Mẫu số, ký hiệu hóa đơn: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/invoices/series

Danh mục đứng trước màn hóa đơn và trước việc lập hóa đơn kèm chứng từ ở chứng từ bán hàng. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và nhận thông báo chấp nhận làm ở ngoài KetoanX, bản in tờ khai đăng ký ở tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. KetoanX không kết nối cơ quan thuế và không kiểm ký hiệu của bạn có được chấp nhận hay không.

1. 1

   Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, trong đó có loại hóa đơn và hình thức có mã hoặc không mã. Ký hiệu bạn nhập phải khớp với phần mềm hóa đơn điện tử thật mà công ty dùng. Xem đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. 2

   Biết công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp, vì hai phương pháp dùng hai mẫu số khác nhau. Phương pháp khai ở thiết lập thuế của công ty.

3. 3

   Quyền phân hệ Bán hàng: thêm để thêm ký hiệu, sửa để đổi tên, đặt mặc định, ngừng dùng, đổi loại ngành và khai mã số thuế nhà cung cấp, xóa để xóa ký hiệu.

4. 4

   Nếu công ty dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, xăng dầu hoặc hóa đơn giấy, đọc thêm các bài hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn bán lẻ xăng dầu, bảng tổng hợp và thủ tục hóa đơn giấy.

ketoanx.com/invoices/series

Vào menu Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn. Đầu trang có nút Danh sách hóa đơn. Màn gồm bốn khung từ trên xuống:

1. 1

   Thêm ký hiệu (chỉ hiện khi bạn có quyền thêm).

2. 2

   Ký hiệu đã khai: bảng các cột Mẫu số, Ký hiệu, Tên gợi nhớ, Số hóa đơn đã lập, Số lớn nhất, Tình trạng và cột nút thao tác.

3. 3

   Loại hóa đơn theo ngành.

4. 4

   Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Cuối trang có dòng nhắc: mẫu số và ký hiệu phải ghi đúng theo thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, và hóa đơn lập trong phần mềm là bản ghi nội bộ. Nếu có hóa đơn mang ký hiệu gõ tay trước đây nhưng chưa khai, một khung Ký hiệu đã có hóa đơn nhưng chưa khai trong danh mục liệt kê chúng kèm nút thêm nhanh.

ketoanx.com/invoices/series

Mẫu số 1 là hóa đơn giá trị gia tăng, 2 là hóa đơn bán hàng, 3 bán tài sản công, 4 bán hàng dự trữ quốc gia, 5 tem, vé, thẻ, phiếu thu và chứng từ khác, 6 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hàng gửi bán đại lý, 7 hóa đơn thương mại điện tử, 8 và 9 là hóa đơn tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Ký hiệu hóa đơn điện tử thường có 6 ký tự: chữ C (có mã của cơ quan thuế) hoặc K (không mã), hai số cuối của năm lập, một chữ chỉ loại hóa đơn, hai chữ tự đặt. Nếu ký hiệu của bạn không theo cấu trúc này hoặc không khớp mẫu số, màn hiện cảnh báo vàng nhưng vẫn cho lưu.

Khi công ty tính thuế GTGT trực tiếp

Công ty tính thuế trực tiếp trên doanh thu dùng hóa đơn bán hàng, mẫu số 2. Ô Mẫu số (loại hóa đơn) tự mặc định 2 cho công ty này. Khai mẫu số 1 thì vẫn lưu được (vì ký hiệu theo đăng ký với cơ quan thuế) nhưng màn hiện cảnh báo, và dòng ký hiệu có nhãn Không hợp với phương pháp trực tiếp. Về pháp luật: hóa đơn GTGT dành cho người khai thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn bán hàng dành cho người tính thuế theo phương pháp trực tiếp (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/7/2026). Xem các loại hóa đơn điện tử và phương pháp trực tiếp thuế GTGT.

