Mẫu phiếu thu, phiếu chi theo Thông tư 99 và cách ghi từng ô

Thông tư 99 áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026, nên công ty có năm tài chính lệch năm dương lịch đổi mẫu theo năm tài chính của mình. Mẫu cũng chỉ là mẫu tham khảo: công ty được thiết kế lại, miễn đủ nội dung chủ yếu của chứng từ và có quy chế nội bộ nếu sửa, như bài về chứng từ kế toán theo Thông tư 99 đã giải thích. Một bản Excel hay Word bạn tự soạn đúng bố cục vẫn hợp lệ.

Cuối mỗi mẫu có dòng nhắc doanh nghiệp được tự xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý.

Lấy ví dụ trả tiền hàng cho nhà cung cấp: ngày 15/10/2026 bạn chi 12.800.000 đồng cho Công ty Thành Phát để thanh toán một phần công nợ. Phiếu ghi người nhận là người đại diện nhà cung cấp, lý do Trả tiền hàng theo hóa đơn số… ngày…, số tiền 12.800.000 đồng, bằng chữ Mười hai triệu tám trăm nghìn đồng chẵn, Nợ 331, Có 111. Chứng từ gốc kèm theo là hóa đơn mua hàng và giấy đề nghị thanh toán đã duyệt.

Chi trả lương, chi tạm ứng, chi hoàn tiền thừa cho khách đều dùng cùng phiếu chi; khác nhau ở lý do chi, tài khoản Nợ và chứng từ gốc đính kèm.

Với phiếu chi, quy tắc quan trọng hơn thứ tự ô. Luật yêu cầu người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng, hoặc người được họ ủy quyền, ký xong rồi mới chi, và chữ ký trên chứng từ chi tiền phải ký riêng trên từng liên. Thủ quỹ nhận phiếu chưa đủ chữ ký thì chưa xuất tiền. Trong công ty nhỏ, giám đốc và kế toán trưởng vắng thì phải có văn bản ủy quyền cho người thay; kế toán trưởng không được ký vào ô của giám đốc theo kiểu thừa ủy quyền.

Về cách ký: mực không phai, không mực đỏ, không đóng dấu chữ ký khắc sẵn, và không ký khi người ký chưa thấy đủ nội dung thuộc phần mình chịu trách nhiệm. Người lập phiếu không được ký rồi để trống số tiền hoặc lý do cho người khác điền sau.

ketoanx.com/receipts

Các bước

1. 1

   Phiếu thu của ví dụ 15.000.000 đồng từ Công ty Hoàng Long: vào Bán hàng→, Thu tiền khách hàng, ô Khách hàng chọn Công ty Hoàng Long rồi bấm Xem (hoặc bấm Thu tiền ở dòng của khách trên bảng tổng hợp). Ô Ngày thu là ngày tiền vào quỹ, 12/10/2026. Ô Hình thức chọn Tiền mặt (phiếu thu); chọn Chuyển khoản (báo có) thì phần mềm lập giấy báo có chứ không lập phiếu thu và hiện thêm ô Tài khoản ngân hàng. Ô Diễn giải chính là dòng Lý do nộp trên phiếu, nên gõ Thu tiền hàng theo hóa đơn số 0000125; để trống thì phần mềm tự điền một câu chung.

2. 2

   Bảng Chứng từ còn nợ của … có các cột Số chứng từ, Ngày, Hạn thanh toán, Giá trị, Đã thu, Còn nợ. Nhập 15.000.000 vào cột Số thu lần này của chứng từ bán đang trả, hoặc gõ Tổng số tiền thu 15.000.000 rồi bấm Phân bổ theo ngày cũ nhất; nút Thu hết điền đúng số còn nợ, còn cột Chiết khấu thanh toán để trống nếu khách không được giảm. Bấm Cất và ghi sổ phiếu thu; thành công thì dưới nút hiện dòng xác nhận kèm liên kết In chứng từ.

3. 3

   Phiếu chi 12.800.000 đồng cho Công ty Thành Phát: vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ, ô Loại chứng từ chọn Phiếu chi tiền mặt. Ngày chứng từ 15/10/2026; ô Số chứng từ hiện Tự động. Ô Đối tượng chọn người nhận tiền, chưa có thì chọn + Thêm mới đối tượng. Ô Lý do thu, chi chọn một mục chi có sẵn thì Diễn giải và tài khoản đối ứng tự điền; không có thì gõ Diễn giải là Trả tiền hàng theo hóa đơn số … ngày ….

