Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (01/ĐKTĐ-HĐĐT): cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/invoices/register-form

Màn hình nằm ở đầu quy trình hóa đơn điện tử: đăng ký trước, rồi mới khai mẫu số, ký hiệu hóa đơn theo thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, rồi mới lập hóa đơn. Quy trình nộp, đối chiếu thông tin, giải trình và ngừng sử dụng được giải thích đầy đủ ở bài đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

1. 1

   Thông tin công ty đầy đủ: tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email, họ tên người đại diện theo pháp luật, cơ quan thuế quản lý. Khai ở bài thông tin thuế, người ký. Chỗ nào thiếu, bản in để dòng chấm "....".

2. 2

   Biết công ty thuộc diện dùng loại hóa đơn nào: có mã của cơ quan thuế, không có mã, hay khởi tạo từ máy tính tiền. Xem bài các loại hóa đơn điện tử và với bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, bài hóa đơn máy tính tiền.

3. 3

   Thông tin người đại diện theo pháp luật trong hồ sơ đăng ký thuế và đăng ký doanh nghiệp còn đúng, kèm email, số điện thoại còn dùng được. Hệ thống thuế đối chiếu và xác nhận qua các kênh đó.

4. 4

   Nếu dùng chữ ký số: số sê-ri chứng thư, tên nhà cung cấp, ngày hiệu lực. Nếu ủy nhiệm lập hóa đơn: văn bản ủy nhiệm đã ký.

5. 5

   Quyền Xem ở phân hệ Bán hàng hoặc phân hệ Thuế, cuối kỳ.

ketoanx.com/invoices/register-form

Khung biểu mẫu đầu trang gồm: Loại tờ khai (hai lựa chọn Đăng ký mới và Thay đổi thông tin), Hình thức hóa đơn (một lựa chọn trong bốn), ba nhóm ô tích Hình thức gửi dữ liệu, Phương thức chuyển dữ liệu, Loại hóa đơn sử dụng, và nút Cập nhật bản in. Phải bấm nút này thì bản in bên dưới mới đổi theo lựa chọn.

Bản in bên dưới có đầu mẫu Mẫu số: 01/ĐKTĐ-HĐĐT kèm dòng (Kèm theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30 tháng 6 năm 2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), tiêu đề Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, phần thông tin người nộp thuế, câu mở đầu Theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ, chúng tôi/tôi thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử..., bốn mục đánh dấu (1. hình thức hóa đơn, 2. hình thức gửi dữ liệu, 3. phương thức chuyển dữ liệu, 4. loại hóa đơn sử dụng), tám bảng đánh số 5, 6, 7, 8, 9, 9a, 10, 11, lời cam kết và chỗ ký của người nộp thuế. Khi bấm In tờ khai, biểu mẫu và nút tự ẩn, chỉ in phần mẫu.

ketoanx.com/invoices/register-form

Các ô sau không có trong biểu mẫu mà phải điền tay trên bản in: Ngày tháng năm sinh và Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu của người liên hệ (đại diện theo pháp luật, hoặc hộ, cá nhân kinh doanh), và tám bảng. Bảng 5 là danh sách chứng thư số, bảng 6 là ủy nhiệm lập hóa đơn, bảng 7 là tổ chức cung cấp dịch vụ, bảng 8 là đơn vị truyền nhận, bảng 9 là đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn, bảng 9a là đơn vị được ủy quyền tra cứu hóa đơn (hóa đơn bán ra hay mua vào, khoảng thời điểm lập hóa đơn, thời hạn ủy quyền), bảng 10 là đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, bảng 11 là đăng ký tích hợp hóa đơn điện tử với chứng từ điện tử.

Khi đổi chứng thư số hoặc thêm ủy nhiệm lập hóa đơn

Chọn Thay đổi thông tin trong Loại tờ khai. Điền tay bảng 5 (chứng thư số) hoặc bảng 6 (ủy nhiệm lập hóa đơn). Theo Thông tư 91, thay đổi thông tin đăng ký dùng cùng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và nộp theo trình tự như đăng ký. Ủy nhiệm phải có hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản; bên ủy nhiệm điền thông tin bên nhận ủy nhiệm và ngược lại.

Khi bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng bằng máy tính tiền

Ở Hình thức hóa đơn chọn Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã theo hồ sơ đã đăng ký. Điều kiện dùng loại này (bán trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực nêu ở Điều 6 Nghị định 254, hoặc hộ kinh doanh doanh thu năm trên 1 tỷ đồng) có ở bài hóa đơn máy tính tiền. Cách lập hóa đơn loại này trên phần mềm có ở bài hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Khi công ty thuộc nhóm được miễn phí dịch vụ

Nghị định 254 miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử 12 tháng kể từ khi bắt đầu dùng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ở vùng khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn theo danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư. Nhóm này được đăng ký ngay trên hệ thống của cơ quan thuế thay vì qua nhà cung cấp. Bản in của KetoanX vẫn dùng để soạn trước nội dung.

Khi bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình

Cơ quan thuế có thể gửi thông báo giải trình, bổ sung sau khi nhận tờ khai, và bạn có 03 ngày làm việc để giải trình. KetoanX không nhận thông báo này. Theo dõi email đăng ký, rồi trả lời trên kênh đã nộp. Bài kiến thức nêu các nhóm có thể bị yêu cầu giải trình, trong đó có công ty vừa đổi người đại diện mà dữ liệu chưa khớp.

Khi ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng

Loại tờ khai chỉ có Đăng ký mới và Thay đổi thông tin. Mẫu mới có bảng 10 Đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử với các cột tổ chức cung cấp dịch vụ, số sê-ri chứng thư, tạm ngừng từ ngày, đến ngày; bản in để trống bảng này cho bạn điền tay. Ngừng hẳn thì làm theo hướng dẫn của cơ quan thuế và nhà cung cấp, xem phần ngừng, tạm ngừng ở bài kiến thức đăng ký sử dụng.

Có ba điều bạn phải tự làm đúng, vì phần mềm không làm thay. Thứ nhất, danh mục ở Mẫu số, ký hiệu phải khớp thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, xem bài mẫu số, ký hiệu hóa đơn. Thứ hai, mẫu trên màn hình là bản dựng theo nội dung Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC, và các câu ở mục Hình thức gửi dữ liệu dẫn điều khoản của Nghị định 254/2026/NĐ-CP; chính bản in vẫn ghi "Đối chiếu với mẫu hiện hành trước khi nộp", vì tờ khai thật là tờ trên cổng thuế hoặc ở nhà cung cấp. Thứ ba, nội dung tám bảng từ 5 đến 11 do bạn điền tay trên bản in; phần mềm không lưu và không kiểm các bảng này.

Bản in không đổi sau khi tích: bạn chưa bấm Cập nhật bản in. Bấm nút đó.

Cơ quan thuế không chấp nhận vì thông tin người đại diện không khớp: không phải lỗi của màn hình này. Cập nhật đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế cho khớp, rồi nộp lại theo bài kiến thức.

Lựa chọn mất khi mở lại trang: các ô không được lưu. In ra PDF trước khi đóng.

"Bạn không có quyền xem ở phân hệ Bán hàng, Thuế, cuối kỳ...": tài khoản thiếu quyền Xem ở cả hai phân hệ. Nhờ quản trị viên.