01
Chức năng này dùng để làm gì
Màn này giúp bạn lập báo giá, gửi khách qua email hoặc in, theo dõi báo giá nào còn hiệu lực, báo giá nào đã thành đơn đặt hàng. Mỗi báo giá có số riêng dạng BG00001/26 (tiền tố BG, năm hai chữ số, đánh số lại mỗi năm), có đính kèm tệp và lưu lịch sử gửi thư.
Báo giá là bước đầu của vòng bán hàng. Sau nó là đơn đặt hàng, rồi chứng từ bán hàng, hóa đơn và thu tiền khách hàng. Bán lẻ, bán ngay thì có thể bỏ qua cả báo giá lẫn đơn đặt hàng và lập thẳng chứng từ bán. Tổng quan cả vòng ở bài kế toán mua bán hàng hóa.
Một điều cần biết từ đầu: báo giá không ghi doanh thu, không ghi công nợ, không giữ hàng trong kho và không xuất hiện trong báo cáo tài chính. Doanh thu chỉ ghi khi bạn lập chứng từ bán; về thời điểm ghi nhận, xem bài thời điểm ghi nhận doanh thu.
02
Trước khi bắt đầu
Khách hàng trong danh mục, xem khách hàng, nhà cung cấp. Ô khách hàng không bắt buộc về mặt phần mềm, nhưng báo giá không có khách thì không in ra đúng tên, không gửi thư được và không lập đơn từ báo giá cho khách sau này.
Mặt hàng trong danh mục có đơn vị tính, giá bán và thuế suất, xem vật tư, hàng hóa, kho. Dịch vụ cũng báo giá như hàng.
Nếu bán theo giá riêng cho từng nhóm khách, khai trước bảng giá bán hoặc chính sách giá. Báo giá tự lấy giá từ đó.
Quyền phân hệ Bán hàng: thêm để lập, sửa để cất lại, xóa để hủy hoặc xóa, in để gửi thư. Báo giá và đơn đặt hàng cùng thuộc phân hệ này.
Muốn gửi thư thì khách cần có email trong danh mục, hoặc bạn gõ tay khi gửi. Mẫu thư và máy chủ gửi thư chỉnh ở mẫu thư, gửi thư.
03
Mở màn hình
Vào menu Bán hàng, Báo giá. Trang hiện danh sách tất cả báo giá, mới và cũ chung một bảng. Đầu trang có nút Lập báo giá (chỉ hiện khi bạn có quyền thêm) và nút Chứng từ bán hàng để về màn bán hàng.
Bảng có các cột: Ngày, Số, Khách hàng, Hiệu lực đến, Tổng tiền và Tình trạng. Tình trạng có bốn giá trị: Đang chào (còn hiệu lực), Hết hiệu lực (đã qua ngày hiệu lực đến), Đã lập đơn hàng (đã chuyển thành đơn đặt hàng) và Đã hủy. Bảng này không có bộ lọc hay ô tìm kiếm, bạn tìm báo giá bằng mắt theo số và ngày. Muốn thống kê theo thời gian, dùng báo cáo Tình hình báo giá ở nhóm báo cáo.
Chưa có báo giá nào thì trang hiện câu báo chưa có báo giá nào cùng nút lập báo giá đầu tiên.
04
Các ô cần nhập
Biểu mẫu có phần đầu và lưới dòng hàng. Các ô sau phần đầu chỉ đổi được khi báo giá còn mở; báo giá đã hủy hoặc đã lập đơn hàng chỉ xem.
