Đơn đặt hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/sales/orders

Đơn đặt hàng đứng giữa báo giá ở trước và chứng từ bán hàng ở sau; xa hơn là hóa đơn và thu tiền khách hàng. Công ty bán lẻ, bán ngay thì bỏ qua đơn, lập thẳng chứng từ bán. Đơn đặt hàng đáng dùng khi hàng giao nhiều đợt, giao sau ngày đặt, hoặc khi cần biết khách còn thiếu bao nhiêu hàng.

Phần mềm không giữ hàng khi có đơn: tồn kho vẫn nguyên cho đến khi chứng từ bán được ghi sổ. Muốn biết hàng nào đã có người đặt nhưng chưa giao, mở báo cáo Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao (số khả dụng bằng tồn kho trừ số đơn chưa giao).

ketoanx.com/sales/orders/new

1. 1

   Khách hàng trong danh mục, xem khách hàng, nhà cung cấp. Địa chỉ giao hàng của khách khai ở đó thì chọn lại được trên đơn.

2. 2

   Mặt hàng đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho, có đơn giá bán và thuế suất.

3. 3

   Bảng giá riêng hoặc chính sách giá cho nhóm khách (nếu có): bảng giá bán, chính sách giá. Đơn tự lấy giá từ đây.

4. 4

   Quyền phân hệ Bán hàng: thêm để lập đơn và lập chứng từ từ đơn, sửa để cất lại, xóa để hủy hoặc xóa, In để gửi email.

5. 5

   Muốn xuất hàng thì kho phải đủ tồn khi lập chứng từ bán, không phải lúc lập đơn.

ketoanx.com/sales/orders

Tình trạng gồm bốn giá trị: Chưa thực hiện, Đang thực hiện (đã giao một phần), Hoàn thành (mọi dòng giao đủ) và Đã hủy. Danh sách không có bộ lọc; theo dõi đơn quá hạn giao bằng báo cáo Tình hình thực hiện đơn hàng.

Bấm số đơn để mở chi tiết. Trang chi tiết có cùng biểu mẫu, thêm cột Đã thực hiện và Còn lại ở lưới, khung Chứng từ bán đã lập từ đơn này, khung gửi email, Lịch sử gửi thư (nếu từng gửi) và Tệp đính kèm.

ketoanx.com/sales/orders/new

Chân bảng có Cộng tiền hàng và Tổng cộng. Một đơn có tối đa 300 dòng. Màn lập đơn không có cột đơn vị tính quy đổi; đơn dùng đơn vị chính của mặt hàng.

Khi lập đơn mà không có báo giá

Vào Bán hàng→, Đơn đặt hàng, bấm Lập đơn đặt hàng, giữ ô Lập từ báo giá ở Không lập từ báo giá và nhập từ đầu như bảng trên. Nếu công ty chưa có báo giá nào đang mở thì ô chọn này không hiện.

Khi khách đặt cọc hoặc ứng trước tiền hàng

Đơn đặt hàng không có ô tiền cọc. Khi nhận tiền, lập phiếu thu hoặc báo có ở thu tiền khách hàng cho khách đó, ghi vào ứng trước. Về pháp luật: từ 01/7/2026 (Nghị định 254/2026/NĐ-CP), hàng hóa lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu, nên nhận tiền ứng trước tiền hàng chưa phải lập hóa đơn; riêng dịch vụ mà thu tiền trước thì lập hóa đơn lúc thu, trừ tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng. Phân biệt cọc với tạm ứng theo hợp đồng của bạn, xem bài thời điểm lập hóa đơn. KetoanX không tự nhắc hạn lập hóa đơn.

Khi giao hàng nhiều đợt và lập hóa đơn

Mỗi đợt giao là một chứng từ bán và một hóa đơn riêng, vì hóa đơn lập tại thời điểm giao từng phần. Ví dụ đợt 1 ngày 20/10/2026 ghi 4.560.000 đồng tiền hàng và thuế 364.800 đồng; đợt 2 ngày 05/11/2026 ghi 3.040.000 và 243.200. Lập kèm hóa đơn ngay trên chứng từ bán hoặc lập sau ở hóa đơn. Thuế suất 8% cho hàng thuộc diện giảm áp dụng đến hết 31/12/2026; đợt giao sau mốc này tính theo thuế suất lúc đó, xem giảm thuế GTGT 8 phần trăm 2026.