Khi sang năm mới

Hai số trong ký hiệu là năm lập hóa đơn. Lập hóa đơn ngày năm 2027 mà chọn ký hiệu C26TAA thì bị chặn kèm gợi ý ký hiệu cùng mẫu số của năm đúng. Số hóa đơn bắt đầu lại từ 1 theo ký hiệu mới. Xem nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

Khi dùng hóa đơn máy tính tiền

Ký hiệu có chữ M ở vị trí thứ tư (ví dụ C26MAA) là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền; bảng Loại hóa đơn theo ngành gắn nhãn máy tính tiền cho dòng đó. Loại hóa đơn này lập ngay khi bán nên ngày hóa đơn phải là ngày chứng từ bán, không gộp được nhiều chứng từ, và khi sai chỉ được thay thế.

Khi gắn ký hiệu với một ngành

Ở khung Loại hóa đơn theo ngành, chọn loại cho ký hiệu. Từ đó lập hóa đơn bằng ký hiệu này, phần mềm hỏi các thông tin riêng của ngành (biển kiểm soát cho vận tải, số khung và số máy cho bán xe, mã cửa hàng cho xăng dầu...) và in, xuất XML kèm theo. Nội dung riêng hiện ở cột cuối. Tab hóa đơn độc lập không hỏi các thông tin này nên hóa đơn ngành phải lập từ chứng từ bán.

Khi muốn ngừng dùng, đặt mặc định hoặc xóa

Ngừng dùng ẩn ký hiệu khỏi ô chọn và bỏ nhãn mặc định, Dùng lại bật lại. Đặt mặc định chỉ có ở ký hiệu đang dùng, mỗi công ty một ký hiệu mặc định. Xóa chỉ hiện khi chưa có hóa đơn nào mang ký hiệu đó. Sửa tên chỉ đổi tên gợi nhớ, còn mẫu số và ký hiệu không sửa được vì hóa đơn đã lập mang chúng; gõ nhầm thì xóa (nếu chưa dùng) hoặc ngừng dùng rồi thêm lại. Ngừng dùng trên KetoanX không báo gì cho cơ quan thuế.

Khi nhập tệp XML đầu ra cho phần mềm hóa đơn

Khai mã số thuế của tổ chức cung cấp giải pháp ở khung cuối rồi bấm Lưu. Mã này vào thẻ MSTTCGP khi bạn tải XML hóa đơn đầu ra ở màn hóa đơn.

Để kiểm lại, đọc cột Số hóa đơn đã lập và Số lớn nhất và đối chiếu với phần mềm hóa đơn điện tử thật. KetoanX đánh số riêng cho bản của mình nên hai dãy số có thể lệch nhau; số thật ghi ở chứng từ bán hoặc nhập từ tệp, xem nhập hóa đơn đầu ra.

ketoanx.com/invoices/series

Mẫu số là một chữ số từ 1 đến 9: mẫu số chọn sai. Chọn trong danh sách.

Ký hiệu gồm chữ hoa và số, 1 đến 8 ký tự: ký hiệu có ký tự đặc biệt, dấu cách hoặc quá dài. Màn cũng hiện dòng đỏ báo ký hiệu chỉ gồm chữ không dấu và số và khóa nút Thêm.

Cảnh báo vàng về cấu trúc 6 ký tự, chữ C hoặc K, năm, chữ loại: ký hiệu của bạn lạ so với cấu trúc thường gặp. Soát lại thông báo của cơ quan thuế; nếu đã đúng thì bấm Thêm vẫn lưu được.

Thông báo dạng "Đã có hóa đơn mang ký hiệu C26TAA nên không xóa được. Hãy chọn Ngừng dùng.": ký hiệu đã dùng. Bấm Ngừng dùng.

Không tìm thấy ký hiệu, hoặc ký hiệu đã ngừng dùng: ký hiệu bạn đặt mặc định đã ngừng. Bấm Dùng lại trước.

Nhập mã số thuế của tổ chức cung cấp (10 hoặc 13 số): mã số thuế nhà cung cấp nhập sai độ dài hoặc là mã cá nhân.