Cách lập phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ trên KetoanX

Q: Tôi lập nhầm loại chứng từ thì sao?

Không đổi được Loại chứng từ của chứng từ đã cất. Xóa chứng từ rồi lập lại. Nếu chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ, hoặc công ty bật chế độ chỉ sửa bằng bút toán điều chỉnh, thì lập chứng từ điều chỉnh thay vì xóa.

Chức năng này dùng để làm gì

Có hai việc nằm chung một chỗ. Việc thứ nhất là danh sách: mọi chứng từ của công ty, kể cả chứng từ do mua hàng, bán hàng, kho, lương, khấu hao tự sinh ra, để bạn tìm, lọc, in, ghi sổ hoặc bỏ ghi sổ hàng loạt. Việc thứ hai là biểu mẫu lập tay năm loại chứng từ: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, báo có ngân hàng, báo nợ ngân hàng và chứng từ nghiệp vụ khác (bút toán tự do cho những việc không thuộc bốn loại kia, như chuyển khoản nội bộ giữa các tài khoản kế toán hay điều chỉnh).

Màn Chứng từ với danh sách chứng từ và hàng nút lập chứng từ, loại chứng từ, thu chi hàng loạt — Màn Chứng từ: danh sách mọi chứng từ của công ty, trên đầu có các nút In danh sách, Loại chứng từ, Chứng từ định kỳ, Thu chi hàng loạt và Lập chứng từ.

Màn này đứng sau các danh mục (đối tượng, tài khoản ngân hàng, mục thu chi) và trước mọi sổ, báo cáo. Khách trả nợ hay bạn trả nợ nhà cung cấp thì có màn riêng, đối trừ được vào từng hóa đơn: thu tiền khách hàng và trả tiền nhà cung cấp. Phiếu lập tay ở đây giảm công nợ trên sổ cái nhưng không gắn vào hóa đơn nào.

Trước khi bắt đầu

Ô Đối tượng của biểu mẫu phiếu chi đã chọn được nhà cung cấp từ danh mục — Đối tượng chọn từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp đã khai sẵn; thiếu thì thêm nhanh bằng nút bên cạnh ô.

Đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên) đã khai ở khách hàng, nhà cung cấp. Thiếu thì thêm nhanh ngay trên biểu mẫu, nhưng chỉ khi bạn có quyền tạo danh mục.
Tài khoản ngân hàng đã khai ở tài khoản ngân hàng, đối chiếu nếu lập báo có, báo nợ.
Mục thu, mục chi (lý do thu chi) nếu công ty muốn phân loại dòng tiền; có thì ô chọn lý do tự điền diễn giải và tài khoản đối ứng.
Quyền ở phân hệ Quỹ, ngân hàng: thêm để lập, sửa để chỉnh, ghi sổ và bỏ ghi sổ là hai quyền riêng, xóa, in, xuất. Thiếu quyền thì máy báo Bạn không có quyền kèm tên quyền; nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp.
Kỳ chưa khóa sổ (khóa sổ kế toán). Ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa thì không lập, sửa, xóa được.

Mở màn hình

Vào menu Quỹ, ngân hàng, Thu, chi, chứng từ khác. Tiêu đề trang là Chứng từ. Trên đầu trang có các nút In danh sách, Xuất Excel, Loại chứng từ, Chứng từ định kỳ, Thu, chi hàng loạt và Lập chứng từ. Ba nút giữa mở các màn riêng: loại chứng từ tự định nghĩa, chứng từ định kỳ và thu, chi hàng loạt.

Menu bên trái, mục Thu, chi, chứng từ khác trong nhóm Quỹ, ngân hàng được viền vàng — Menu bên trái: Quỹ, ngân hàng, rồi Thu, chi, chứng từ khác.

