Hạch toán hàng gia công: bên thuê gia công và bên nhận gia công ghi sổ thế nào

Ba bước ghi theo Thông tư 99, ví dụ với nguyên liệu, vật liệu:

1. 1

   Xuất vật tư đi gia công: Nợ 154, Có 152. Nếu đưa hàng hóa đi gia công thì Có 156.

2. 2

   Chi phí phát sinh, gồm tiền thuê gia công và chi phí vận chuyển vật tư đến nơi gia công, từ nơi gia công về kho: Nợ 154, Nợ 1331 (nếu có thuế được khấu trừ), Có 111, 112, 331.

3. 3

   Nhận về: Nợ 155 nếu là sản phẩm, Nợ 152 nếu là nguyên liệu, vật liệu, Nợ 156 nếu là hàng hóa, cùng Có 154.

Giá gốc của hàng nhận về, theo Thông tư 99, gồm giá thực tế của vật tư xuất đi, chi phí vận chuyển và tiền thuê gia công. Thành phẩm gia công được tính theo giá thành thực tế gồm vật liệu trực tiếp, tiền thuê gia công và các chi phí khác liên quan trực tiếp. Hao hụt trong định mức nằm sẵn trong giá trị vật tư xuất đi, nên đi vào giá thành.

Vật tư thừa sau gia công trả lại bên thuê cũng chỉ ghi trong sổ theo dõi, giảm số đang giữ.

Việc bên thuê xuất vật tư giao bên nhận chưa chuyển quyền sở hữu nên không phải bán hàng; hồ sơ thường dùng là hợp đồng gia công, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận, ghi rõ số lượng, định mức hao hụt và thời hạn trả hàng. Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng liệt kê máy móc, thiết bị là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu vào nhóm không phải dùng hóa đơn điện tử. Gia công để xuất khẩu có quy tắc thuế suất và hồ sơ hải quan riêng, xem bài thuế suất GTGT 0%.

ketoanx.com/reports/stock-held

Các bước

1. 1

   Bên nhận (xưởng N), nhận vải: vào Kho→, Nhập kho, xuất kho, bấm Lập phiếu nhập kho (hoặc từ Hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ bấm Lập phiếu nhận giữ hộ rồi đổi lý do). Ô Lý do chọn Nhận gia công (theo dõi ngoài bảng); khi đó nhãn ô đối tượng đổi thành Bên giao hàng, chủ hàng (bắt buộc), chọn công ty M, nếu để trống phần mềm báo Hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ: chọn bên giao hàng (chủ hàng) ở ô đối tượng. Dòng hàng: Mặt hàng là vải, Số lượng 1.000, Đơn giá nhập 80.000; dòng cuối ghi Tổng giá trị theo biên bản: 80.000.000 đồng, và cột tài khoản đối ứng bị ẩn vì phiếu không hạch toán. Bấm Cất phiếu nhập kho.

2. 2

   Bên nhận, tiền may: vào phần bán hàng của KetoanX, Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, bấm Bán dịch vụ, chọn khách M, một dòng dịch vụ Số lượng 1, Đơn giá 15.000.000, Thuế suất GTGT 10%. Phần nhân công 9.000.000 và chi phí chung 4.000.000 ghi ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, Lập chứng từ, Loại chứng từ là Chứng từ nghiệp vụ khác: dòng 1 TK Nợ 154, TK Có 622, 9.000.000; dòng 2 TK Nợ 154, TK Có 627, 4.000.000; dòng 3 TK Nợ 632, TK Có 154, 13.000.000 khi giao áo.

3. 3

   Bên nhận, giao trả: lập Lập phiếu xuất kho với Lý do là Xuất hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ (trả bên giao, ngoài bảng), cũng chọn M ở ô đối tượng. Báo cáo theo dõi theo cặp bên giao và mặt hàng, nên phần vải đã thành áo phải xuất trả theo số lượng trên biên bản giao nhận thì Tồn cuối mới về đúng.

4. 4

   Bên thuê (công ty M), xuất vải: Lập phiếu xuất kho, Lý do để Khác (lý do mặc định của phiếu xuất), dòng hàng Mặt hàng vải, Số lượng 1.000. Cột TK Nợ (đối ứng) đang gợi ý 642, sửa thành 154. Giá xuất không gõ được, phần mềm lấy theo phương pháp tính giá xuất kho (giả định 80.000 đồng), ô Giá bình quân chỉ để tham khảo.

5. 5

   Bên thuê, tiền may và vận chuyển: vào Mua hàng→, Chứng từ mua hàng, bấm Mua dịch vụ, chọn nhà cung cấp là xưởng N, dòng dịch vụ có Đơn giá 15.000.000, Thuế suất GTGT 10%, TK chi phí 154, Thanh toán để Chưa thanh toán. Tiền vận chuyển lập thêm một chứng từ Mua dịch vụ với Đơn giá 1.000.000, thuế 10%, TK chi phí 154, Thanh toán tiền mặt. Nếu quên TK chi phí thì phần mềm báo Mua không qua kho: nhập TK chi phí cho dòng.

6. 6

   Bên thuê, nhập áo: Lập phiếu nhập kho, Lý do là Thành phẩm sản xuất, dòng hàng Mặt hàng áo, Số lượng 500, Đơn giá nhập 192.000. Dòng cuối ghi Tổng giá trị nhập: 96.000.000 đồng. Cất bằng Cất phiếu nhập kho.

Phần mềm tự ghi gì

Bên nhận: phiếu nhận và phiếu xuất trả không có bút toán, chỉ có số lượng, giá trị theo biên bản trên báo cáo Hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ, nhóm Nhận giữ hộ, gia công (công ty theo Thông tư 200 thấy tài khoản ngoài bảng 002). Chứng từ bán dịch vụ ghi Nợ 131 16.500.000, Có 511 15.000.000, Có 33311 1.500.000, không ghi giá vốn.

Bên thuê: phiếu xuất ghi Nợ 154, Có 152 80.000.000 theo giá xuất; Mua dịch vụ ghi Nợ 154 15.000.000, Nợ 1331 1.500.000, Có 331 16.500.000, và chứng từ vận chuyển ghi Nợ 154 1.000.000, Nợ 1331 100.000, Có 111 1.100.000; phiếu nhập áo ghi Nợ 155, Có 154 96.000.000. Tài khoản kho thực tế là tài khoản khai ở mặt hàng, trong ví dụ này vải là 152 và áo là 155. Các bút toán trên theo Thông tư 99.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Kho→, Hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ để xem cột Tồn đầu, Nhận, Xuất trả, Tồn cuối theo bên giao, và Kho→, Tồn kho để thấy vải đã ra khỏi kho M. Giới hạn: KetoanX chưa có lý do xuất đưa đi gia công cũng như phiếu theo dõi vật tư đang nằm ở bên gia công, nên số vải 80.000.000 ở xưởng N không tách ra trong tồn kho của M; giữ bảng theo dõi ngoài phần mềm. Phía N, nhân công 622, chi phí chung 627 và giá vốn 632 phải lập tay bằng chứng từ nghiệp vụ khác như bước 2. Hướng dẫn đầy đủ từng màn: hướng dẫn nhập kho, xuất kho và hướng dẫn hàng nhận giữ hộ, gia công, bán hộ. Bài trước trong nhóm là thu hộ, chi hộ; bài sau là nguyên tắc kế toán hàng tồn kho, mở đầu trụ cột kho.