| Ô | Ý nghĩa và cách nhập | Bắt buộc | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Ngày lập | Ngày bạn lập báo giá, mặc định hôm nay. Số báo giá lấy năm từ ngày này | Có | 16/10/2026 |
| Số | Tự cấp khi cất, ô xám | Tự động | BG00007/26 |
| Hiệu lực đến | Ngày cuối cùng giá còn đúng. Để trống nghĩa là không giới hạn. Không được trước ngày lập | Không | 31/10/2026 |
| Nhân viên bán hàng | Người phụ trách báo giá, chọn Không chọn nếu không cần | Không | NV003 · Lê Thu Hà |
| Khách hàng | Chọn từ danh mục. Đổi khách thì giá các dòng đã chọn hàng được lấy lại theo bảng giá của khách mới | Không | KH001 · Công ty TNHH An Phú |
| Diễn giải | Ghi chú tối đa 500 ký tự | Không | Báo giá bộ ấm chén đợt 2 |
| Địa chỉ giao hàng | Chỉ hiện sau khi chọn khách. Chọn một địa chỉ có sẵn của khách | Không | Kho Bình Dương |
| Giao tới | Địa chỉ in trên báo giá, tối đa 300 ký tự; tự điền khi chọn địa chỉ có sẵn | Không | KCN VSIP, Bình Dương |
| Người nhận hàng | Tên và số điện thoại người nhận, tối đa 200 ký tự | Không | Trần Văn Bình, 0903000111 |
| Mặt hàng | Chọn từ danh mục, hiện mã, tên và đơn vị | Có | HH001 · Bộ ấm chén (Bộ) |
| Số lượng | Phải lớn hơn 0 | Có | 20 |
| Đơn giá | Giá chưa thuế. Tự điền từ bảng giá của khách, chính sách giá hoặc giá bán trong danh mục, sửa được | Có | 400.000 |
| CK % | Chiết khấu theo phần trăm, từ 0 đến 100 | Không | 5 |
| VAT % | Thuế suất GTGT là con số bạn gõ, không phải danh sách chọn. Tự điền theo mặt hàng | Có | 8 |
| Thành tiền, Tiền thuế | Phần mềm tự tính: thành tiền là số lượng nhân đơn giá, trừ chiết khấu; thuế tính trên số sau chiết khấu | Tự động | 7.600.000 |
Nút Thêm dòng thêm một dòng hàng, biểu tượng thùng rác cuối dòng bỏ dòng đó (còn ít nhất một dòng). Một báo giá có tối đa 300 dòng. Chân bảng hiện Cộng tiền hàng (kèm số đã trừ chiết khấu nếu có) và Tổng cộng.
Khi chọn khách và mặt hàng, dưới ô Mặt hàng có thể hiện dòng nhỏ chữ Theo chính sách giá kèm tên chính sách, cho biết đơn giá và chiết khấu vừa được thay theo một chính sách giá. Sửa tay Đơn giá thì dòng nhỏ này mất. Thứ tự: phần mềm lấy giá bán trong danh mục, thay bằng giá trong bảng giá của khách nếu bảng giá còn hiệu lực và có mặt hàng đó, rồi nếu có chính sách giá khớp khách, mặt hàng và ngày lập thì chính sách ghi đè lên cả hai.
05
Làm từng bước: lập báo giá cho một khách quen
Ví dụ: ngày 16/10/2026 Công ty TNHH Thương mại Minh Phát chào cho Công ty TNHH An Phú 20 bộ ấm chén, giá niêm yết 400.000 đồng một bộ chưa thuế, chiết khấu 5%, thuế suất 8%, báo giá có hiệu lực đến 31/10/2026.
Vào Bán hàng, Báo giá, bấm Lập báo giá.
Giữ Ngày lập là 16/10/2026. Ở Hiệu lực đến chọn 31/10/2026.
Chọn Khách hàng là KH001 · Công ty TNHH An Phú. Chọn Nhân viên bán hàng nếu muốn gắn người phụ trách.
Ở dòng 1, chọn Mặt hàng là Bộ ấm chén. Đơn giá tự điền 400.000 và VAT % điền theo mặt hàng. Gõ Số lượng 20, CK % 5, và sửa VAT % thành 8 nếu mặt hàng đang khai 10.
Đọc chân bảng: tiền hàng trước chiết khấu 8.000.000, chiết khấu 400.000, Cộng tiền hàng 7.600.000, thuế 608.000, Tổng cộng 8.208.000.
Bấm nút Cất báo giá. Trang chuyển sang báo giá vừa lập, số tự cấp, tình trạng Đang chào.
Bấm In để mở bản in theo mẫu công ty, hoặc dùng khung gửi thư bên dưới (xem mục các trường hợp khác).
Sau khi cất, báo giá nằm đầu danh sách. Các nút trên báo giá: Cất thay đổi, Lập đơn đặt hàng, In, nút hủy báo giá và Xóa. Chưa có bút toán nào được ghi.
06
Các trường hợp khác
Mỗi trường hợp dưới đây khác cách thông dụng ở một điểm. Quy định pháp luật được nêu theo mốc hiệu lực, chi tiết ở bài kiến thức được dẫn.
Khi khách đồng ý và bạn lập đơn đặt hàng
Mở báo giá, bấm Lập đơn đặt hàng. Biểu mẫu đơn mở ra với khách, nhân viên, địa chỉ giao và mọi dòng hàng điền sẵn, diễn giải ghi Theo báo giá kèm số báo giá. Cất đơn xong, báo giá chuyển sang Đã lập đơn hàng và không sửa được nữa. Cách khác: ở màn lập đơn đặt hàng, chọn báo giá ở ô Lập từ báo giá rồi bấm Lấy dòng hàng từ báo giá. Chỉ báo giá đang mở mới hiện trong ô này. Xem tiếp ở bài đơn đặt hàng.
