Nhập kho, xuất kho: cách lập phiếu trên KetoanX

ketoanx.com/inventory/moves

Phiếu kho nằm sau vật tư, hàng hóa, kho, cùng cấp với chứng từ mua hàng và chứng từ bán hàng, và trước tồn kho. Lắp ráp, tháo dỡ và lệnh sản xuất cũng sinh phiếu nhập xuất nhưng có màn riêng: lắp ráp, tháo dỡ và lệnh sản xuất. Mẫu phiếu và cách ghi theo luật nằm ở bài mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

1. 1

   Mặt hàng và kho đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho. Dịch vụ không nhập xuất kho được.

2. 2

   Tài khoản đối ứng có trong hệ thống tài khoản. Mỗi lý do có sẵn tài khoản gợi ý, bạn sửa được từng dòng.

3. 3

   Đơn vị tính phụ nếu nhập theo thùng: đơn vị tính quy đổi.

4. 4

   Với phiếu xuất, đã chọn phương pháp ở tính giá xuất kho, vì giá xuất do phần mềm tính, bạn không gõ.

5. 5

   Quyền phân hệ Kho: thêm để lập, sửa để chỉnh, xóa để xóa. Phiếu lập xong được ghi sổ ngay, nên cần cả quyền đặc biệt Ghi sổ. Người không có quyền xem giá vốn lập phiếu nhập với giá trị 0, kế toán cập nhật đơn giá sau.

6. 6

   Kỳ chưa khóa sổ. Ngày phiếu nằm trong kỳ đã khóa thì không lập, sửa, xóa được.

ketoanx.com/inventory/moves

Dải thẻ lọc: Phiếu nhập, xuất, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Tồn đầu kỳ, Nhập, xuất từ chứng từ mua bán. Bảng có các cột Ngày, Số, Loại, Lý do, Hàng, Giá trị (khi được xem giá vốn), Sổ (Đã ghi hoặc Chưa ghi), Thủ kho, và liên kết In. Danh sách hiện tối đa 300 phiếu mới nhất. Cột Thủ kho có nhãn Đã ghi sổ kho khi thủ kho đã xác nhận ở sổ kho của thủ kho.

ketoanx.com/inventory/moves/new/NKHO

Bảng lý do và tài khoản đối ứng gợi ý:

Ngoài ra có ba lý do nhập hàng không thuộc sở hữu công ty: Nhận giữ hộ (theo dõi ngoài bảng), Nhận gia công (theo dõi ngoài bảng), Nhận bán hộ, ký gửi (theo dõi ngoài bảng; bán bằng chứng từ bán hộ thì tự giảm), và Xuất hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ (trả bên giao, ngoài bảng) cho phiếu xuất. Các lý do lắp ráp, tháo dỡ và lệnh sản xuất do màn riêng đặt, không chọn tay.

ketoanx.com/inventory/moves/new/XKHO

Khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất

Bấm Lập phiếu xuất kho, Lý do là Sản xuất. Chọn mặt hàng và số lượng; bạn không nhập đơn giá. Cột Giá bình quân cho biết giá phần mềm sẽ dùng. Khi cất, phần mềm tính giá xuất theo phương pháp của công ty và ghi Nợ 621, Có 152. Ví dụ xuất 200 mét vải đang có giá bình quân 45.000 đồng: Nợ 621 9.000.000, Có 152 9.000.000. Quy định về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở bài tài khoản 621, 622.

Khi xuất hủy hàng hư hỏng, hết hạn

Lý do là Hủy hàng hư hỏng, hết hạn: Nợ 632, Có tài khoản kho theo giá vốn. Để chi phí được trừ thuế, bạn cần bốn giấy tờ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 12/3/2026): quyết định hủy, biên bản kiểm kê ghi nguyên nhân và phương án xử lý, quyết định thành lập hội đồng, quyết định xử lý của hội đồng. Phiếu có chỗ đính kèm tệp để lưu bản quét. Phần đã trích dự phòng thì hoàn nhập ở màn dự phòng cuối kỳ. Xem hủy hàng hết hạn, hư hỏng.

Khi xuất biếu tặng, dùng nội bộ hoặc góp vốn

Ba việc này nay có ba lý do riêng, và chọn lý do nào thì dưới ô Lý do hiện một ghi chú màu vàng nhắc phần thuế, hóa đơn. Phiếu xuất kho chỉ ghi giá vốn, không lập hóa đơn và không ghi thuế GTGT đầu ra.

Biếu tặng (không phục vụ sản xuất, kinh doanh) ghi Nợ 642, Có tài khoản kho; quà biếu khách thường ghi 641, sửa tài khoản trên dòng. Hàng cho, biếu, tặng phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra theo giá hàng cùng loại, nên ghi chú khuyên lập bằng chứng từ bán hàng, tích Có hàng khuyến mại, biếu tặng và nhập giá tính thuế thay cho phiếu xuất kho. Biếu tặng người lao động chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi cũng lập bằng chứng từ bán hàng (Nợ 353, Có 511, Có 33311 theo Thông tư 99), không ghi thẳng Nợ 353 trên phiếu xuất.

