Hoa hồng đại lý: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/sales/agency

Trước màn này là chứng từ bán hộ (bạn lập từ chứng từ bán hàng), sau nó là hóa đơn hoa hồng ở phần mềm hóa đơn và việc trả tiền hàng còn lại cho bên giao (trả tiền nhà cung cấp). Cách ghi sổ hai bên nằm ở bài hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.

1. 1

   Bên giao có trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp, xem khách hàng, nhà cung cấp. Ô chọn bên giao trong chứng từ bán hộ liệt kê mọi đối tượng đang dùng, trừ chính người mua.

2. 2

   Ít nhất một chứng từ bán hộ đã ghi sổ trong kỳ. Chưa có thì bảng trống và biểu mẫu hoa hồng không hiện.

3. 3

   Một mặt hàng loại dịch vụ để làm dòng hoa hồng, tài khoản doanh thu thường là 5113, khai ở vật tư, hàng hóa, kho. Chưa có thì biểu mẫu báo Chưa có mặt hàng loại dịch vụ để làm dòng hoa hồng và nút lập bị khóa.

4. 4

   Quyền thêm của phân hệ bán hàng để lập chứng từ hoa hồng và để thấy nút bán hộ. Màn này không chặn người chỉ có quyền xem; họ xem được bảng nhưng không có nút lập.

5. 5

   Nếu muốn bù trừ tự động: bên giao phải đang đồng thời còn phải thu (131 là khoản hoa hồng) và còn phải trả (331) đến ngày lập.

ketoanx.com/sales/agency

Dưới đó là bộ lọc Từ ngày, Đến ngày (mặc định từ đầu tháng đến hôm nay) và nút Xem. Bảng có các cột: Bên giao, TK phải trả, Số chứng từ, Doanh số chưa thuế, Thuế GTGT, Tổng thanh toán, Chứng từ hoa hồng trong kỳ. Cột cuối có số chứng từ hoa hồng đã lập (bấm để mở), kèm ngày và số tiền chưa thuế. Khoảng ngày bạn lọc cũng chính là kỳ tính hoa hồng, nên phải bấm Xem với đúng kỳ trước khi lập.

Dòng dưới các ô hiện số xem trước: Hoa hồng, thuế GTGT, cộng. Nút Lập chứng từ hoa hồng.

Khi lập chứng từ bán hộ

Bấm Lập chứng từ bán hộ (hoặc Bán hộ (đại lý, nhận ủy thác) ở màn chứng từ bán hàng). Chọn Người mua, Bên giao đại lý, giao ủy thác, Ghi phải trả bên giao vào. Hàng không xuất kho, không ghi doanh thu hay giá vốn. Tổng tiền thanh toán ghi Nợ tiền hoặc 131 người mua, Có 331 (hoặc 3388) bên giao. Thuế GTGT của hàng bán hộ do bên giao kê khai, dòng hàng lưu loại KKKNT.

Khi nhận ủy thác xuất khẩu

Chọn Ghi phải trả bên giao vào là 3388. Phần mềm không bù trừ tự động với 3388. Lập xong hoa hồng bạn nhận thông báo Phải trả bên giao ở 3388 nên chưa bù trừ tự động; lập chứng từ nghiệp vụ khác Nợ 3388, Có 131. và làm đúng như vậy bằng một chứng từ nghiệp vụ khác.

Khi hoa hồng không phải kê khai tính nộp thuế GTGT

Một số loại đại lý (bảo hiểm, vé máy bay, bưu chính, viễn thông, xổ số) thuộc diện không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT trên hoa hồng, theo bài hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. Màn có ghi chú bảo chọn thuế suất 0 và loại KKKNT trên dịch vụ. Thực tế biểu mẫu chỉ nhận một số phần trăm; nhập 0 thì dòng hàng lưu loại thuế 0%, chưa phải KKKNT. Vì vậy sau khi lập, mở chứng từ hoa hồng và đổi loại thuế của dòng thành KKKNT bằng tay.

Khi bỏ tích bù trừ

Bỏ tích Bù trừ ngay với tiền hàng phải trả bên giao (331) thì chỉ có chứng từ bán dịch vụ, công nợ 131 của bên giao nằm đó. Bạn bù trừ sau, hoặc thu tiền hoa hồng riêng, ở thu tiền khách hàng.

Khi bù trừ không thành công

Chứng từ hoa hồng vẫn được lập; thông báo kèm Chưa bù trừ được và lý do. Lý do thường gặp: bên giao chưa đồng thời còn phải thu và phải trả đến ngày lập. Bạn không cần lập lại hoa hồng, chỉ bù trừ sau.

Với ví dụ 70.000.000 đồng, hoa hồng 5% và thuế 10%, chế độ Thông tư 99:

1. 1

   Chứng từ bán hộ (làm từ trước): Nợ 111, 112 hoặc 131 người mua 77.000.000; Có 331 77.000.000.

2. 2

   Chứng từ hoa hồng: Nợ 131 (Công ty Gốm Việt) 3.850.000; Có 5113 (tài khoản doanh thu của dịch vụ) 3.500.000; Có 33311 350.000.

3. 3

   Bù trừ: Nợ 331 3.850.000; Có 131 3.850.000.

Cách dùng tài khoản 331 và 3388 cho khoản phải trả bên giao nằm ở bài tài khoản 331. Kết quả sau bù trừ giống cách ghi của bên nhận đại lý theo bài kiến thức: Nợ 331, Có doanh thu, Có thuế. Công ty còn phải trả bên giao 73.150.000 đồng, trả bằng phiếu chi hoặc chuyển khoản như thường. Doanh thu của công ty chỉ là 3.500.000 hoa hồng. Kiểm lại ở công nợ, báo cáo bán hàng và tờ khai GTGT. Thuế của hàng bán hộ do bên giao kê khai theo cách KetoanX đánh dấu, nhưng Nghị định 254/2026/NĐ-CP ở một mô hình hóa đơn lại cho đại lý kê khai thuế trên hàng bán. Hãy thống nhất mô hình hóa đơn với bên giao và đối chiếu tờ khai, xem bài hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng và thời điểm lập hóa đơn.

Tỷ lệ hoa hồng tối đa 100%: nhập số từ 0 đến 100.

Dòng hoa hồng phải là mặt hàng loại dịch vụ: chọn dịch vụ khác hoặc tạo mặt hàng loại dịch vụ.

Bên giao không thuộc công ty này: đối tượng bị xóa hoặc lệch công ty; chọn lại trong danh sách.

Chưa có mặt hàng loại dịch vụ để làm dòng hoa hồng: thêm một dịch vụ ở danh mục vật tư, hàng hóa.

Chưa bù trừ được: kèm lý do, thường là Đối tượng này không đồng thời còn phải thu và phải trả đến ngày bù trừ. Xem số dư 131 và 331 của bên giao.