sách. Phía dưới là khung Nhập số đếm từ tệp Excel, phiếu đếm, và khung Xử lý chênh lệch.

ketoanx.com/inventory/count

Form lập biên bản:

Trang chi tiết, khung ban kiểm kê và phiếu đếm:

Các cột Theo sổ, Giá trị sổ (nếu được xem giá vốn) và Chênh lệch do phần mềm tính. Hàng đếm thấy mà sổ không có thì thêm ở khung Hàng đếm được mà sổ không có (chọn mặt hàng, ghi số lô nếu có, số đếm; bấm Thêm dòng).

Khi chọn ghi thẳng ngay

Chọn Ghi thẳng (giá vốn, 711). Khi bấm lập chứng từ, hàng thiếu ghi Nợ tài khoản giá vốn của mặt hàng (thường 632), Có tài khoản kho; hàng thừa ghi Nợ tài khoản kho, Có 711. Dùng khi đã biết nguyên nhân và quyết định xong, ví dụ thiếu trong định mức hao hụt. Cách này không có bước chờ nên không chia được cho người bồi thường; ai phải bồi thường thì nên chọn chờ xử lý.

Khi kiểm kê theo lô

Hàng bật theo dõi lô được tách mỗi lô một dòng, với hạn dùng. Đếm theo từng lô. Hàng không theo lô gộp một dòng cho mỗi mặt hàng.

Khi có nhiều dòng cần đếm

Bấm Tải tệp mẫu (đã điền sẵn các dòng của biên bản), ghi số đếm vào cột Thực tế, rồi bấm Chọn tệp và nhập. Chỉ nhận tệp .xlsx, tối đa 5 MB. Dòng có mã hàng chưa có trong biên bản được thêm vào; ô Thực tế trống bị bỏ qua. Hoặc dán vào ô Dán số đếm từ Excel (cột mã hàng, [số lô], số đếm) rồi bấm Điền vào biên bản, sau đó vẫn phải bấm Lưu số kiểm kê.

Khi đếm sai và muốn đếm lại

Biên bản đã lập chứng từ không sửa số đếm được. Xóa chứng từ kiểm kê ở màn chứng từ (hoặc ở phiếu kho tương ứng); biên bản quay về trạng thái Đang đếm. Biên bản chưa lập chứng từ thì bấm Xóa biên bản. Chứng từ sinh từ kiểm kê không sửa được ở màn phiếu kho; chỉ xóa rồi đếm lại.

Khi in biên bản

Bấm Mẫu in 05-VT. Trang in có các nút chọn bố cục: Theo mặt hàng, Theo lô, hạn dùng, Theo serial, IMEI, Theo mã quy cách, Theo kích thước, và Kèm kết quả xử lý để in thêm các bút toán xử lý. Dòng chưa đếm in theo số sổ. Với Thông tư 99, mẫu 05-VT là biên bản tổng hợp kiểm kê; tiêu đề đổi theo chế độ của công ty.

Chờ xử lý: thiếu Nợ 1381, Có tài khoản kho; thừa Nợ tài khoản kho, Có 3381. Ghi thẳng: thiếu Nợ giá vốn, Có tài khoản kho; thừa Nợ tài khoản kho, Có 711. Chứng từ xử lý khoản chờ xử lý: thiếu Nợ tài khoản bạn chọn, Có 1381; thừa Nợ 3381, Có tài khoản bạn chọn.

Quy định và chỗ phần mềm khác luật:

1. 1

   Theo Thông tư 99 và Thông tư 133, hao hụt, mất mát hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường đi vào giá vốn (632), không vào 811. Vì vậy ở khung xử lý hàng thiếu, gợi ý đầu tiên là Tính vào giá vốn (hao hụt, mất mát sau khi trừ bồi thường), sau đó đến bắt bồi thường (1388), trừ vào lương (334) và thu tiền bồi thường; công ty theo hai chế độ này không thấy gợi ý 811. Công ty theo Thông tư 200 hoặc hợp tác xã vẫn thấy 811 hoặc 658 (chi phí khác) ở cuối danh sách.

2. 2

   Hàng thiếu có người chịu trách nhiệm: trừ tiền bồi thường (Nợ 334, 1388 hoặc thu tiền) rồi mới đưa phần còn lại vào 632.

3. 3

   Phần mềm không tự phân biệt thiếu trong hay ngoài định mức; bạn quyết định theo kết luận của ban kiểm kê. Định mức hao hụt: định mức tiêu hao nguyên vật liệu.

4. 4

   Kết quả kiểm kê phải vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính; kiểm kê cuối năm 2026 thì ghi vào sổ năm 2026. Nếu quyết định chưa có, vẫn lập chứng từ để dùng 1381 và 3381 cho khớp số thực tế, rồi xử lý khi có quyết định.

5. 5

   Số kém và mất phẩm chất chỉ để in và theo dõi. Hàng mất phẩm chất cần hủy hoặc lập dự phòng phải làm riêng: dự phòng giảm giá hàng tồn kho và hủy hàng hết hạn, hư hỏng.

Kiểm lại ở tồn kho, sổ nhật ký chung và đối chiếu kho với sổ cái.

1. 1

   Không có mặt hàng nào để kiểm kê theo điều kiện đã chọn: kho, nhóm hoặc ngày chọn không có hàng còn tồn. Đổi Mặt hàng đưa vào sang Mọi mặt hàng đang dùng hoặc đổi điều kiện.

2. 2

   Chưa nhập số đếm nào: chưa có dòng nào có số ở cột Thực tế khi bấm lập chứng từ. Nhập và lưu số đếm.

3. 3

   Số lượng kém phẩm chất cộng mất phẩm chất không được lớn hơn số đếm được: sửa lại hai cột.

4. 4

   Biên bản đã lập chứng từ xử lý; xóa chứng từ đó trước khi sửa số đếm: xóa chứng từ kiểm kê rồi sửa.

5. 5

   Biên bản này đã lập chứng từ xử lý chênh lệch rồi: bấm hai lần hoặc biên bản đã xử lý.

6. 6

   Câu báo tổng các dòng xử lý hàng thiếu (hoặc thừa) phải bằng số chờ xử lý: các dòng chia ở khung xử lý chưa cộng đủ. Chỉnh số tiền cho khớp số hiển thị ở tiêu đề khung.

7. 7

   Ngày xử lý không được trước ngày kiểm kê: chọn Ngày xử lý từ ngày kiểm kê trở đi.

8. 8

   Câu báo sổ đã khóa đến một ngày: ngày kiểm kê hoặc ngày xử lý nằm trong kỳ khóa sổ.

9. 9

   Biên bản này đã xử lý thừa thiếu rồi: khoản chờ xử lý chỉ đóng một lần. Muốn làm lại, xóa chứng từ xử lý ở màn chứng từ.