Dưới đó là khung lọc: Tìm kiếm (gõ số chứng từ, nội dung hoặc tên đối tượng), Loại, Từ ngày, Đến ngày, Trạng thái (chọn Đã ghi sổ hay Chưa ghi sổ) rồi bấm Lọc. Mục Lọc thêm theo số, đối tượng, tài khoản, số tiền, diễn giải mở thêm ô Số chứng từ, Đối tượng, Tài khoản (khớp theo tiền tố, ở bên Nợ hoặc bên Có), Số tiền từ, Số tiền đến, Loại tự định nghĩa và Nhóm loại chứng từ. Lọc xong, bấm Lưu bộ lọc này nếu hay dùng lại; Xóa lọc đưa về toàn bộ.

Bảng kết quả có các cột Ngày, Số, Loại, Nội dung, Số tiền, Trạng thái (huy hiệu Đã ghi sổ hay Chưa ghi sổ, thêm Tự sinh với chứng từ do nghiệp vụ khác sinh ra). Nút Cột hiển thị ở trên bảng cho bạn chọn cột và thứ tự. Mỗi trang 50 chứng từ.

Tích ô đầu dòng để chọn chứng từ, thanh trên bảng hiện: Ghi sổ, Bỏ ghi, In 2 liên, nút in nhiều chứng từ (tối đa 100 chứng từ mỗi lần), Sửa hàng loạt (đổi ngày hạch toán, thay tài khoản, đổi đối tượng cho các chứng từ nhập tay đã chọn, chứng từ khóa sổ hoặc do nghiệp vụ sinh bị bỏ qua và liệt kê lý do) và Bỏ chọn.

Các ô cần nhập

Bấm Lập chứng từ để mở biểu mẫu. Phần đầu là thông tin chung, phần dưới là lưới các dòng hạch toán. Ô nào không thấy thì có thể mẫu giao diện chứng từ của bạn đã ẩn nó.

Phần đầu biểu mẫu Lập chứng từ cho phiếu chi tiền mặt và lưới dòng hạch toán — Phần đầu biểu mẫu: loại chứng từ, ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ, loại tiền, hợp đồng, đối tượng, diễn giải; dưới là lưới dòng hạch toán.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Loại chứng từ	Phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, báo có ngân hàng, báo nợ ngân hàng hoặc chứng từ nghiệp vụ khác, cùng các loại tự định nghĩa. Chọn rồi, tài khoản tiền tự điền sẵn. Không đổi được sau khi cất.	Có	Phiếu chi tiền mặt
Ngày chứng từ	Ngày ghi trên chứng từ giấy. Mặc định hôm nay.	Có	15/10/2026
Ngày hạch toán	Ngày lên sổ. Không được trước ngày chứng từ. Số chứng từ lấy theo năm của ngày này.	Có	15/10/2026
Số chứng từ	Chỉ đọc, hiện Tự động; số cấp khi cất theo quy tắc đánh số chứng từ.	Không	PC00012
Loại tiền	VND hoặc ngoại tệ (USD, EUR, JPY, CNY, KRW, GBP, AUD, SGD, THB và các loại trong bảng tỷ giá).	Có	VND
`Tỷ giá (đồng / 1 nguyên tệ)`	Chỉ nhập được khi loại tiền khác VND. Máy tự gợi ý từ bảng tỷ giá; bạn sửa được. Gõ 26.000 hay 26000 đều được; tỷ giá lệch bậc nghìn (ví dụ 26 cho USD) bị chặn khi cất.	Có khi ngoại tệ	26.000
Tài khoản ngân hàng	Chỉ hiện với báo có, báo nợ khi công ty đã khai tài khoản. Chọn thì tài khoản 112 chi tiết và loại tiền đổi theo.	Không	0071000123456 · Vietcombank
Chi nhánh	Chỉ hiện khi công ty có chi nhánh.	Theo cài đặt	Chứng từ chung của công ty
Hợp đồng	Gắn chứng từ với hợp đồng nếu có.	Không	HD-2026-014
Đối tượng	Người nộp, người nhận tiền. Chọn xong, máy điền Người nộp tiền hoặc Người nhận tiền và đặt đối tượng vào bên đối ứng của các dòng.	Không	KH00005 · Công ty Hoàng Long
Lý do thu, chi	Chọn Mục thu hoặc Mục chi có sẵn, hoặc một mẫu định khoản: máy thêm một dòng với diễn giải và tài khoản đối ứng.	Không	Chi văn phòng phẩm
Diễn giải	Nội dung nghiệp vụ, tối đa 500 ký tự. Nó là dòng lý do nộp, lý do chi trên phiếu in.	Không, nhưng nên có	Chi mua văn phòng phẩm tháng 10

