Mẫu thư, gửi thư: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/sales/settings/mail

Trên nhóm màn này bạn làm được bốn việc:

1. 1

   Sửa mẫu thư của từng loại chứng từ, xem trước bằng số liệu mẫu, rồi lưu.

2. 2

   Quay về mẫu mặc định khi sửa hỏng.

3. 3

   Khai máy chủ gửi thư riêng của công ty để thư đi từ tên miền của bạn (trang Máy chủ gửi thư, chỉ nói ngắn ở dưới).

4. 4

   Xem Lịch sử gửi thư: thư nào đã đi, thư nào lỗi và lỗi gì.

Trong quy trình, màn này đứng sau khâu lập chứng từ. Bạn lập hóa đơn, báo giá hay chứng từ bán hàng, bấm nút gửi email trên chứng từ, và lá thư lấy theo mẫu đã lưu ở đây. Bản in đính kèm theo thư lấy theo mẫu in chứng từ.

1. 1

   Thông tin công ty (tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email) đã khai, vì chữ ký cuối thư lấy từ đó. Xem tạo công ty và chọn chế độ kế toán.

2. 2

   Khách hàng có email trong danh mục, hoặc bạn gõ địa chỉ lúc gửi. Xem khách hàng, nhà cung cấp. Người liên hệ của khách có đánh dấu nhận thư sẽ được tự điền vào ô Đồng gửi.

3. 3

   Quyền: vào được các trang này cần quyền xem ở phân hệ Bán hàng hoặc Hệ thống. Lưu hoặc đặt lại mẫu thư cần quyền sửa ở một trong hai phân hệ ấy. Khai máy chủ gửi thư riêng cần quyền sửa ở phân hệ Hệ thống. Bấm gửi thư từ chứng từ cần quyền In ở phân hệ Bán hàng. Xem thành viên và phân quyền.

4. 4

   Người dùng bị giới hạn theo chi nhánh bị chặn ở thao tác lưu và gửi; cần nhờ quản trị viên.

ketoanx.com/sales/settings/mail

Dưới các nút là một dãy nhãn chọn loại thư, theo thứ tự: Hóa đơn, Báo giá, Đơn đặt hàng, Đơn mua hàng, Chứng từ bán hàng, Thông báo công nợ, Nhắc nợ quá hạn (đợt thu nợ), Nhắc đợt thanh toán hợp đồng, Biên bản điều chỉnh hóa đơn, Biên bản thay thế hóa đơn, Thông báo hủy hóa đơn. Mở lần đầu, trang chọn Hóa đơn. Bấm nhãn nào thì trang nạp mẫu của loại ấy; phần chưa lưu của loại trước sẽ mất, nên lưu xong rồi hãy chuyển.

ketoanx.com/sales/settings/mail

Ba luật của chỗ trống đáng nhớ. Tên chỗ trống chỉ gồm chữ thường không dấu, số và dấu gạch dưới, nên gõ tay mà sai một ký tự (viết hoa chẳng hạn) thì thư giữ nguyên chữ {{...}} khi gửi. Gõ đúng dạng nhưng tên không có trong loại thư ấy thì chỗ trống để trống, phần mềm không báo gì. Dùng nút chèn là cách an toàn nhất. Cuối cùng, nếu mẫu không có {{bang_chi_tiet}} thì bảng dòng hàng được thêm vào cuối thư.

Hai nút dưới ô nhập: Lưu mẫu thư luôn có (nếu bạn có quyền sửa); Dùng mẫu mặc định chỉ hiện khi loại thư này đã bị bạn sửa. Dòng chữ nhỏ Đang dùng mẫu mặc định. cho biết loại này chưa sửa lần nào.

Khi muốn bỏ mẫu đã sửa

Chọn loại thư, bấm Dùng mẫu mặc định. Hộp hỏi Bỏ mẫu đã sửa và dùng lại mẫu mặc định?, đồng ý thì hiện Đã dùng lại mẫu mặc định. Mẫu bạn đã sửa bị xóa hẳn, không khôi phục được.

