Tờ khai dữ liệu hóa đơn bán ra (03/DL-HĐĐT): cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/invoices/sales-data

Màn hình đứng sau bước lập hóa đơn ở bài hóa đơn và gần với bước khai thuế ở bài tờ khai thuế. Vì lấy số từ hóa đơn chứ không phải từ sổ cái, nó dùng tốt để đối chiếu doanh thu bán ra theo hóa đơn với tờ khai 01/GTGT.

Theo cách phần mềm mô tả, mẫu 03/DL-HĐĐT thuộc Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được gửi cùng tờ khai thuế GTGT trong trường hợp doanh nghiệp chưa gửi được dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Nghị định 123/2020 hết hiệu lực từ 01/7/2026, khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực, xem bài hóa đơn điện tử 2026.

1. 1

   Hóa đơn của kỳ đã lập trong phần mềm, xem bài hóa đơn. Hóa đơn nào chưa vào KetoanX thì không có trong bản in.

2. 2

   Hóa đơn đã ghi đúng thuế suất ở từng dòng hàng. Bản in lấy thuế suất từ dòng hóa đơn, nên dòng sai thuế suất sẽ nằm sai nhóm.

3. 3

   Thông tin công ty: tên, mã số thuế, họ tên người đại diện. Các chỉ tiêu [02], [03] và tên người ký lấy từ thông tin thuế, người ký. Thiếu thì ô để trống.

4. 4

   Biết công ty khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý, để chọn đúng kỳ. Cách xác định ở bài kỳ kê khai thuế GTGT tháng, quý.

5. 5

   Quyền Xem ở phân hệ Bán hàng hoặc phân hệ Thuế, cuối kỳ. Có một trong hai là vào được.

ketoanx.com/invoices/sales-data

Hàng bộ lọc có bốn ô và nút Xem: Kỳ tính thuế theo (chọn Tháng hoặc Quý), Tháng (kỳ theo tháng), Quý (kỳ theo quý) và Năm. Mặc định trang mở ở tháng hiện tại. Bấm Xem thì bản in bên dưới dựng lại theo kỳ đã chọn.

Bản in gồm: dòng Mẫu số: 03/DL-HĐĐT và quốc hiệu; tiêu đề Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra; [01] kỳ tính thuế; [02] tên người nộp thuế; [03] mã số thuế; bảng chi tiết; hai dòng tổng; lời cam đoan; chỗ ký của người nộp thuế. Không có hóa đơn trong kỳ thì bảng ghi Không có hóa đơn bán ra trong kỳ.

ketoanx.com/invoices/sales-data

Bảng chi tiết có các cột: STT, Ký hiệu, Số, Ngày lập, Tên người mua, Mã số thuế người mua, Mặt hàng, Doanh thu chưa có thuế GTGT, Thuế GTGT và Ghi chú. Mỗi nhóm thuế suất có dòng tiêu đề (ví dụ "1. Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 10%") và dòng Tổng.

Khi kỳ tính thuế bắt đầu từ 01/7/2026 trở đi

Chọn kỳ từ tháng 7/2026, cuối bản in có thêm dòng ghi mẫu 03/DL-HĐĐT không còn trong Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC và bảng chỉ để đối chiếu nội bộ. Hồ sơ khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ từ kỳ tháng 7/2026 hoặc quý 3/2026 lập theo mẫu kèm Thông tư 89/2026/TT-BTC và không có bảng kê hóa đơn bán ra đi kèm, xem tờ khai 01/GTGT theo Thông tư 89 và bài bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Dùng bản in để đối chiếu số liệu, đừng nộp như một mẫu chính thức.

Khi công ty khai theo tháng

Chọn Kỳ tính thuế theo là Tháng, chọn tháng và năm, rồi Xem. Mỗi tháng làm một bản. Tháng 7/2026 trở đi áp dụng quy định mới như trường hợp trên.

Khi có hóa đơn đã hủy trong kỳ

Phần mềm liệt kê hóa đơn đã hủy với doanh thu và thuế bằng 0, ghi Đã hủy ở cột Ghi chú, đúng như mẫu cho phép ghi hóa đơn hủy. Lưu ý trạng thái "hủy" ở đây là trạng thái nội bộ trong KetoanX. Với hóa đơn điện tử đã phát hành thật, từ 01/6/2025 không còn hình thức hủy mà chỉ có thông báo sai sót và điều chỉnh, thay thế, xem bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026. Đối chiếu bản in với dữ liệu thật ở nhà cung cấp hóa đơn trước khi dùng.

Khi có hàng không chịu thuế hoặc thuế suất 0%

Phần mềm chỉ lưu thuế suất ở dòng hóa đơn, nên hàng không chịu thuế được xếp chung nhóm 0%. Mẫu chính thức tách riêng hai loại này. Nếu công ty có cả hai, tự tách khi lập bản chính thức, xem bài thuế suất GTGT 0% và hàng hóa không chịu thuế GTGT.

Khi có hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Khi lập hóa đơn thay thế trong KetoanX, hóa đơn gốc được chuyển sang trạng thái đã hủy, nên nó hiện với giá trị 0 và ghi Đã hủy, còn hóa đơn thay thế hiện với số tiền đúng. Hóa đơn điều chỉnh được liệt kê như một hóa đơn thường; điều chỉnh giảm mang số âm. Cả hai không có chú thích nói rõ liên quan đến hóa đơn gốc nào, nên cần đối chiếu số hóa đơn bằng tay khi gửi cho cơ quan thuế hay kiểm toán.

Để kiểm lại, so tổng doanh thu và tổng thuế của bản in với thuế GTGT (thuế đầu ra) và với tờ khai. Lệch thì xem bài đối chiếu thuế GTGT sổ sách với tờ khai. Khác biệt hay gặp là hóa đơn khác kỳ, chứng từ bán chưa lập hóa đơn, hoặc hóa đơn hủy.

"Bạn không có quyền xem ở phân hệ Bán hàng, Thuế, cuối kỳ...": tài khoản không có quyền Xem ở cả hai phân hệ. Nhờ quản trị viên cấp quyền.

Mã số thuế người mua để trống: khách chưa có mã số thuế ở danh mục hoặc hóa đơn lập cho người tiêu dùng. Bổ sung ở danh mục khách hàng nếu là doanh nghiệp, rồi lập hóa đơn mới theo quy trình sửa sai.

Tổng doanh thu lệch tờ khai: kiểm tra hóa đơn khác kỳ, hóa đơn chưa nhập vào KetoanX, hoặc hàng không chịu thuế bị xếp vào nhóm 0%.