Hợp đồng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/contracts

Trên màn này bạn làm được những việc sau: thêm hợp đồng bán hoặc mua; xem tổng quan hợp đồng bán; mở một hợp đồng để kê dòng hàng và đợt thanh toán; đổi tình trạng; gửi thư nhắc khách trả đợt chưa đủ; lưu hợp đồng thành mẫu; thanh lý và in biên bản thanh lý; đính kèm tệp scan hợp đồng.

Trong quy trình, hợp đồng đứng trước chứng từ: bạn ký hợp đồng, nhập vào đây, rồi khi giao hàng thì lập chứng từ bán hàng (hoặc chứng từ mua hàng) và chọn hợp đồng ở ô Hợp đồng. Tiền về thì ghi ở thu tiền khách hàng. Muốn xem hợp đồng nào lãi, hợp đồng nào lỗ trên một bảng, dùng báo cáo theo hợp đồng.

Nên có sẵn:

1. 1

   Khách hàng hoặc nhà cung cấp trong danh mục, xem khách hàng, nhà cung cấp. Chưa có thì chọn thêm nhanh ngay trong ô chọn đối tượng.

2. 2

   Mặt hàng đã khai, nếu bạn muốn kê dòng hàng cho hợp đồng, xem vật tư, hàng hóa, kho.

3. 3

   Nếu hợp đồng giống một hợp đồng cũ, tạo từ mẫu hợp đồng cho nhanh.

ketoanx.com/contracts

Khi công ty đã có hợp đồng bán, đầu trang hiện bốn ô tổng quan và một biểu đồ. Ô Đang thực hiện là tổng giá trị các hợp đồng bán đang thực hiện hoặc tạm dừng. Ô Đã thu là thực thu của các hợp đồng bán chưa hủy. Ô Còn phải thu là phần đã thực hiện nhưng chưa thu. Ô Quá hạn là giá trị hợp đồng chưa thu của những hợp đồng đang thực hiện đã qua ngày hết hạn. Hai ô cuối tính khác nhau: Còn phải thu chỉ tính phần đã thực hiện, còn Quá hạn lấy giá trị hợp đồng trừ tiền đã thu, nên hai số thường không bằng nhau. Hợp đồng mua không nằm trong khối này.

Nút Thêm hợp đồng mở biểu mẫu thêm mới. Dưới nó có đường dẫn Tạo từ mẫu hợp đồng. Bộ lọc gồm Loại (Tất cả, Hợp đồng bán, Hợp đồng mua) và Tình trạng (Đang thực hiện, Tạm dừng, Hoàn thành, Đã thanh lý, Đã hủy), bấm Lọc để áp dụng. Bảng có các cột Số, Loại, Nội dung, Đối tượng, Giá trị, Đã thực hiện, Thực thu, thực chi, Còn phải thu, trả, Tình trạng, Hết hạn. Ngày hết hạn tô đỏ khi hợp đồng đang thực hiện hoặc tạm dừng mà đã quá ngày. Bấm số hợp đồng để mở trang chi tiết.

ketoanx.com/contracts

Trang chi tiết còn hai bảng nhập. Bảng Dòng hàng của hợp đồng có cột Mặt hàng, Số lượng, Đơn giá, Thuế %, rồi hai cột tự tính Đã giao (hợp đồng mua là Đã nhận) và Còn lại. Chọn mặt hàng thì thuế suất và đơn giá tự điền từ danh mục. Ô Đặt giá trị hợp đồng bằng tổng các dòng cho phép ghi đè giá trị hợp đồng bằng tổng các dòng, gồm thuế.

Bảng Đợt thanh toán có cột Đợt (tên đợt), Hạn thanh toán, Số tiền, Đã thu (hợp đồng mua là Đã trả), Tình trạng và Ghi chú. Mỗi đợt phải có tên, hạn là ngày thật, số tiền lớn hơn 0.

Khi hợp đồng có đợt quá hạn và cần nhắc khách

Trên hợp đồng bán đang chưa thanh lý, chưa hủy, đã chọn khách và còn đợt chưa trả đủ, dưới bảng đợt có dòng gửi thư: chọn Đợt cần nhắc, kiểm Email người nhận và Đồng gửi, bấm Gửi thư nhắc thanh toán. Để trống email thì lấy email trong danh mục khách. Mỗi lần gửi được ghi lại ở khối Thư nhắc đã gửi. Hợp đồng mua không gửi thư cho nhà cung cấp, chỉ nhắc nội bộ ở nhắc đợt thanh toán hợp đồng. Máy chủ gửi thư thiết lập ở mẫu thư, gửi thư.

Khi khách chỉ trả một phần và bạn muốn biết còn thiếu bao nhiêu

Nhìn bảng Đợt thanh toán. Đợt nào chưa đủ tiền mà hạn đã qua hiện nhãn Quá hạn, đợt đang thu dở hiện Đang thu, trả, đợt chưa tới hạn hiện Chưa đến hạn, đợt đủ tiền hiện Đã đủ. Trên đầu trang còn có dòng đỏ báo tổng tiền các đợt quá hạn. Về pháp luật, khoản phải thu quá hạn lâu năm có thể phải xóa nợ; xem xóa nợ khó đòi, nợ đã xóa sổ và tài khoản 131 phải thu khách hàng.