4. 4

   Ở bảng dòng, TK Có đã điền sẵn tài khoản tiền mặt; nhập TK Nợ 331, chọn Đối tượng Nợ là Công ty Thành Phát, Số tiền (VND) 12.800.000. Phiếu thu lập tay thì ngược lại: TK Nợ có sẵn tài khoản tiền mặt và bạn nhập TK Có.

5. 5

   Mở khung Thông tin in trên phiếu chi để ghi Người nhận tiền, Địa chỉ và Chứng từ gốc kèm theo (số tờ hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán); cả ba không bắt buộc, bỏ trống thì phiếu in lấy tên đối tượng và dòng chấm. Rồi bấm Cất và ghi sổ để ghi sổ ngay (nút chỉ có với người có quyền ghi sổ), Cất, chưa ghi sổ để giữ nháp, hoặc Cất và in để mở thẳng trang in.

6. 6

   Trang In chứng từ: chọn Một bản, Liên 2, Liên 1 và 2 hoặc Đủ 3 liên; ô Khổ giấy có A4, một phiếu, A5, một phiếu, A4, hai liên; ô Mẫu in có Mẫu chuẩn, Mẫu đầy đủ, chi tiết từng dòng và Theo nguyên tệ (chỉ hiện với chứng từ ngoại tệ); ô Ngôn ngữ đổi sang song ngữ. Bấm Xem mẫu rồi In chứng từ. Muốn in nhiều phiếu một lượt, tích chúng ở danh sách rồi bấm In N chứng từ.

Phần mềm tự ghi gì

Phiếu thu 15.000.000 đồng ghi Nợ 111, Có 131 (tiền mặt tăng, công nợ khách giảm), đồng thời đối trừ vào chứng từ bán đã chọn. Có chiết khấu thanh toán cho khách thì ghi thêm Nợ 635, Có 131. Phiếu chi 12.800.000 đồng ghi Nợ 331, Có 111; số này giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133.

Phiếu chi lập tay giảm công nợ trên sổ nhưng chưa đối trừ vào chứng từ mua; muốn khớp đến từng hóa đơn, vào Mua hàng→, Trả tiền nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp rồi bấm Ghép tự động theo ngày cũ nhất ở bảng Chứng từ thanh toán chưa đối trừ hết. Báo lỗi hay gặp: Nhập số tiền thu cho ít nhất một chứng từ khi chưa điền cột số thu; Số thu cộng chiết khấu vượt số còn nợ của chứng từ … khi thu quá số còn nợ; Ngày thu không được trước ngày chứng từ … khi ngày thu sớm hơn ngày hóa đơn; Ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ ở phiếu lập tay.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Quỹ, ngân hàng→, Sổ quỹ của thủ quỹ để thủ quỹ xác nhận phiếu đã thu chi thật và xem chênh lệch tồn quỹ theo ngày; Sổ quỹ kế toán S07 ở đầu trang đó cho số dư quỹ theo sổ. Công nợ khách xem ở Công nợ theo hóa đơn.

Mẫu in có những giới hạn sau. Số tiền bằng chữ do phần mềm tự đọc từ số tiền nên hai số luôn khớp, nhưng bạn vẫn đọc lại trước khi ký. Ô Quyển số in dấu chấm để ghi tay. Tên dưới các ô ký lấy từ Hệ thống→, Thông tin thuế, người ký (giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ, người lập). Dòng Đã nhận đủ số tiền để thủ quỹ viết tay. KetoanX không ký số và không thay chữ ký tay: thứ tự ô ký in đúng mẫu (phiếu thu: giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỹ), nhưng quy tắc duyệt chi trước khi chi chỉ được phần mềm giữ khi bạn bật Duyệt lệnh chi ở Quỹ, ngân hàng; khi đó người không phải chủ sở hữu hay quản trị viên lập phiếu chi thì phiếu chờ duyệt, duyệt xong mới ghi sổ. Chưa bật thì phần mềm vẫn cho cất và ghi sổ phiếu chi mà chưa kiểm ai đã ký. Các chứng từ tiền khác nằm trong chức năng quỹ và ngân hàng.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng thu, chi, chứng từ khác.