Tài khoản ngầm định: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/accounts/defaults

Đây chỉ là giá trị điền sẵn. Khi lập chứng từ bạn vẫn đổi được từng dòng. Màn không tạo bút toán và không sửa chứng từ đã lập. Nó đứng giữa việc có hệ thống tài khoản và việc lập chứng từ như lập phiếu thu, lập phiếu chi và lập chứng từ nghiệp vụ khác.

Một điểm về quy định: phần mềm điền sẵn tài khoản nhưng không biết nghiệp vụ cụ thể. Nghiệp vụ nào bản chất khác thì đổi tài khoản trên dòng đó. Ví dụ phiếu thu tiền khách trả nợ phải ghi Có 131, không phải Có tài khoản doanh thu. Bút toán đúng cho từng nghiệp vụ xem cách định khoản kế toán và tài khoản 111 tiền mặt. Cũng cần nhớ: chi từ 5 triệu đồng trở lên cho hàng hóa, dịch vụ mua vào phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào). Đặt sẵn tài khoản 111 cho phiếu chi không có nghĩa khoản chi lớn đó được chi tiền mặt.

ketoanx.com/accounts/defaults

Bảng có năm cột: Loại chứng từ, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Khi cất và cột lưu. Dưới tên mỗi loại có một câu gợi ý. Dòng nào chưa lưu lần nào có nhãn Chưa đặt.

ketoanx.com/accounts/defaults

Câu gợi ý của từng loại trên màn:

1. 1

   Phiếu thu tiền mặt (PT): thường Nợ tài khoản tiền mặt, để trống bên Có.

2. 2

   Phiếu chi tiền mặt (PC): thường Có tài khoản tiền mặt, để trống bên Nợ.

3. 3

   Báo có ngân hàng (BC): thường Nợ tài khoản tiền gửi, để trống bên Có.

4. 4

   Báo nợ ngân hàng (BN): thường Có tài khoản tiền gửi, để trống bên Nợ.

5. 5

   Chứng từ nghiệp vụ khác (NK): thường để trống cả hai bên.

Phần mềm có sẵn mặc định cho bốn loại đầu: phiếu thu Nợ tiền mặt, phiếu chi Có tiền mặt, báo có Nợ tiền gửi, báo nợ Có tiền gửi, theo tài khoản tiền của chế độ công ty. Bạn đặt ở màn này để thay mặc định đó, ví dụ khi công ty dùng tài khoản con 1111 riêng cho tiền Việt.

Khi công ty có nhiều tài khoản ngân hàng cùng chạy trên 112

Báo có và báo nợ chỉ cần đặt tài khoản kế toán, như 1121 hoặc 112. Tài khoản ngân hàng cụ thể chọn khi lập chứng từ, xem tài khoản ngân hàng, đối chiếu.

Khi chỉ muốn đặt một bên

Để trống bên kia. Ví dụ báo có chỉ cần Nợ 112. Bên Có sẽ do bạn chọn theo từng nghiệp vụ (131 khi khách trả nợ, 711 khi thu nhập khác).

Khi muốn quay về như chưa đặt

Xóa trắng cả hai ô tài khoản, chọn lại Cất là ghi sổ và bấm Lưu. Dòng vẫn ghi là đã lưu nhưng không còn tài khoản điền sẵn, và các loại phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ quay về mặc định theo tài khoản tiền của công ty.

Khi dùng loại chứng từ tự định nghĩa

Loại tự định nghĩa có định khoản gợi ý riêng và được ưu tiên hơn màn này. Xem loại chứng từ tự định nghĩa.

Khi đổi tài khoản và muốn cập nhật ngầm định

Nếu bạn dùng chuyển tài khoản hạch toán để dời số liệu từ tài khoản cũ sang mới, tài khoản ngầm định trỏ đến tài khoản cũ cũng được đổi theo.

Giá trị này chỉ tác động khi mở chứng từ mới: tài khoản điền vào dòng hạch toán đầu tiên (và dòng thêm với phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ), và nút nổi bật khi lưu. Với chứng từ nghiệp vụ khác, chưa đặt gì thì form mở ra chưa có dòng nào. Chứng từ đã lập không đổi.

Câu báo có chữ "không có trong hệ thống" kèm số hiệu: số hiệu gõ sai hoặc chưa tạo. Tạo ở hệ thống tài khoản.

Câu báo có chữ "đang ngừng dùng": bật Dùng lại ở hệ thống tài khoản, hoặc chọn tài khoản khác.

Câu báo có chữ "là tài khoản tổng hợp, hãy chọn tài khoản chi tiết": tài khoản bạn gõ có tài khoản con, như 112 khi đã mở 1121. Chọn tài khoản con.

Số hiệu tài khoản không hợp lệ: số hiệu phải gồm 3 đến 8 chữ số, không có chữ cái hay dấu cách ở giữa.

Các ô bị khóa và không có nút Lưu: tài khoản của bạn chưa có quyền sửa ở phân hệ Hệ thống.