Khung thông tin in (gập lại, bấm tiêu đề để mở) đổi tên theo loại, ví dụ Thông tin in trên phiếu chi gồm Người nhận tiền (phiếu thu là Người nộp tiền, báo có là Đơn vị trả tiền), Địa chỉ, Chứng từ gốc kèm theo. Với báo nợ khung này thành thông tin ủy nhiệm chi: Đơn vị thụ hưởng, Số tài khoản nhận, Ngân hàng nhận, Chi nhánh, Nội dung thanh toán (trống thì lấy diễn giải). Không ô nào bắt buộc.

Lưới dòng hạch toán, mỗi dòng là một cặp Nợ, Có:

Cột	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Diễn giải dòng	Nội dung riêng của dòng, tối đa 300 ký tự.	Không	Văn phòng phẩm
TK Nợ, TK Có	Gõ mã tài khoản hoặc chọn từ gợi ý. Phiếu thu có sẵn tài khoản tiền ở bên Nợ, phiếu chi ở bên Có; bạn nhập bên còn lại. Phải là tài khoản chi tiết nhất.	Có	642 / 111
Đối tượng Nợ, Đối tượng Có	Đối tượng công nợ của dòng. Dòng cuối có mục thêm nhanh đối tượng mới.	Khi tài khoản là công nợ	Công ty Thành Phát
Đối tượng THCP, Phòng ban, Khoản mục CP, Mục thu hoặc Mục chi, Mã thống kê	Các chiều phân tích; cột chỉ hiện khi công ty đã có danh mục tương ứng.	Không	Phòng hành chính
Cột nguyên tệ (tên là mã loại tiền)	Chỉ hiện với ngoại tệ: nhập số nguyên tệ.	Có khi ngoại tệ	1.000
Số tiền (VND)	Với tiền Việt: nhập số. Với ngoại tệ: ô chỉ đọc, bằng nguyên tệ nhân tỷ giá, làm tròn đến đồng.	Có	2.800.000

Dòng cuối của lưới là Tổng cộng. Nút Thêm dòng thêm dòng mới; nút xóa dòng ở cuối mỗi dòng. Bạn cũng dán được vùng ô chép từ Excel vào lưới: các cột theo thứ tự Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Mã đối tượng Nợ, Mã đối tượng Có (thêm tùy chọn Mã mục thu chi, Mã thống kê).

Làm từng bước: lập phiếu chi tiền mặt

Ví dụ: ngày 15/10/2026, công ty chi tiền mặt 3.300.000 đồng cho Công ty Thành Phát để thanh toán tiền dịch vụ vệ sinh văn phòng tháng 10: tiền dịch vụ 3.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 300.000 đồng, có hóa đơn. Cả khoản dưới 5 triệu nên trả tiền mặt được.

Phiếu chi tiền mặt ngày 15/10/2026 với hai dòng hạch toán 642 và 1331, tổng cộng 3.300.000 — Phiếu chi 15/10/2026: dòng 1 Nợ 642 Có 111 là 3.000.000, dòng 2 Nợ 1331 Có 111 là 300.000, dòng Tổng cộng hiện 3.300.000.