Khi báo giá hết hiệu lực nhưng khách vẫn muốn mua
Tình trạng Hết hiệu lực chỉ là nhãn nhắc, phần mềm không chặn gì. Nếu giá còn đúng, bạn vẫn bấm Lập đơn đặt hàng được. Nếu giá đã đổi, mở báo giá, sửa Đơn giá, kéo dài Hiệu lực đến rồi bấm Cất thay đổi, hoặc lập báo giá mới để còn lịch sử.
Về pháp luật: chính sách giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% cho doanh nghiệp khấu trừ chạy từ 01/7/2025 đến hết 31/12/2026. Báo giá có Hiệu lực đến sau 31/12/2026 mà vẫn ghi VAT % là 8 thì dễ sai khi giao hàng, vì thuế suất tính theo thời điểm lập hóa đơn. Hãy ghi rõ trong Diễn giải rằng thuế suất áp dụng theo quy định tại ngày giao hàng. Xem bài giảm thuế GTGT 8 phần trăm 2026 và thuế suất GTGT 5 và 10 phần trăm.
Khi gửi báo giá cho khách qua email
Dưới báo giá đã lưu có khung gửi thư với hai ô Email người nhận và Đồng gửi. Để trống Email người nhận thì phần mềm lấy email ở danh mục khách, Đồng gửi lấy người liên hệ có đánh dấu nhận thư. Bấm nút Gửi báo giá qua email. Thư theo mẫu thư của công ty, có bảng dòng hàng và đính kèm bản in dạng tệp HTML mở được bằng trình duyệt để in hoặc lưu PDF. Mỗi lần gửi được ghi vào bảng Lịch sử gửi thư bên dưới, kèm tình trạng Đã gửi hoặc Lỗi. Báo giá đã hủy không gửi được, và người gửi cần quyền In ở phân hệ Bán hàng. Thư đi qua máy chủ của công ty nếu đã khai ở mẫu thư, không thì qua máy chủ chung, có thể rơi vào thư rác nếu tên miền chưa có SPF, DKIM.
Khi in báo giá
Bấm In để mở trang in. Trang in có mã QR chuyển khoản với số tiền bằng tổng báo giá và nội dung chuyển khoản dạng TT kèm số báo giá, nếu công ty đã khai tài khoản ngân hàng. Nếu công ty có mẫu Word hoặc Excel riêng cho báo giá, phía trên có dòng In theo mẫu riêng để tải bản đã điền. Bấm nút In báo giá để in, Quay lại để về báo giá, Mẫu in để chỉnh mẫu, xem mẫu in chứng từ.
Khi muốn đính kèm tệp
Cuối báo giá có khung Tệp đính kèm với nút Thêm tệp. Nhận các tệp PDF, ảnh, Excel, Word và XML. Hợp đồng nguyên tắc, bản vẽ, catalogue thường được đính vào đây. Xóa tệp cần quyền xóa.
Khi hủy hoặc xóa báo giá
Báo giá chưa lập đơn thì bấm nút Hủy báo giá (hỏi lại trước khi hủy) để giữ lịch sử nhưng không dùng nữa, hoặc Xóa để xóa hẳn. Báo giá đã hủy chỉ xem và không lập đơn được. Báo giá đã có đơn đặt hàng thì không hủy hay xóa được; hãy xử lý đơn đặt hàng trước. Nếu xóa đơn đặt hàng duy nhất lập từ báo giá, báo giá tự mở lại thành Đang chào.
07
Phần mềm tự ghi gì
Báo giá không ghi bút toán, không đụng kho, không đụng công nợ và không có trong sổ cái hay tờ khai thuế. Phần mềm chỉ lưu báo giá cùng các dòng hàng, đánh số, và ghi một dòng vào nhật ký thao tác mỗi lần tạo, sửa, hủy, xóa hoặc gửi thư. Với ví dụ ở trên, tiền hàng 7.600.000 đồng và thuế 608.000 đồng chỉ là số chào, chưa thành doanh thu hay thuế đầu ra.
Để kiểm lại, mở báo cáo Tình hình báo giá (nhóm báo cáo bán hàng): báo cáo cho biết báo giá nào đã chuyển thành đơn, chuyển bao nhiêu phần trăm số lượng và báo giá nào hết hiệu lực. Bài hướng dẫn riêng ở tình hình báo giá. Nhật ký thao tác xem ở nhật ký thao tác.