Khi khách muốn thêm hàng hoặc đổi số lượng giữa chừng

Đơn đã có chứng từ thì không sửa dòng hàng được. Phần mềm báo đơn đã có chứng từ nên không sửa được dòng hàng và yêu cầu xóa các chứng từ bên dưới trước. Cách làm thực tế: giao xong phần đã đặt, rồi lập đơn đặt hàng mới cho phần thêm. Đừng xóa chứng từ đã hóa đơn để sửa đơn, vì còn phải hủy hóa đơn trước.

Khi khách đổi ý và hủy đơn

Đơn chưa có chứng từ thì bấm nút hủy đơn đặt hàng (hỏi lại trước khi hủy). Đơn đã hủy chỉ xem được, không lập chứng từ từ nó, và không còn tính vào báo cáo hàng chưa giao. Muốn xóa hẳn thì bấm Xóa. Đơn lập từ báo giá bị xóa thì báo giá tự mở lại. Đơn đã giao một phần không hủy được; nếu đã giao nhầm hoặc khách trả lại, dùng chứng từ hàng bán trả lại ở bài chứng từ bán hàng.

Khi gửi đơn xác nhận qua email

Làm như với báo giá: khung gửi thư dưới đơn có Email người nhận và Đồng gửi. Thư kèm bảng dòng hàng và tệp in HTML. Mỗi lần gửi ghi vào Lịch sử gửi thư với tình trạng Đã gửi hoặc Lỗi. Chỉnh mẫu thư ở mẫu thư, gửi thư.

Khi in đơn

Bấm In để mở trang in theo mẫu của công ty, với mã QR chuyển khoản số tiền bằng tổng đơn nếu công ty đã khai tài khoản ngân hàng VND. Mẫu Word, Excel riêng (nếu có) hiện ở dòng In theo mẫu riêng. Chỉnh mẫu ở mẫu in chứng từ.

Số Đã thực hiện của đơn được tính lại mỗi lần cất hoặc xóa chứng từ bán lập từ đơn. Hai điều cần nhớ: chứng từ bán lưu nháp (chưa ghi sổ) vẫn được tính vào số đã thực hiện, và chứng từ hàng bán trả lại không làm số này giảm. Để kiểm lại, mở báo cáo Tình hình thực hiện đơn hàng (đơn nào trễ hẹn giao, còn bao nhiêu tiền chưa giao; báo cáo chỉ đếm chứng từ đã ghi sổ) và Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao.

ketoanx.com/sales/orders/new

Đơn hàng đã hủy, không lập chứng từ được: đơn đã bị hủy. Lập đơn mới hoặc chứng từ bán không theo đơn.

Dòng hàng không thuộc đơn hàng đã chọn: bạn đã đổi nguồn của dòng trên chứng từ bán. Quay lại đơn và bấm lại Lập chứng từ bán.

Đơn đã có chứng từ, thông báo dạng "Đơn đặt hàng đã có chứng từ BH00031/26, không sửa được. Xóa chứng từ đó trước.": xóa chứng từ bán đó (và hủy hóa đơn kèm, nếu có) hoặc để nguyên đơn rồi lập đơn mới cho phần thêm.

Đơn đã hủy trước đó: bạn bấm hủy lần hai. Không cần làm gì.

Chọn mặt hàng, Số lượng phải lớn hơn 0, Cần ít nhất một dòng hàng: dòng hàng thiếu hoặc sai, sửa như ở bài báo giá.

Địa chỉ giao hàng không thuộc đối tượng của đơn: bạn đã đổi khách sau khi chọn địa chỉ. Chọn lại địa chỉ của khách mới hoặc gõ tay ở Giao tới.