Vào Quỹ, ngân hàng, Thu, chi, chứng từ khác rồi bấm Lập chứng từ.
Ở Loại chứng từ chọn Phiếu chi tiền mặt. Cột TK Có của dòng đầu tự điền tài khoản tiền mặt (111, hoặc tài khoản con như 1111 nếu hệ thống tài khoản của công ty có chia).
Ngày chứng từ và Ngày hạch toán để 15/10/2026. Đối tượng chọn Công ty Thành Phát.
Diễn giải gõ: Chi tiền dịch vụ vệ sinh văn phòng tháng 10 theo hóa đơn.
Dòng 1: TK Nợ 642, TK Có 111 (đã sẵn), Số tiền (VND) 3.000.000. Nếu hệ thống tài khoản của bạn đã chia 642 thành tài khoản con, chọn tài khoản con phù hợp.
Bấm Thêm dòng. Dòng 2: TK Nợ 1331, TK Có 111, Số tiền (VND) 300.000. Dòng Tổng cộng hiện 3.300.000.
Mở khung Thông tin in trên phiếu chi, điền Người nhận tiền, Chứng từ gốc kèm theo (ví dụ hóa đơn số 0000125) nếu muốn in.
Bấm Cất và ghi sổ để lên sổ ngay. Cất, chưa ghi sổ giữ bản nháp: chứng từ có số nhưng chưa vào sổ cái, bạn ghi sổ sau từ danh sách. Cất và in cất rồi mở thẳng trang in. Nút nào làm nút chính tùy cài đặt ở tài khoản ngầm định (mục cất là ghi sổ); nút Cất và ghi sổ chỉ có với người có quyền ghi sổ.

Sau khi cất thành công, máy về danh sách, chứng từ nằm đầu bảng với số mới và huy hiệu Đã ghi sổ.

Các trường hợp khác

Cách làm ở trên đúng cho khoản chi tiền mặt nhỏ trong nước. Các tình huống sau khác ở một vài bước, và hai tình huống đầu có quy định thuế chi phối.

Báo nợ ngân hàng trả nợ nhà cung cấp 12.800.000 đồng bằng chuyển khoản qua tài khoản Vietcombank — Chi từ 5 triệu đồng thì lập Báo nợ ngân hàng: chọn tài khoản Vietcombank, TK Nợ 331, số tiền 12.800.000, TK Có tự điền 112.

Khi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên

Quy định hiện hành: từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào mới được khấu trừ (Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP). Thuế TNDN cũng đòi chứng từ này cho khoản chi từ 5 triệu mỗi lần, từ 15/12/2025 (Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Mốc tính theo từng người bán, cộng dồn trong ngày. Chi tiết ở bài thanh toán không dùng tiền mặt và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Phần mềm làm khác chỗ này: biểu mẫu phiếu chi không hỏi và không cảnh báo khi bạn chi tiền mặt từ 5 triệu. Cảnh báo tương ứng chỉ chạy ở chứng từ mua hàng chọn trả tiền mặt ngay. Phiếu chi lập tay chỉ lộ ra sau đó ở Báo cáo, Kiểm tra sổ sách, mục Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng (phiếu chi, tạm ứng, trả nợ, trả lương). Cách làm đúng: chuyển khoản, và lập báo nợ.

Ví dụ trả nợ tiền hàng 12.800.000 đồng cho Công ty Thành Phát bằng chuyển khoản ngày 15/10/2026: bấm Lập chứng từ, Loại chứng từ chọn Báo nợ ngân hàng, Tài khoản ngân hàng chọn tài khoản Vietcombank của công ty (cột TK Có tự điền 112 chi tiết của tài khoản đó), dòng 1: TK Nợ 331, Đối tượng Nợ Công ty Thành Phát, Số tiền (VND) 12.800.000, rồi Cất và ghi sổ. Nhớ rằng lương, tiền thuê nhà trả cho cá nhân từ 5 triệu mỗi lần cũng cần chuyển khoản; bài thuê văn phòng, nhà xe của cá nhân giải thích hồ sơ. Trả nợ nhà cung cấp theo từng hóa đơn thì dùng trả tiền nhà cung cấp để đối trừ được.

