Quy tắc đánh số chứng từ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/numbering

Số chứng từ do phần mềm cấp tự động lúc bạn cất chứng từ. Trên màn này bạn làm được các việc sau:

1. 1

   Xem mọi loại chứng từ, quy tắc đang dùng, số mẫu, số chứng từ đã lập và số lập gần nhất.

2. 2

   Đặt quy tắc riêng cho một loại: tiền tố, số chữ số, kỳ đếm, hậu tố, số bắt đầu mỗi kỳ, và đánh số riêng theo chi nhánh nếu công ty có chi nhánh.

3. 3

   Kiểm tra dãy số của một kỳ: nhảy số, trùng số, số không theo quy tắc, số không tăng theo ngày.

4. 4

   Đặt số kế tiếp khi chuyển sổ từ phần mềm khác sang giữa năm.

5. 5

   Đánh lại số liên tục theo thứ tự ngày hạch toán.

6. 6

   Về quy tắc mặc định.

Màn này chỉ đổi cách cấp số cho chứng từ lập sau đó. Nó không đổi số hóa đơn điện tử: số hóa đơn đi cùng mẫu số, ký hiệu hóa đơn đã đăng ký, xem mẫu số, ký hiệu hóa đơn và bài cách lập hóa đơn điện tử. Quy trình lập, luân chuyển và lưu chứng từ, kể cả bước soát dãy số, ở bài lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ.

1. 1

   Quyền: ai xem được phân hệ Hệ thống đều xem được màn. Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên có quyền sửa mới đổi quy tắc, đặt số kế tiếp, đánh lại số và về mặc định. Người khác thấy câu "Bạn chỉ có quyền xem".

2. 2

   Quyết định quy tắc trước khi lập chứng từ đầu tiên của kỳ. Đổi quy tắc không đổi số của chứng từ đã lập, nên giữa chừng sẽ có hai kiểu số cùng một dãy.

3. 3

   Chuyển từ phần mềm khác: ghi lại số cuối cùng của từng loại ở sổ cũ để đặt số kế tiếp.

4. 4

   Nếu định đánh lại số: kỳ đó phải nằm ngoài kỳ đã khóa, xem khóa sổ kế toán.

ketoanx.com/settings/numbering

Khung Các loại chứng từ có các cột Loại chứng từ, Mã, Quy tắc (nhãn Riêng hoặc Mặc định, kèm kỳ đếm), Số mẫu, Đã lập và Số lập gần nhất. Cuối mỗi dòng có liên kết Đặt quy tắc, kiểm tra (người chỉ xem thấy Xem). Bấm vào thì trên đầu trang mở hai khung: khung đặt quy tắc của loại đó và khung Kiểm tra dãy số và đánh lại số.

ketoanx.com/settings/numbering?type=PC

Dòng "Số sẽ sinh trong kỳ đếm mới" cho thấy ba số đầu theo quy tắc bạn đang chọn, để xem trước. Hai tổ hợp bị phần mềm chặn vì sinh số trùng: đặt lại mỗi năm mà không có hậu tố năm, và đặt lại mỗi tháng mà hậu tố không phải tháng và năm. Chọn Đặt lại mỗi tháng thì hậu tố tự đổi sang tháng và năm.

ketoanx.com/settings/numbering?type=PC

Khi chuyển từ phần mềm khác sang giữa năm

Số cuối ở sổ cũ là phiếu chi số 87. Mở dòng PC, trong khung kiểm tra điền 88 vào Số thứ tự kế tiếp của kỳ này và bấm Đặt số kế tiếp. Phần mềm báo chứng từ kế tiếp sẽ mang số PC00088/26. Không đặt được số thấp hơn số đã dùng.

Khi kiểm tra dãy số có nhảy số hay trùng số

Chọn Năm (và Tháng nếu đếm theo tháng), bấm Xem kỳ này, rồi bấm Kiểm tra nhảy số, trùng số. Kết quả liệt kê từng điểm với nhãn: Nhảy số (thiếu số ở giữa dãy, hoặc dãy không bắt đầu từ số bắt đầu), Trùng số, Sai quy tắc (số không theo quy tắc hiện hành, thường là số gõ tay hoặc của quy tắc cũ), Không tăng theo ngày (số nhỏ hơn mà ngày muộn hơn). Dãy tốt thì hiện "Dãy số liên tục, không trùng, tăng theo ngày hạch toán".

