Gửi hóa đơn hàng loạt: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/invoices/send-bulk

Màn hình đứng sau bước lập hóa đơn ở bài hóa đơn và trước bước theo dõi thu tiền ở bài thu tiền khách hàng. Gửi từng hóa đơn một thì dùng nút gửi thư trên trang của chính hóa đơn đó; cả hai cách ghi chung một lịch sử gửi thư.

Về pháp lý: hóa đơn điện tử hợp lệ do bạn lập, ký số và (với hóa đơn có mã) lấy mã ở hệ thống của cơ quan thuế qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, rồi gửi cho người mua, xem bài cách lập hóa đơn điện tử. KetoanX chưa kết nối khâu đó. Thư của màn hình này nói rõ như vậy trong nội dung mặc định: bản in đính kèm là bản thông tin, chưa có chữ ký số, chưa gửi cơ quan thuế, không thay cho hóa đơn điện tử. Bạn vẫn phải gửi hóa đơn thật theo đường của nhà cung cấp.

1. 1

   Hóa đơn đã lập và còn hiệu lực. Màn hình chỉ liệt kê hóa đơn có trạng thái đã phát hành; hóa đơn đã hủy không có trong danh sách. Cách lập ở bài hóa đơn.

2. 2

   Địa chỉ email của người mua. Phần mềm lấy email ghi trên hóa đơn; không có thì lấy email của khách ở danh mục, xem bài khách hàng, nhà cung cấp. Hóa đơn nào không có địa chỉ nào sẽ ghi Chưa có email và không chọn được.

3. 3

   Mẫu thư hóa đơn. Dùng mẫu mặc định cũng được; muốn đổi lời chào, chữ ký, bấm nút Mẫu thư hóa đơn trên đầu trang hoặc xem bài mẫu thư, gửi thư.

4. 4

   Cách gửi thư. Công ty có thể khai máy chủ thư riêng (SMTP) ở cài đặt mẫu thư; chưa khai thì thư đi qua máy chủ chung của KetoanX.

5. 5

   Quyền In ở phân hệ Bán hàng. Không có quyền này, màn hình báo "Bạn không có quyền in ở phân hệ Bán hàng. Hãy nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền."

ketoanx.com/invoices/send-bulk

Dưới đó là hàng bộ lọc: Từ ngày, Đến ngày, Hiển thị và nút Lọc. Mặc định Đến ngày là hôm nay, Từ ngày là mùng 1 của tháng đó. Ô Hiển thị có hai lựa chọn: Hóa đơn chưa gửi (mặc định, ẩn những hóa đơn đã có thư gửi thành công) và Mọi hóa đơn.

Bảng bên dưới có các cột: ô tích (ô trên cùng là Chọn tất cả), Hóa đơn (ký hiệu và số, bấm để mở hóa đơn), Ngày, Người mua, Tổng thanh toán, Gửi tới và Đã gửi. Hóa đơn đã có thư gửi thành công hiện nhãn Đã gửi. Không có hóa đơn nào trong khoảng lọc thì hiện Không có hóa đơn để gửi. Trang chỉ hiện tối đa 500 hóa đơn mỗi lần lọc, nên khoảng ngày dài thì thu hẹp lại.

ketoanx.com/invoices/send-bulk

Khi vào trang, phần mềm chọn sẵn các hóa đơn có email mà chưa gửi lần nào, tối đa 50. Bạn bỏ tích những dòng chưa muốn gửi trước khi bấm gửi.

Khi muốn gửi lại cho khách đã nhận

Đổi Hiển thị sang Mọi hóa đơn rồi bấm Lọc. Hóa đơn đã gửi vẫn mang nhãn Đã gửi nhưng chọn lại được. Lưu ý phần mềm không tự tích sẵn những dòng này, bạn phải tích tay. Việc gửi lại sẽ làm thêm một thư và một dòng trong lịch sử.

Khi một số hóa đơn gửi lỗi

Hóa đơn lỗi vẫn ở trạng thái chưa gửi. Đọc lý do trong danh sách đỏ, sửa nguyên nhân (thường là địa chỉ email), rồi lọc lại với Hóa đơn chưa gửi và gửi tiếp. Thư thất bại cũng được ghi vào lịch sử gửi thư, kèm lý do, để bạn tra khi khách nói không nhận được.

Khi khách muốn nhận cả đồng gửi cho kế toán của họ

Phần mềm tự thêm đồng gửi cho những người liên hệ của khách có đánh dấu nhận thư trong danh mục khách hàng. Bảng Gửi tới chỉ hiện địa chỉ chính. Muốn thêm người nhận, khai người liên hệ ở danh mục khách hàng.

Khi có hơn 50 hóa đơn cần gửi

Mỗi lần gửi tối đa 50 hóa đơn. Gửi lô đầu, tải lại trang, rồi gửi lô tiếp: các hóa đơn đã gửi tự biến khỏi danh sách nếu Hiển thị là Hóa đơn chưa gửi.

Khi hóa đơn lập trước và sau 01/7/2026

Việc gửi thư không đổi. Điều đổi là cách lập và phát hành hóa đơn: từ 01/7/2026 áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, xem bài hóa đơn điện tử 2026. Hóa đơn lập sai thì xử lý theo bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026, đừng gửi hàng loạt hóa đơn đã biết sai.

Để kiểm lại, mở trang của một hóa đơn rồi bấm Lịch sử thay đổi để thấy từng lần gửi, hoặc xem lịch sử gửi thư ở Bán hàng→, Mẫu thư, gửi thư.

Có hóa đơn không thuộc công ty: một hóa đơn trong lô không còn thuộc công ty đang mở, thường do bạn đổi công ty ở tab khác. Chọn đúng công ty rồi tải lại.

Nhập địa chỉ email người nhận hợp lệ: hóa đơn thiếu email, hoặc email viết sai. Sửa ở hóa đơn hoặc ở danh mục khách hàng.

Chưa gửi được thư. Kiểm tra địa chỉ nhận rồi thử lại sau, hoặc in ra và gửi bằng cách khác.: máy chủ thư chung không gửi được, thường do địa chỉ nhận không tồn tại hoặc bị từ chối. Thử lại sau; cần gấp thì in hóa đơn và gửi cách khác.

Chưa gửi được thư qua máy chủ SMTP của công ty. Kiểm tra máy chủ, cổng, tài khoản ở cài đặt máy chủ thư rồi thử lại.: công ty đã khai máy chủ thư riêng nhưng thông tin sai hoặc hết hạn. Vào cài đặt máy chủ thư kiểm tra lại, nhất là mật khẩu ứng dụng.

"Bạn không có quyền in ở phân hệ Bán hàng...": tài khoản thiếu quyền In. Nhờ người quản trị cấp.