Khi lập phiếu thu tiền mặt

Chọn Phiếu thu tiền mặt thì tài khoản tiền mặt nằm ở bên Nợ. Ví dụ ngày 20/10/2026 nhân viên Nguyễn Văn An hoàn lại 1.500.000 đồng tạm ứng thừa: Đối tượng chọn Nguyễn Văn An, dòng 1: TK Nợ 111 (đã sẵn), TK Có 141, Số tiền (VND) 1.500.000, diễn giải Thu hoàn tạm ứng thừa. Máy đặt đối tượng vào Đối tượng Có. Khách hàng nộp tiền trả nợ hóa đơn thì không lập ở đây mà dùng thu tiền khách hàng. Quy tắc ghi từng ô phiếu, số tiền bằng chữ và chữ ký ở bài mẫu phiếu thu, phiếu chi.

Khi thu hoặc chi bằng ngoại tệ

Ví dụ ngày 12/10/2026 công ty thu 1.000 USD tiền mặt của một khách nước ngoài trả trước. Chọn Phiếu thu tiền mặt, Loại tiền chọn USD. Máy gợi ý Tỷ giá (đồng / 1 nguyên tệ) từ bảng tỷ giá của ngày hạch toán (phiếu thu dùng tỷ giá mua chuyển khoản; phiếu chi, báo nợ dùng tỷ giá bán; công ty theo Thông tư 99 được gợi ý tỷ giá chuyển khoản trung bình) và ghi chú nguồn dưới ô. Giả sử tỷ giá là 26.000: nhập 1.000 ở cột USD, Số tiền (VND) tự ra 26.000.000, bạn đặt TK Nợ 111, TK Có 131 và chọn khách làm Đối tượng Có (khách trả trước ghi giảm nợ phải thu, tức Có 131 dư).

Nếu bảng tỷ giá chưa có ngày đó, máy báo Chưa có tỷ giá lưu cho ngày này. Nhập tay hoặc kèm liên kết đến bảng tỷ giá; bạn nhập tay hoặc cập nhật bảng ở bảng tỷ giá. Bài tỷ giá trong kế toán nói khi nào dùng tỷ giá giao dịch, khi nào tỷ giá ghi sổ.

Phần mềm làm khác luật chỗ này: khi chi ngoại tệ, Thông tư 99 ghi giảm quỹ theo tỷ giá ghi sổ (bình quân gia quyền hoặc đích danh) rồi đẩy chênh lệch vào 515, 635. Biểu mẫu này ghi đúng tỷ giá bạn thấy trên chứng từ, không tự tính tỷ giá bình quân của quỹ. Cuối kỳ hãy vào Tỷ giá xuất quỹ (menu Quỹ, ngân hàng) để so và lập chứng từ điều chỉnh chênh lệch.

Khi công ty bật duyệt lệnh chi

Công ty bật duyệt lệnh chi thì phiếu chi, báo nợ do người không phải chủ sở hữu hay quản trị viên lập chỉ được cất, không ghi sổ, dù bạn bấm Cất và ghi sổ. Chứng từ nằm ở danh sách với huy hiệu Chưa ghi sổ cho đến khi người có thẩm quyền duyệt. Máy trả về câu Chứng từ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ nhưng biểu mẫu không hiện nó ra, bạn chỉ thấy mình được đưa về danh sách; hãy nhìn cột Trạng thái. Bạn cũng không tự ghi sổ lệnh đang chờ bằng nút Ghi sổ ở danh sách.

