Kế toán mua hàng và bán hàng: quy trình từ đơn hàng đến công nợ và thuế

Khi nhận hàng và hóa đơn, bạn ghi giá chưa thuế vào tài khoản hàng hóa, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào tài khoản 133 (1331), và tổng thanh toán vào công nợ phải trả: Nợ 156, Nợ 1331, Có 331. Thuế đầu vào không được khấu trừ thì tính vào giá trị hàng mua thay vì ghi 1331. Khi trả tiền: Nợ 331, Có 111 hoặc 112. Khoản mua từ 5 triệu đồng phải trả qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế, xem bài thanh toán không dùng tiền mặt.

Giá nhập kho không chỉ là giá trên hóa đơn mà còn gồm chi phí mua; cách tính nằm ở bài giá nhập kho và chi phí mua hàng.

Doanh thu chỉ ghi khi bạn đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu cho người mua và không còn nắm quyền quản lý hay kiểm soát hàng. Khách đã trả tiền mà chưa giao hàng thì không ghi 511 mà ghi Có 131 số tiền đã thu; chỉ khi giao hàng mới ghi doanh thu. Hóa đơn điện tử lập theo quy định ở bài hóa đơn điện tử 2026.

Cuối kỳ, kho còn 40 sản phẩm, trị giá 40 × 200.000 = 8.000.000 đồng. Lãi gộp là 18.000.000 - 12.000.000 = 6.000.000 đồng. Về thuế, đầu ra 1.800.000 đồng thấp hơn đầu vào 2.000.000 đồng, nên kỳ này chưa phải nộp thuế GTGT và còn 200.000 đồng được khấu trừ chuyển sang kỳ sau; cách tính nằm ở bài thuế GTGT 2026.

1. 1

   Hạch toán bán hàng: ghi đúng ba vế của một lần bán (doanh thu, thuế đầu ra, giá vốn) khi thu tiền ngay, bán chịu, khách trả trước.

2. 2

   Thời điểm ghi nhận doanh thu: vì sao cùng một giao dịch có thể ghi doanh thu kế toán, thuế GTGT và thuế TNDN vào ba thời điểm khác nhau.

3. 3

   Hàng về trước hóa đơn về sau và ngược lại: ghi nhập kho theo giá tạm tính rồi điều chỉnh, và kê khai thuế vào đúng kỳ.

4. 4

   Chiết khấu thương mại: ghi ngay trên hóa đơn hay lập hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua hạch toán thế nào.

5. 5

   Hàng bán bị trả lại: ai lập hóa đơn, kê khai giảm thuế, nhập lại kho, điều chỉnh giá vốn.

6. 6

   Giảm giá hàng bán: hóa đơn điều chỉnh và hạch toán khi hàng kém chất lượng hoặc sai quy cách.

7. 7

   Chiết khấu thanh toán: phân biệt với chiết khấu thương mại, hạch toán 635 và 515.

8. 8

   Hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ: hóa đơn, thuế GTGT, thuế TNDN và hạch toán.

9. 9

   Hàng gửi đại lý bán đúng giá: xuất hàng gửi, bảng thanh toán, hóa đơn hoa hồng ở bên giao và bên nhận.

10. 10

    Mua bán giao thẳng không qua kho: ghi mua và bán cùng lúc khi hàng đi thẳng từ nhà cung cấp tới khách.

11. 11

    Bán hàng trả chậm, trả góp: tách giá bán trả ngay và lãi trả chậm, phân bổ lãi qua các kỳ.

12. 12

    Voucher, phiếu quà tặng: bán, phát và khách dùng voucher thì ghi doanh thu, lập hóa đơn lúc nào.

13. 13

    Thu hộ, chi hộ: khoản nào không phải lập hóa đơn, không tính doanh thu.

14. 14

    Hàng gia công: xuất vật tư đi gia công, nhận thành phẩm, và phía nhận gia công chỉ ghi phí gia công.

Xong trụ cột này, bạn sang nguyên tắc kế toán hàng tồn kho. Công nợ phát sinh từ các giao dịch trên được theo dõi và đối chiếu theo trụ cột trước, kế toán vốn bằng tiền và công nợ; bài ngay trước là theo dõi tuổi nợ phải thu.

ketoanx.com/flows

Các bước

1. 1

   Phía bán, Báo giá (hướng dẫn báo giá) gửi giá cho khách, rồi Đơn đặt hàng (hướng dẫn đơn đặt hàng) giữ hàng và theo dõi số đã giao. Hai bước này không ghi sổ.

2. 2

   Chứng từ bán hàng (hướng dẫn chứng từ bán hàng) là bước ghi doanh thu, thuế đầu ra, công nợ hoặc tiền thu và giá vốn nếu hàng xuất từ kho. Cùng màn có Hàng bán bị trả lại và Giảm giá hàng bán. Chiết khấu thương mại theo doanh số có trang riêng.

3. 3

   Hóa đơn (hướng dẫn hóa đơn) lập hóa đơn nội bộ từ chứng từ bán hoặc độc lập, rồi Thu tiền khách hàng (hướng dẫn thu tiền khách hàng) đối trừ phiếu thu hoặc báo có vào từng hóa đơn.

4. 4

   Phía mua, Đơn mua hàng (hướng dẫn đơn mua hàng) đặt hàng nhà cung cấp, và Chứng từ mua hàng (hướng dẫn chứng từ mua hàng) ghi nhập kho hoặc chi phí, thuế đầu vào và công nợ phải trả. Cùng bước có lối tắt Trả lại hàng mua và Phân bổ chi phí mua.

5. 5

   Cuối vòng, Hóa đơn đầu vào nhận XML để kiểm tra và khấu trừ thuế, Trả tiền nhà cung cấp (hướng dẫn trả tiền nhà cung cấp) lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi đối trừ công nợ, và Công nợ phải trả, Công nợ phải thu cho số còn nợ.

Phần mềm tự ghi gì

Lập chứng từ bán xong, KetoanX ghi Nợ 131 (hoặc tiền), Có 511, Có 33311; hàng xuất từ kho thì ghi thêm Nợ 632, Có 156 theo giá xuất kho. Chứng từ mua ghi Nợ 156 và Nợ 1331, Có 331 (hoặc tiền) và cộng thẻ kho. Thu tiền và trả tiền chỉ đổi 131, 331 với tiền mặt hoặc ngân hàng. Chi tiết bút toán từng nghiệp vụ nằm ở các bài tiếp theo của trụ cột này.

Kiểm lại và giới hạn

Kiểm ba chỗ khớp của bài: Kho→, Tồn kho và sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa cho kho; công nợ cho 131, 331; thuế GTGT cho đầu ra, đầu vào. Giới hạn: KetoanX lập hóa đơn nội bộ và xuất dữ liệu ra Excel, không ký số, không lấy mã và không gửi cơ quan thuế, nên bước phát hành hóa đơn điện tử làm trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn bạn đang dùng. Các màn hình bán hàng nằm trong bán hàng của KetoanX.