Khi chứng từ lập vượt dòng hàng hoặc vượt giá trị hợp đồng

Phần mềm không chặn mà hỏi lại. Nếu số lượng trên chứng từ lớn hơn số còn lại của dòng hàng hợp đồng, bạn thấy câu báo số lượng của mặt hàng vượt số còn lại của hợp đồng, nêu số lập và số còn, kết thúc bằng Vẫn cất?. Nếu thực thu hoặc thực chi vượt giá trị hợp đồng, câu hỏi nêu số thực thu (hoặc thực chi) sẽ có sau lần này và giá trị hợp đồng. Bấm đồng ý nếu hai bên đã thỏa thuận phát sinh thêm, và nên cập nhật lại giá trị hợp đồng cho khớp.

Khi hợp đồng đã làm xong hoặc bị hủy

Mở hợp đồng, dùng các nút dưới cùng. Từ Đang thực hiện có thể Tạm dừng, Đánh dấu hoàn thành hoặc Hủy hợp đồng. Từ tình trạng khác muốn làm tiếp thì bấm Mở lại hợp đồng. Hợp đồng đã hoàn thành, thanh lý hoặc hủy không còn hiện trong ô chọn hợp đồng trên chứng từ mới. Hợp đồng đã có chứng từ thì không xóa được; hãy chuyển sang hủy.

Khi thanh lý hợp đồng

Bấm Thanh lý hợp đồng, nhập Ngày thanh lý (không trước ngày ký), Giá trị quyết toán (mặc định là số đã thực hiện, hoặc giá trị hợp đồng nếu chưa thực hiện gì) và Ghi chú thanh lý, rồi bấm Xác nhận thanh lý. Hợp đồng chuyển sang Đã thanh lý và hiện nút In biên bản thanh lý. Bản in có thông tin hai bên, giá trị quyết toán, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán bằng số và bằng chữ, để hai bên ký. Thanh lý không sinh bút toán; công nợ còn lại vẫn theo dõi ở màn thu tiền, trả tiền. Hợp đồng đã hủy phải mở lại trước khi thanh lý. Bấm Mở lại hợp đồng sẽ xóa ngày và giá trị thanh lý.

Khi hợp đồng có tiền đặt cọc hoặc tạm ứng

Thực thu của hợp đồng chỉ gồm chứng từ thanh toán ngay và các lần thu đã đối trừ vào chứng từ gắn hợp đồng, theo dòng chú thích dưới bảng danh sách. Khoản đặt cọc hay tạm ứng chưa đối trừ vào chứng từ nào thì chưa hiện ở Thực thu. Về pháp luật, đặt cọc để bảo đảm hợp đồng chưa phải lập hóa đơn, còn tiền thanh toán trước thì phải; xem thời điểm lập hóa đơn. KetoanX không phân biệt hai khoản này giúp bạn. Hãy ghi rõ tính chất khoản tiền trong hợp đồng và trong diễn giải phiếu thu.

Khi muốn dùng lại hợp đồng này cho khách khác

Bấm Lưu thành mẫu ở đầu trang chi tiết, đặt Mã mẫu và Tên mẫu, bấm Lưu mẫu. Xem mẫu hợp đồng.

Hợp đồng tự nó không ghi sổ. Với ví dụ trên, bút toán nằm ở chứng từ bán hàng giao 40 bộ, theo Thông tư 99 và giá xuất kho bình quân 650.000 đồng một bộ:

1. 1

   Nợ 131 43.200.000; Có 511 40.000.000; Có 33311 3.200.000.

2. 2

   Nợ 632 26.000.000; Có 156 26.000.000 (40 bộ nhân 650.000).

Khách trả 32.400.000 đồng thì phiếu thu ghi Nợ 111 hoặc 112, Có 131. Trên trang hợp đồng, doanh thu thuần là 40.000.000, giá vốn 26.000.000, lãi theo hợp đồng 14.000.000 (35%). Chi phí khác ghi trên chứng từ khác có gắn hợp đồng (Nợ tài khoản loại 6, 8, kể cả chiết khấu thanh toán) cũng được trừ vào lãi lỗ. Để đối chiếu, xem báo cáo theo hợp đồng và công nợ tổng hợp. Cách định khoản bán hàng ở bài hạch toán bán hàng. Thời điểm ghi doanh thu kế toán, thuế GTGT, thuế TNDN khác nhau, xem thời điểm ghi nhận doanh thu; mốc ghi doanh thu do chứng từ quyết định chứ không phải ngày ký hợp đồng.

ketoanx.com/contracts

Số hợp đồng đã tồn tại: hai hợp đồng không được trùng số. Đổi số hoặc thêm hậu tố.

Nhập nội dung hợp đồng: ô Nội dung thiếu hoặc dưới 2 ký tự.

Ngày hết hạn phải sau ngày ký: sửa lại hai ngày.

Câu báo tổng các đợt thanh toán vượt giá trị hợp đồng, kèm hai con số: cộng các đợt rồi so với giá trị hợp đồng. Giảm bớt một đợt hoặc nâng giá trị hợp đồng trước (hợp đồng giá trị 0 thì không bị kiểm).

Hợp đồng đã có chứng từ gắn vào, không đổi loại hợp đồng được: tạo hợp đồng mới đúng loại và gắn lại chứng từ, hoặc giữ nguyên loại.

Câu báo hợp đồng đã có chứng từ gắn vào và khuyên chuyển sang tình trạng hủy thay vì xóa: số trong ngoặc là chứng từ đầu tiên đang gắn. Bấm Hủy hợp đồng thay cho Xóa.

Ngày thanh lý không được trước ngày ký: chọn ngày thanh lý từ ngày ký trở đi.

Hợp đồng đã hủy, không thanh lý được. Mở lại hợp đồng trước.: bấm Mở lại hợp đồng, rồi thanh lý.