Khi chi vượt tồn quỹ hoặc vượt dự toán

Phiếu chi, báo nợ mới ghi sổ làm số dư tiền mặt hoặc tiền gửi âm tại ngày hạch toán thì máy hỏi lại bằng hộp xác nhận, câu có đoạn trong khi số dư đến ngày hạch toán chỉ còn và kết thúc Vẫn cất?. Bấm hủy thì biểu mẫu báo Chưa cất: kèm lý do. Số âm gần như luôn là lỗi nhập ngày hoặc thiếu phiếu thu trước đó; kiểm tra rồi mới đồng ý. Công ty đặt mức Cảnh báo và không cho cất ở cài đặt cảnh báo thì câu kết thúc bằng Không cho cất theo Cài đặt cảnh báo. và chứng từ không lưu được. Chi vượt dòng dự toán khớp tài khoản, bộ phận, khoản mục cũng có cảnh báo cùng kiểu.

Khi cần sao chép, sửa, xóa, bỏ ghi sổ

Mở chứng từ từ cột Số. Nút Sao chép lập chứng từ mới với nội dung cũ, ngày hôm nay và số mới; chứng từ gốc không đổi. Chứng từ nhập tay chưa khóa sổ thì sửa trực tiếp trên biểu mẫu; chứng từ do nghiệp vụ sinh ra (có huy hiệu Tự sinh, hoặc phiếu lập kèm chứng từ mua bán) chỉ xem, sửa ở màn nghiệp vụ gốc. Bỏ ghi sổ chọn chứng từ ở danh sách rồi bấm Bỏ ghi; sau khi sửa ghi sổ lại bằng Ghi sổ. Muốn xóa thì bấm Xóa ở cuối biểu mẫu, máy kiểm chứng từ có đang được chứng từ khác tham chiếu không rồi hỏi Xóa chứng từ này?.

Nếu công ty bật Chứng từ đã ghi sổ chỉ sửa bằng bút toán điều chỉnh thì chứng từ đã ghi sổ không đổi được số tiền, tài khoản, đối tượng, ngày, không bỏ ghi, không xóa; hãy lập chứng từ điều chỉnh. Với chứng từ đã ghi sổ, mỗi lần sửa máy lưu lại các dòng hạch toán cũ ở khối phiên bản, đáp ứng yêu cầu lưu vết khi sửa chữa chứng từ.

Khi chứng từ lặp lại hằng tháng

Mở chứng từ đã lập (ví dụ phiếu chi tiền thuê văn phòng) và bấm Lưu làm mẫu định kỳ ở khung Lặp lại định kỳ dưới biểu mẫu. Cách chạy và quản lý ở bài chứng từ định kỳ. Nhiều khoản thu chi cùng lúc thì dùng thu, chi hàng loạt.

Phần mềm tự ghi gì

Với phiếu chi ví dụ 3.300.000 đồng, khi bấm Cất và ghi sổ máy ghi một chứng từ loại PC gồm hai dòng: Nợ 642 / Có 111 3.000.000 và Nợ 1331 / Có 111 300.000, đối tượng Công ty Thành Phát. Phiếu chi tiền mặt giảm số dư 111, thuế đầu vào tăng ở 1331. Ghi sổ xong, dòng chi vào sổ quỹ, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung và các báo cáo theo ngày hạch toán. Chưa ghi sổ thì chứng từ chưa vào sổ nào.

Hai dòng bút toán của phiếu chi: Nợ 642 Có 111 và Nợ 1331 Có 111 — Hai dòng bút toán máy ghi cho phiếu chi: Nợ 642 Có 111 3.000.000 và Nợ 1331 Có 111 300.000.