Nhảy số thường do xóa chứng từ hoặc cất lỗi. Việc nhảy số không tự là sai, nhưng khi có người kiểm tra thì nên giải thích được từng số thiếu, nhất là với chứng từ thu chi tiền. Kiểm trước khi khóa sổ.

Khi muốn đánh lại số cho liên tục

Mở khung kiểm tra, bấm Xem trước đánh lại số để xem bảng số cũ và số mới. Phần mềm xếp chứng từ theo ngày hạch toán (cùng ngày thì giữ thứ tự cũ) rồi cấp số liên tục từ số bắt đầu. Hài lòng thì bấm Áp dụng đánh lại số kèm số chứng từ sẽ đổi và xác nhận.

Cân nhắc kỹ: hộp xác nhận nhắc rằng số in trên chứng từ đã phát hành sẽ khác với số trong phần mềm. Phiếu thu, phiếu chi đã in, ký, giao cho khách hay ngân hàng thì không nên đánh lại. Chỉ làm khi kỳ đó chưa in hoặc chưa phát hành chứng từ ra ngoài. Mỗi lần đánh lại số được ghi vào nhật ký thao tác nhãn Đánh lại số. Sổ điện tử đã ghi chỉ sửa bằng chứng từ điều chỉnh (xem mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ); đánh lại số là thay đổi số chứng từ chứ không đổi số tiền, tài khoản, nên hãy giữ bản xuất nhật ký.

Khi kỳ cần đánh lại số đã khóa

Phần mềm chặn và báo số chứng từ nằm trong kỳ đã khóa. Bỏ khóa có lý do ở khóa sổ kế toán rồi làm lại. Với kỳ đã nộp tờ khai hay báo cáo, thường nên giữ số cũ.

Khi công ty có nhiều chi nhánh

Tích ô đánh số riêng theo chi nhánh. Dòng xem trước hiện ví dụ HN-PC00001/26 với mã chi nhánh đứng đầu. Chứng từ chung, không thuộc chi nhánh nào, vẫn theo dãy chung. Khai chi nhánh ở chi nhánh.

Khi muốn quay về như chưa đặt

Bấm Về mặc định và xác nhận. Số của chứng từ đã lập không đổi.

Màn này không sinh bút toán. Cụ thể:

1. 1

   Lưu quy tắc: một dòng quy tắc cho loại chứng từ. Bộ đếm của loại được nâng lên theo số đã dùng để số sắp cấp không trùng số cũ. Có dòng nhật ký "quy tắc đánh số".

2. 2

   Đặt số kế tiếp: đặt bộ đếm của kỳ, kèm dòng nhật ký.

3. 3

   Đánh lại số: đổi số của các chứng từ trong kỳ, đặt lại bộ đếm về số cuối, ghi nhật ký với mẫu 50 cặp số cũ và mới.

Số chứng từ cấp từ lúc cất chứng từ, theo quy tắc của loại và kỳ của ngày hạch toán. Kiểm lại ở danh sách chứng từ hoặc bằng nút kiểm tra dãy số.

Đặt lại mỗi tháng thì hậu tố phải là tháng và năm (/03-26), nếu không số của hai tháng sẽ trùng nhau: sửa Hậu tố. Tương tự với đặt lại mỗi năm mà không có hậu tố: phải có hậu tố năm.

Câu báo "Số bắt đầu … dài hơn … chữ số của quy tắc": tăng Số chữ số hoặc giảm số bắt đầu.

Dòng đỏ "quy tắc chưa hợp lệ": tiền tố sai ký tự hoặc số chữ số, số bắt đầu ngoài giới hạn.

Câu báo "Không đánh lại số được" kèm số chứng từ nằm trong kỳ đã khóa: bỏ khóa sổ trước.

Không đánh lại số được: số mới trùng với một chứng từ cùng loại nằm ngoài kỳ này: có chứng từ ngày kỳ khác mang số của kỳ này. Kiểm tra bằng nút kiểm tra dãy số và sửa chứng từ đó trước.

Câu báo "Đã có chứng từ mang số … số kế tiếp phải lớn hơn": số kế tiếp bạn đặt thấp hơn số đã dùng.