08
Lỗi hay gặp và cách xử lý
Chọn mặt hàng: có dòng chưa chọn mặt hàng. Chọn mặt hàng hoặc bỏ dòng trống bằng biểu tượng thùng rác.
Số lượng phải lớn hơn 0: một dòng để số lượng 0 hoặc bỏ trống. Nhập số dương.
Cần ít nhất một dòng hàng: bạn đã bỏ hết dòng. Thêm một dòng hợp lệ.
Ngày hết hiệu lực không được trước ngày lập: ô Hiệu lực đến sớm hơn Ngày lập. Chọn ngày bằng hoặc sau ngày lập, hoặc để trống.
Báo giá đã lập đơn đặt hàng, thông báo dạng "Báo giá đã lập đơn đặt hàng DH00012/26, không sửa được": muốn sửa báo giá, xóa đơn đặt hàng đó trước (nếu đơn chưa có chứng từ).
Báo giá nguồn không hợp lệ hoặc "Báo giá đã hủy, không lập đơn đặt hàng được": bạn mở màn lập đơn từ một báo giá không còn dùng được. Chọn báo giá khác, hoặc lập đơn không theo báo giá.
Chưa có địa chỉ email. Nhập email người nhận hoặc bổ sung email ở danh mục đối tượng.: khách chưa khai email. Gõ vào ô Email người nhận hoặc bổ sung email ở danh mục khách.
09
Hỏi đáp
Những câu người mới hay hỏi khi lập báo giá lần đầu.
Báo giá có làm giảm tồn kho hay giữ hàng cho khách không?
Không. Báo giá và cả đơn đặt hàng chỉ là thông tin. Tồn kho chỉ giảm khi chứng từ bán đã ghi sổ. Muốn xem hàng nào đã có đơn nhưng chưa giao, mở báo cáo Tồn kho và đơn đặt hàng chưa giao.
Báo giá có phải là chứng từ kế toán không?
Không. Doanh thu, thuế đầu ra và công nợ chỉ có khi lập chứng từ bán hàng và hóa đơn. Báo giá không cần ký số hay gửi cơ quan thuế.
Tôi gõ nhầm số lượng sau khi đã gửi khách thì sao?
Chưa lập đơn thì mở báo giá, sửa, bấm Cất thay đổi rồi gửi lại thư. Bản cũ đã gửi vẫn nằm trong Lịch sử gửi thư. Nếu khách đã chấp nhận bản cũ, lập báo giá mới thay vì sửa, để còn dấu vết.
Một báo giá có lập được nhiều đơn đặt hàng không?
Phần mềm cho lập đơn từ báo giá đang mở, nhưng ngay khi cất đơn đầu tiên báo giá chuyển sang Đã lập đơn hàng và biến mất khỏi danh sách báo giá để chọn. Báo giá chia nhiều đợt giao thì lập một đơn, rồi chia nhiều chứng từ bán trên đơn đó.
Có đổi được số báo giá không?
Không. Số do hệ thống cấp, ô xám. Muốn đánh số kiểu khác cho các chứng từ khác, xem quy tắc đánh số chứng từ.
Hướng dẫn khác trong nhóm Bán hàng
- Chứng từ bán hàng
- Đơn đặt hàng
- Bảng giá bán
- Hóa đơn
- Mẫu số, ký hiệu hóa đơn
- Nhập hóa đơn đầu ra
- Tính giá bán hàng loạt
- Chính sách giá
- Thu tiền khách hàng
- Đợt thu nợ
- Xóa nợ khó đòi, nợ đã xóa sổ
- Hoa hồng đại lý
- Hợp đồng
- Doanh thu hợp đồng xây dựng
- Nhắc đợt thanh toán hợp đồng
- Mẫu hợp đồng
- Hợp đồng theo dự án
- Khách hàng, nhà cung cấp
- Mẫu in chứng từ
- Mẫu thư, gửi thư
- Chương trình khuyến mại
- Chiết khấu thương mại theo doanh số
- Ghi nhận doanh số theo hợp đồng
- Gửi hóa đơn hàng loạt
- Tờ khai dữ liệu hóa đơn bán ra (03/DL-HĐĐT)
- Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (01/ĐKTĐ-HĐĐT)
- Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
- Hóa đơn bán lẻ xăng dầu, bảng tổng hợp
- Thủ tục hóa đơn giấy (TB01/AC, BC26/AC...)
- Thông báo công nợ theo ngoại tệ
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.