Khi gửi thư nhắc nợ cho khách quá hạn

Soạn hai mẫu: Thông báo công nợ cho kỳ đối chiếu định kỳ, Nhắc nợ quá hạn (đợt thu nợ) cho lần đòi. Giữ câu "nếu đã thanh toán, xin bỏ qua thư này" như mẫu mặc định để khỏi thất lễ với khách đã trả. Thư công nợ không phải biên bản đối chiếu có chữ ký hai bên; nếu cần biên bản, xem mẫu biên bản đối chiếu công nợ.

Khi hóa đơn đã lập sai và cần gửi biên bản cho người mua

Ba loại Biên bản điều chỉnh hóa đơn, Biên bản thay thế hóa đơn, Thông báo hủy hóa đơn là thư kèm văn bản. Mẫu mặc định xin khách ký xác nhận và gửi lại. Quy định về điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử sai sót áp dụng từ 01/7/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; xem xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026 và biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn. Thư chỉ là phương tiện gửi văn bản; hóa đơn điều chỉnh hay thay thế chính thức bạn vẫn lập ở phần mềm hóa đơn điện tử.

Khi muốn thư đi từ tên miền của công ty

Bấm Máy chủ gửi thư. Điền Máy chủ SMTP, chọn Cổng (587, 465, 25 hoặc 2525), Tên đăng nhập, Mật khẩu, Tên người gửi, Email người gửi, tùy chọn Email nhận trả lời. Tích Dùng máy chủ này để gửi thư chứng từ, bấm Lưu. Rồi nhập địa chỉ vào Gửi thư thử tới và bấm Gửi thư thử để kiểm. Gmail và Microsoft 365 cần mật khẩu ứng dụng. Chưa khai hoặc đang tắt thì thư đi qua máy chủ chung của KetoanX; muốn thư vào hộp thư đến thay vì thư rác, tên miền gửi cần bản ghi SPF và DKIM do người quản trị tên miền khai.

Khi muốn tra thư nào đã gửi hoặc bị lỗi

Bấm Lịch sử gửi thư. Trang liệt kê 300 thư gần nhất của công ty với các cột Thời điểm, Loại thư, Người nhận, Tiêu đề, Tình trạng, Người gửi. Bấm tên loại thư để nhảy tới chứng từ đã gửi. Bấm Chỉ thư lỗi để lọc các thư bị lỗi, Tất cả để bỏ lọc. Mỗi dòng ghi rõ thư đi qua Máy chủ của công ty hay Máy chủ chung, và nếu lỗi thì hiện nguyên nhân màu đỏ.

Nhập nội dung thư: Nội dung thư ngắn hơn 10 ký tự. Một thư không lời chào thì cũng nên có vài chữ.

Tiêu đề tối đa 200 ký tự và Nội dung tối đa 10.000 ký tự: rút ngắn.

Nhập địa chỉ email người nhận hợp lệ (tối đa 10 địa chỉ): lúc gửi, ô người nhận trống hoặc có địa chỉ sai. Nhiều địa chỉ cách nhau dấu phẩy, tối đa 10.

Địa chỉ đồng gửi không hợp lệ (tối đa 10 địa chỉ): ô Đồng gửi có địa chỉ sai hoặc quá 10. Địa chỉ trùng với người nhận chính thì bị bỏ khỏi danh sách đồng gửi.

Chưa gửi được thư. Kiểm tra địa chỉ nhận rồi thử lại sau, hoặc in ra và gửi bằng cách khác.: máy chủ chung từ chối. Dòng chi tiết nằm ở Lịch sử gửi thư. Nếu đã khai máy chủ riêng, câu báo đổi thành "Chưa gửi được thư qua máy chủ SMTP của công ty. Kiểm tra máy chủ, cổng, tài khoản ở cài đặt máy chủ thư rồi thử lại.".

Không giải mã được mật khẩu SMTP của công ty (khóa máy chủ đã đổi). Nhập lại mật khẩu ở cài đặt máy chủ thư.: vào Máy chủ gửi thư, nhập lại Mật khẩu rồi lưu.

Cổng SMTP chỉ nhận 25, 465, 587 hoặc 2525: chọn một trong bốn cổng ở ô Cổng.

Đổi máy chủ, cổng, kiểu kết nối hoặc tên đăng nhập thì nhập lại mật khẩu SMTP: vì lý do an toàn, mật khẩu cũ không được giữ khi đổi các thông tin đó.