Mẫu hợp đồng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/contracts/templates

Mẫu chỉ là bản khuôn, không phải hợp đồng. Nó không ghi sổ và không tính vào doanh thu hay công nợ. Hợp đồng tạo ra từ mẫu là một hợp đồng bình thường ở hợp đồng, sửa tự do và không bị ràng buộc với mẫu nữa. Sau khi tạo, bạn gắn chứng từ vào hợp đồng khi giao hàng, xem chứng từ bán hàng.

Nên có sẵn mặt hàng (vật tư, hàng hóa, kho) nếu mẫu có dòng hàng, và khách hàng hoặc nhà cung cấp (khách hàng, nhà cung cấp) để chọn khi tạo hợp đồng. Chưa có thì thêm nhanh ngay trong ô chọn.

ketoanx.com/contracts/templates

Từ trên xuống: khung Tạo hợp đồng từ mẫu (chỉ hiện khi đã có mẫu đang dùng), nút Thêm mẫu hợp đồng mở biểu mẫu lập mẫu mới, rồi bảng các mẫu với cột Mã, Tên mẫu, Loại, Nội dung, Giá trị, Hiệu lực (ngày), Dòng hàng, Đợt và Tình trạng. Hai cột đếm cho biết mẫu có bao nhiêu dòng hàng và bao nhiêu đợt. Tình trạng là Đang dùng hoặc Ngưng dùng. Bấm mã mẫu để sửa mẫu ngay trên trang; bấm Dùng mẫu ở cuối dòng để chuyển mẫu đó vào khung tạo hợp đồng.

ketoanx.com/contracts/templates

Bảng Dòng hàng của mẫu có Mặt hàng, Số lượng, Đơn giá, Thuế %, Thành tiền. Bảng Đợt thanh toán có Tên đợt, Số ngày sau ngày ký và % giá trị; dòng cuối hiện tổng phần trăm, đỏ lên khi vượt 100. Cả hai bảng không bắt buộc. Ô Đặt giá trị mẫu bằng tổng các dòng xuất hiện khi mẫu có dòng hàng.

Khung Tạo hợp đồng từ mẫu có: Mẫu hợp đồng (chọn mẫu đang dùng), Số hợp đồng (bắt buộc), Ngày ký (bắt buộc), Khách hàng hoặc Nhà cung cấp (tùy loại mẫu), Giá trị (trống: theo mẫu), Dự án (trống: theo mẫu), Nội dung (trống: theo mẫu).

Khi muốn biến một hợp đồng đã có thành mẫu

Mở hợp đồng ở màn hợp đồng, bấm Lưu thành mẫu, sửa Mã mẫu và Tên mẫu (mặc định là M- cộng số hợp đồng và nội dung hợp đồng), bấm Lưu mẫu. Phần mềm chép nội dung, giá trị, dòng hàng, đợt thanh toán. Số tiền mỗi đợt đổi thành phần trăm giá trị, hạn đổi thành số ngày sau ngày ký, thời hạn là số ngày từ ngày ký đến ngày hết hạn. Hợp đồng có giá trị 0 thì không chép được đợt thanh toán, vì không có gì để tính phần trăm.

Khi mẫu có mặt hàng đã bị xóa khỏi danh mục

Khi tạo hợp đồng, dòng hàng nào có mặt hàng không còn trong danh mục thì bị bỏ, và thông báo cho biết đã bỏ bao nhiêu dòng. Kiểm lại dòng hàng của hợp đồng mới trước khi dùng.

Khi giá trị nhập khác tổng các dòng hàng của mẫu

Dòng hàng được chép nguyên số lượng và đơn giá của mẫu, không co giãn theo giá trị bạn nhập. Nếu bạn nhập giá trị riêng, hãy mở hợp đồng mới, sửa dòng hàng và tick Đặt giá trị hợp đồng bằng tổng các dòng khi cần cho khớp, hoặc sửa mẫu cho đúng.

Khi tạm ngưng hoặc xóa mẫu

Bấm Ngưng dùng để mẫu không hiện ở ô chọn mà vẫn giữ lại, bấm Dùng lại để mở lại. Bấm Xóa sẽ hỏi Xóa mẫu hợp đồng này? Hợp đồng đã tạo từ mẫu không bị ảnh hưởng.

Khi đợt đầu của mẫu là tiền tạm ứng

Đợt tạm ứng chỉ là hạn thu trong hợp đồng, phần mềm không lập hóa đơn hay ghi doanh thu. Khoản thanh toán trước cho dịch vụ thì hóa đơn lập tại thời điểm thu tiền, còn tiền đặt cọc bảo đảm hợp đồng thì chưa phải lập; xem thời điểm lập hóa đơn. Với mẫu mua, khoản trả từ 5 triệu đồng trở lên cần chuyển khoản mới được khấu trừ thuế đầu vào, xem thanh toán không dùng tiền mặt. Mẫu không kiểm hai điều này.

ketoanx.com/contracts/templates

Mã mẫu hợp đồng đã tồn tại: đổi mã khác hoặc sửa mẫu cũ.

Nhập tên mẫu và Nhập nội dung hợp đồng: ô Tên mẫu hoặc Nội dung hợp đồng thiếu hoặc dưới 2 ký tự.

Nhập tên cho mọi đợt thanh toán: có đợt chưa đặt tên. Đặt tên hoặc xóa đợt.

Phần trăm mỗi đợt phải lớn hơn 0 và không quá 100: đợt nào để trống hoặc 0% thì sửa hoặc xóa.

Số ngày sau ngày ký của mỗi đợt từ 0 đến 3650: số ngày phải là số nguyên không âm.

Câu báo tổng phần trăm các đợt vượt 100%: giảm bớt một đợt cho tổng không quá 100.

Nhập số hợp đồng: khi tạo từ mẫu mà chưa nhập số. Số hợp đồng đã tồn tại: số đó đã dùng.

Tổng các đợt thanh toán của mẫu vượt giá trị hợp đồng: hiếm gặp, do làm tròn; nhập lại giá trị hợp đồng lớn hơn một chút hoặc giảm phần trăm đợt.