Phiếu thu hoàn tạm ứng ghi Nợ 111, Có 141 1.500.000, đối tượng Nguyễn Văn An. Báo nợ trả tiền hàng ghi Nợ 331, Có 112 (tài khoản kế toán của tài khoản ngân hàng đã chọn) 12.800.000. Bút toán là các cặp bạn tự nhập, máy không tự thêm dòng nào khác; chứng từ ngoại tệ lưu thêm số nguyên tệ ở từng dòng. Các bút toán này giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133; khác nhau chỉ ở mã tài khoản con có sẵn. Để kiểm lại, mở sổ chi tiết của tài khoản 111 hoặc 112, và sổ nhật ký chung. Chứng từ tiền mặt còn được thủ quỹ đối chiếu ở kiểm kê quỹ và sổ quỹ của thủ quỹ; mẫu sổ ở bài sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Thiếu TK Nợ hoặc Thiếu TK Có: một dòng chưa có tài khoản ở bên đó. Nhập bên còn lại; dòng trống hoàn toàn thì xóa dòng.

Biểu mẫu phiếu chi báo thiếu tài khoản Nợ khi cất — Một dòng có số tiền mà chưa có TK Nợ thì máy báo Thiếu TK Nợ, nhập tài khoản bên còn lại rồi cất lại.

Số tiền không hợp lệ: ô số tiền để trống hoặc có ký tự lạ. Với phiếu ngoại tệ nhớ nhập ở cột nguyên tệ.

Hạch toán vào tài khoản chi tiết, không phải tài khoản tổng hợp: câu kèm mã tài khoản, nghĩa là tài khoản đó đã có tài khoản con. Chọn tài khoản con.

Tài khoản không có trong hệ thống: mã gõ sai hoặc tài khoản đã ngừng dùng. Kiểm ở hệ thống tài khoản.

Ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ: sửa lại hai ngày cho đúng thứ tự.

Sổ đã khóa đến ngày: câu kèm ngày khóa và "không thể ghi chứng từ vào kỳ này". Chọn ngày hạch toán sau ngày khóa hoặc nhờ người có quyền mở khóa.

Chứng từ ngoại tệ cần số tiền nguyên tệ ở mọi dòng và Nhập tỷ giá lớn hơn 0: điền đủ cột nguyên tệ và tỷ giá.

đã ngừng theo dõi, không lập chứng từ mới được: câu đầy đủ có tên đối tượng. Bật lại theo dõi ở danh mục hoặc chọn đối tượng khác.

Chứng từ đã được người khác sửa sau khi bạn mở: tải lại trang, xem bản mới rồi sửa tiếp; số bạn vừa nhập chưa lưu nên chép lại trước.

Hỏi đáp

Những thắc mắc người mới hay gặp ở màn này.

Ô Loại chứng từ đã chọn Phiếu chi tiền mặt trên biểu mẫu Lập chứng từ — Chi tạm ứng, chi phí vặt và mọi khoản không gắn hóa đơn thì chọn loại Phiếu chi tiền mặt ngay ở biểu mẫu này.

Phiếu chi tiền mặt lập ở đây hay ở Trả tiền nhà cung cấp?

Trả nợ một hóa đơn mua cụ thể thì dùng màn trả tiền nhà cung cấp để đối trừ vào hóa đơn. Chi tạm ứng, chi phí vặt, nộp tiền vào ngân hàng và mọi khoản không gắn hóa đơn thì lập ở đây.

Cất và ghi sổ khác Cất, chưa ghi sổ ở chỗ nào?

Chứng từ chưa ghi sổ có số và nằm trong danh sách nhưng chưa vào sổ cái. Dùng nó để soạn nháp hoặc chờ duyệt, rồi chọn chứng từ và bấm Ghi sổ.

Tôi lập nhầm loại chứng từ thì sao?

Không đổi được Loại chứng từ của chứng từ đã cất. Xóa chứng từ rồi lập lại. Nếu chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ, hoặc công ty bật chế độ chỉ sửa bằng bút toán điều chỉnh, thì lập chứng từ điều chỉnh thay vì xóa.

Hướng dẫn khác trong nhóm Quỹ, ngân hàng

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Thu, chi, chứng từ khác: cách dùng trên KetoanX