Nhắc đợt thanh toán hợp đồng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/contracts/reminders

Trong quy trình, trước màn này là hợp đồng, nơi bạn nhập các đợt thanh toán. Sau nó là thu tiền khách hàng khi khách trả, và đợt thu nợ khi cần đòi cả khoản nợ quá hạn của một khách. Màn này khác đợt thu nợ ở chỗ nó đi theo lịch đã thỏa thuận trong hợp đồng, còn đợt thu nợ đi theo từng hóa đơn quá hạn.

1. 1

   Hợp đồng có ít nhất một đợt thanh toán. Hợp đồng không có đợt nào không hiện ở màn này. Cách nhập đợt nằm ở hợp đồng.

2. 2

   Hợp đồng ở tình trạng Đang thực hiện, Tạm dừng hoặc Hoàn thành. Hợp đồng Đã thanh lý và Đã hủy bị bỏ qua. Hợp đồng hoàn thành mà còn đợt chưa trả đủ vẫn được nhắc.

3. 3

   Chứng từ bán (hoặc mua) của hợp đồng đã chọn đúng ô Hợp đồng, và tiền khách trả đã được đối trừ vào các chứng từ đó ở màn thu tiền khách hàng, hoặc thu ngay trên chính chứng từ bán. Màn chỉ nhìn thấy tiền đi qua chứng từ gắn hợp đồng; phiếu thu nằm lẻ không gắn gì thì không tính.

4. 4

   Muốn gửi thư nhắc: khách hàng có email trong danh mục (khách hàng, nhà cung cấp) và máy chủ thư hoạt động, xem mẫu thư, gửi thư.

Quyền: ai có quyền xem phân hệ bán hàng thì thấy đợt của hợp đồng bán, ai có quyền xem phân hệ mua hàng thì thấy đợt của hợp đồng mua. Không có quyền nào trong hai quyền ấy, hệ thống đưa bạn về trang Tổng quan kèm báo không có quyền.

ketoanx.com/contracts/reminders

Hai bảng bên dưới có tiêu đề dạng Quá hạn: n đợt (kèm tổng phải thu, phải trả nếu bạn có quyền tương ứng) và Đến hạn trong n ngày: n đợt. Cả hai trống thì màn báo Không có đợt thanh toán nào cần nhắc.

Khi muốn xem trước các đợt sắp đến hạn để chuẩn bị tiền trả nhà cung cấp

Đổi ô Sắp đến hạn trong (ngày) thành 30 rồi Xem. Dòng có Loại là Mua (phải trả) là khoản bạn phải trả. Hợp đồng mua không có nút gửi thư vì chỉ nhắc nội bộ. Khi trả tiền, lập chứng từ ở trả tiền nhà cung cấp và nhớ gắn hợp đồng để đợt được trừ. Về pháp luật, khoản trả từ 5 triệu đồng trở lên cần thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào, xem bài thanh toán không dùng tiền mặt.

Khi khách đã trả nhưng đợt vẫn hiện quá hạn

Thường có ba nguyên nhân. Phiếu thu chưa được đối trừ vào chứng từ bán của hợp đồng. Khoản thanh toán được xử lý bằng bù trừ công nợ hoặc chiết khấu thanh toán (màn này chỉ cộng tiền thực thu, không cộng phần bù trừ hay chiết khấu). Hoặc khách trả cho đợt sau như ví dụ ở trên. Với hai nguyên nhân đầu, hãy sửa chứng từ cho đúng hợp đồng; nếu là bù trừ, đối chiếu thêm với bảng công nợ ở công nợ theo hóa đơn.

Khi cần đối chiếu và đòi nợ có hệ thống

Màn này chỉ nhắc theo lịch hợp đồng. Khoản đã quá hạn lâu thì chuyển sang tuổi nợ để xem theo khoảng ngày quá hạn và lập đợt thu nợ. Theo bài theo dõi tuổi nợ phải thu, tuổi nợ tính từ ngày đến hạn, không tính từ ngày xuất hóa đơn. Khoản quá hạn lâu còn ảnh hưởng dự phòng nợ phải thu khó đòi, xem trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Cùng dữ liệu này hiện lên trang Tổng quan, trong khu việc cần xử lý, thành bốn dòng: đợt thu tiền hợp đồng bán đã quá hạn, đến hạn trong 7 ngày, và hai dòng tương tự cho hợp đồng mua. Bấm vào dòng sẽ về màn này. Báo cáo theo hợp đồng ở báo cáo theo hợp đồng.

Khách hàng ... chưa có email. Nhập email người nhận hoặc bổ sung ở danh mục khách hàng.: khách chưa có email. Điền vào ô Email người nhận hoặc bổ sung trong danh mục.

đã được thanh toán đủ, không cần nhắc: đợt bạn chọn đã trả đủ ngay trước lúc bấm; chọn đợt khác.

Hợp đồng đã thanh lý hoặc đã hủy, không nhắc thanh toán: chỉ nhắc được hợp đồng còn hiệu lực.

Hợp đồng chưa chọn khách hàng: mở hợp đồng và chọn khách hàng.

Nhập địa chỉ email người nhận hợp lệ (tối đa 10 địa chỉ): sai dạng địa chỉ; nhiều địa chỉ ngăn cách bằng dấu phẩy, không quá 10.

Chưa gửi được thư. Kiểm tra địa chỉ nhận rồi thử lại sau, hoặc in ra và gửi bằng cách khác.: máy chủ thư từ chối. Nếu công ty dùng SMTP riêng, câu báo sẽ là kiểm tra máy chủ, cổng, tài khoản. Lần gửi lỗi vẫn ghi vào mục Thư nhắc đã gửi với nhãn Lỗi.