Cách định khoản kế toán theo bốn bước, kèm tám bài tập có lời giải theo Thông tư 99

Hai ngoại lệ bạn sẽ gặp sớm. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (133) là một tài sản nên tăng ở Nợ, còn thuế GTGT đầu ra (33311) là một khoản nợ với nhà nước nên tăng ở Có. Và các tài khoản điều chỉnh như hao mòn tài sản cố định (214) nằm bên tài sản nhưng có số dư bên Có, vì chúng làm giá trị tài sản giảm.

1. 1

   Nghiệp vụ làm đổi những khoản nào: hàng trong kho tăng 100, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tăng 10, khoản nợ người bán tăng 110.

2. 2

   Gán tài khoản: hàng hóa là 156, thuế đầu vào là 1331, nợ người bán là 331.

3. 3

   Tăng hay giảm: 156 tăng (tài sản), 1331 tăng (tài sản), 331 tăng (nợ phải trả).

4. 4

   Chọn bên: tài sản tăng ghi Nợ, nợ phải trả tăng ghi Có. Vậy Nợ 156 100, Nợ 1331 10, Có 331 110.

Kiểm: tổng Nợ 110 bằng tổng Có 110. Hai tổng lệch nhau thì chắc chắn có một dòng sai.

Sau tám nghiệp vụ, số dư tiền gửi 112 là 500 trừ 110 cộng 165 trừ 20, bằng 535. Thuế GTGT đầu ra 15, đầu vào 10, nên cuối kỳ khấu trừ trước: Nợ 33311: 10; Có 1331: 10. Phần còn phải nộp là 5; chuyển khoản nộp thì Nợ 33311: 5; Có 112: 5.

Nghiệp vụ 4 cho thấy một định khoản có thể có nhiều dòng. Quy tắc không đổi: cộng mọi dòng Nợ và mọi dòng Có, hai tổng phải bằng nhau (4a: 165 bằng 150 cộng 15). Doanh thu và giá vốn là hai định khoản riêng, đừng gộp.

Các lỗi người mới hay mắc: ghi thuế GTGT đầu vào bên Có thay vì bên Nợ; bán hàng mà quên định khoản giá vốn nên lãi bị phình ra; ghi lương phải trả (334) bên Nợ lúc tính lương; ghi chi phí mua tài sản cố định vào chi phí thay vì tăng tài sản; và đảo cả hai bên vì hiểu chữ Nợ, Có theo nghĩa đời thường thay vì như tên hai cột của sổ.

ketoanx.com/vouchers/new

Các bước

1. 1

   Vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác rồi bấm Lập chứng từ. Phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ lập nhanh cùng màn này.

2. 2

   Ô Loại chứng từ để mặc định Chứng từ nghiệp vụ khác cho định khoản tổng quát như bài tập. Chọn Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Báo có ngân hàng hoặc Báo nợ ngân hàng thì phần mềm điền sẵn tài khoản tiền mặt hay tiền gửi vào đúng bên. Các loại chứng từ tự sinh như bán hàng, khấu hao không có trong ô này vì chúng lập ở màn nghiệp vụ riêng.

3. 3

   Ô Ngày chứng từ và Ngày hạch toán mặc định là hôm nay; ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ. Ô Số chứng từ hiện Tự động và không sửa được; số cấp khi cất. Ô Diễn giải nhập Mua hàng nhập kho, chưa trả người bán. Loại tiền để VND, tỷ giá là 1.

4. 4

   Dòng 1 của lưới: ô TK Nợ gõ 156, ô TK Có gõ 331, ô Số tiền (VND) nhập 100.000.000. Hai ô tài khoản gợi ý theo hệ thống tài khoản của công ty, kèm tên tài khoản. Chọn nhà cung cấp ở cột Đối tượng Có để khoản phải trả 331 lên đúng sổ công nợ của họ; ô còn lại bỏ trống nếu bên đó không phải công nợ.