Góp vốn bằng hàng tồn kho ghi Nợ 228 theo giá trị ghi sổ của hàng; góp vào công ty con hay liên doanh, liên kết thì đổi dòng sang 221 hoặc 222. Giá các bên đánh giá lại cao hơn giá trị ghi sổ thì lập thêm chứng từ nghiệp vụ khác Nợ tài khoản đầu tư, Có 711 phần chênh lệch, thấp hơn thì Nợ 811, Có tài khoản đầu tư. Góp vốn bằng hàng tồn kho không lập hóa đơn.

Sử dụng nội bộ ghi Nợ 642. Hàng dùng để tiếp tục sản xuất, kinh doanh của chính công ty (xuất vật tư, chuyển kho, dùng cho hoạt động kinh doanh) không phải tính thuế GTGT và không phải lập hóa đơn. Dùng cho mục đích khác, như cho, tặng người lao động, thì phải lập hóa đơn và tính thuế đầu ra như hàng biếu tặng. Khác ghi Nợ 642 cho những trường hợp còn lại; phiếu cũ đã chọn lý do "Khác (góp vốn, biếu tặng, ...)" nay hiện là Khác. Chi tiết ở bài khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ; hóa đơn lập ở hóa đơn.

Khi nhập tồn đầu kỳ

Bấm Nhập tồn đầu kỳ (lý do Tồn kho đầu kỳ (không hạch toán)). Phiếu chỉ ghi số lượng và giá trị vào sổ kho theo kho và lô, không có bút toán. Số dư các tài khoản kho (152, 153, 155, 156) nhập riêng ở màn số dư đầu kỳ, và hai số phải khớp nhau. Xem tồn kho đầu kỳ.

Khi nhận hàng giữ hộ, gia công, bán hộ

Chọn một trong ba lý do "Nhận" ở trên; ô đối tượng đổi thành Bên giao hàng, chủ hàng (bắt buộc). Hàng này không thuộc tài sản của công ty nên phiếu không vào tồn kho, không có bút toán, chỉ ghi số lượng và giá trị theo biên bản giao nhận vào sổ theo dõi. Thông tư 99 yêu cầu bên nhận không phản ánh hàng đó là hàng tồn kho mà mở sổ chi tiết theo dõi và thuyết minh báo cáo tài chính; xem hạch toán hàng gia công. Muốn trả lại hàng, lập phiếu xuất Xuất hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ; phần mềm không cho xuất nhiều hơn số còn giữ.

Khi sửa hoặc xóa phiếu

Mở phiếu từ cột Số, sửa rồi bấm nút Cất ở cuối biểu mẫu, hoặc bấm Xóa và xác nhận Xóa phiếu này?. Phiếu nhập đã có hàng xuất về sau mà xóa làm tồn âm thì bị chặn. Sửa phiếu nhập về sau khi đã xuất thì giá xuất cần tính lại; phần mềm báo câu "Đã có phiếu xuất từ ngày … về sau: giá xuất kho cần tính lại từ ngày này". Phiếu của lắp ráp, tháo dỡ, kiểm kê hoặc kỳ tính giá thành không sửa ở đây.

Cùng lúc phần mềm ghi số lượng và giá trị vào sổ kho, theo kho và lô. Kiểm lại ở tồn kho, thẻ kho, và sổ nhật ký chung. Phiếu xuất vượt tồn: nếu Cài đặt cảnh báo để mục Xuất quá số tồn kho ở mức chặn, phần mềm không cho cất; ở mức cảnh báo thì hỏi lại rồi vẫn cất được. Phiếu nhập giá trị hàng theo giá gốc nên cần tính cả chi phí mua phân bổ; xem phân bổ chi phí mua hàng và bài giá nhập kho, chi phí mua hàng.

ketoanx.com/inventory/moves/new/XKHO

1. 1

   Câu báo sổ đã khóa đến một ngày: ngày phiếu nằm trong kỳ đã khóa. Mở khóa sổ hoặc dùng ngày sau ngày khóa.

2. 2

   Câu yêu cầu nhập tài khoản đối ứng cho một dòng: dòng thiếu tài khoản đối ứng. Điền hoặc đổi lý do để tài khoản tự điền.

3. 3

   Câu báo mặt hàng theo dõi số lô (hãy nhập số lô) hoặc theo dõi serial (hãy nhập serial cho từng chiếc): điền Số lô, serial.

4. 4

   Câu "Không đủ tồn kho" kèm tên hàng, số cần và số tồn: xuất nhiều hơn tồn của kho hoặc lô. Kiểm thẻ kho, nhập thêm hoặc giảm số lượng.

5. 5

   Câu báo kho đã ngừng dùng, không lập phiếu mới vào kho này: chọn kho khác.

6. 6

   Câu báo một mặt hàng là dịch vụ, không nhập xuất kho: bỏ dòng dịch vụ.

7. 7

   Câu báo lý do do màn lắp ráp, tháo dỡ hoặc lệnh sản xuất đặt: lý do hệ thống không chọn tay. Dùng màn riêng.

8. 8

   Báo cần bấm Cất, chưa ghi sổ: tài khoản của bạn thiếu quyền Ghi sổ. Biểu mẫu phiếu kho chỉ có một nút cất và ghi sổ ngay, nên nhờ quản trị viên cấp quyền Ghi sổ ở phân hệ Kho.

9. 9

   Báo chọn bên giao hàng (chủ hàng): phiếu nhận giữ hộ, gia công, bán hộ bắt buộc có đối tượng.