5. 5

   Bấm Thêm dòng, dòng 2 gõ TK Nợ 1331, TK Có 331, Số tiền (VND) 10.000.000, cùng nhà cung cấp ở Đối tượng Có. Dòng Tổng cộng cuối lưới hiện 110.000.000. Cột Diễn giải dòng để ghi riêng cho từng dòng (ví dụ Thuế GTGT đầu vào).

6. 6

   Nghiệp vụ 4a (bán 150 triệu, thuế 15 triệu, khách chưa trả) cũng làm hai dòng: TK Nợ 131, TK Có 511, 150.000.000, rồi TK Nợ 131, TK Có 33311, 15.000.000. Giá vốn 4b là chứng từ riêng: TK Nợ 632, TK Có 156, 100.000.000.

7. 7

   Cất bằng một trong ba nút. Cất và ghi sổ (Ctrl + Enter) đưa bút toán vào sổ ngay; Cất, chưa ghi sổ (Ctrl + S) giữ chứng từ ở dạng nháp, chưa lên báo cáo nào; Cất và in cất rồi in. Nút ghi sổ chỉ hiện khi bạn có quyền ghi sổ.

8. 8

   Bút toán lặp lại nhiều lần thì tạo trước ở Hệ thống→, Danh mục, khung Mẫu định khoản (các ô Loại chứng từ, Tên mẫu, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Diễn giải điền sẵn). Khi lập chứng từ, ô Mẫu định khoản ở đầu màn cho chọn mẫu để thêm dòng sẵn cặp tài khoản; với phiếu thu, phiếu chi ô này đổi tên thành Lý do thu, chi.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ nghiệp vụ khác ghi đúng những cặp bạn nhập: với nghiệp vụ 2 là Nợ 156 100 triệu, Có 331 100 triệu và Nợ 1331 10 triệu, Có 331 10 triệu. Phần mềm chỉ kiểm cấu trúc, không kiểm bạn chọn đúng tài khoản chưa. Nó không nhập kho (kho cập nhật từ chứng từ mua hàng, phiếu nhập kho), không lập hóa đơn và chứng từ này không lên bảng kê thuế GTGT, vì bảng kê lấy từ chứng từ mua, bán và trả lại. Mua hàng, bán hàng, khấu hao, lương lập đúng màn nghiệp vụ thì phần mềm tự sinh định khoản. Bút toán hiển thị theo Thông tư 99 hay Thông tư 133 tùy hệ thống tài khoản công ty chọn.

Câu báo lỗi hay gặp: Thiếu TK Nợ hoặc Thiếu TK Có khi bỏ trống ô tài khoản; Số tiền không hợp lệ khi ô số tiền trống hay sai định dạng; Tài khoản không có trong hệ thống: … khi gõ mã không tồn tại; Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: … khi ghi vào tài khoản cha như 642 trong khi công ty dùng 6421, 6424; Sổ đã khóa đến ngày …; không thể ghi chứng từ vào kỳ này khi ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ nhật ký chung để thấy mỗi bút toán thành hai dòng ghi Nợ, ghi Có, và Báo cáo→, Cân đối phát sinh để kiểm số dư. Với tám bài tập, số dư tiền gửi 112 cuối cùng phải bằng 535 triệu như bài tính; lệch thì dò từng chứng từ ở Sổ nhật ký chung.

Mỗi dòng chỉ có một tài khoản Nợ và một tài khoản Có, nên định khoản một Nợ nhiều Có phải tách thành nhiều dòng như trên. Chứng từ đã ghi sổ trong kỳ khóa thì không sửa được, và phần mềm không gợi ý tài khoản từ lời mô tả nghiệp vụ. Nhóm thu chi của KetoanX nằm trong quỹ và ngân hàng; xem thêm [phần mềm kế toán theo Thông tư 99](/phan-mem-ke-toan-thong-tu-99).

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng thu, chi, chứng từ khác.