Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán: từ lập, ký, kiểm tra, ghi sổ đến lưu trữ

Lấy một phiếu chi 7.500.000 đồng mua văn phòng phẩm làm ví dụ. Nhân viên hành chính mua hàng, nộp hóa đơn kèm giấy đề nghị thanh toán có chữ ký của trưởng bộ phận. Kế toán thanh toán kiểm hóa đơn và lập phiếu chi. Kế toán trưởng ký, giám đốc duyệt chi, rồi thủ quỹ mới xuất tiền, người nhận ký nhận. Sau đó kế toán ghi sổ quỹ và sổ cái theo phiếu chi, đóng phiếu cùng hóa đơn vào tập chứng từ của tháng. Không điều luật nào gọi tên năm bước ấy; luật chỉ đòi chữ ký đúng người, đúng lúc.

Điều đáng viết vào quy chế là những chỗ hay tắc: ai được duyệt chi đến mức bao nhiêu, ai ký thay khi người có thẩm quyền vắng, hạn nộp chứng từ về phòng kế toán là ngày nào mỗi tháng. Kế toán trưởng không được ký thay vào ô chức danh của người đứng đầu doanh nghiệp, đây là điểm đã nêu ở bài về chứng từ kế toán theo Thông tư 99.

Khi một giao dịch, thanh toán chuyển giữa dạng giấy và dạng điện tử, bản điện tử mới là bản thực hiện nghiệp vụ. Bản giấy lúc đó chỉ để lưu, ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không còn hiệu lực để giao dịch hay thanh toán. Muốn dùng chữ ký điện tử trong công tác kế toán thì phải sử dụng chứng từ điện tử đúng quy định, và chữ ký thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử.

Chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài khi dùng ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải được dịch các nội dung chủ yếu sang tiếng Việt, bản dịch đính kèm bản gốc; đơn vị chịu trách nhiệm về độ chính xác của bản dịch. Hợp đồng và hồ sơ kèm theo bằng tiếng nước ngoài không bắt buộc dịch, trừ khi cơ quan nhà nước yêu cầu.

Nhóm 10 năm là chứng từ làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, cùng bảng kê, bảng tổng hợp, sổ kế toán, báo cáo tài chính tháng, quý, năm; thêm hồ sơ thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và kết quả kiểm kê, đánh giá tài sản. Nhóm 5 năm là chứng từ không trực tiếp làm căn cứ ghi sổ, lập báo cáo tài chính, cùng tài liệu phục vụ quản lý, điều hành. Nhóm vĩnh viễn dành cho tài liệu có giá trị lịch sử hoặc tầm quan trọng lâu dài về kinh tế, an ninh, quốc phòng; người đại diện theo pháp luật quyết định cho từng trường hợp.

Nghị định 174/2016/NĐ-CP lấy phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho làm ví dụ của nhóm 5 năm, kèm điều kiện: những phiếu đó không dùng trực tiếp ghi sổ và không lưu trong tập tài liệu của bộ phận kế toán. Phiếu mà kế toán dùng ghi sổ quỹ, ghi sổ kho thì là chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, thuộc nhóm 10 năm. Cách đỡ phải phân tích từng tờ là xếp mọi chứng từ trong tập của bộ phận kế toán vào nhóm 10 năm.

Ví dụ: công ty có năm tài chính 2026 từ 01/01 đến 31/12/2026. Chứng từ năm 2026 phải vào lưu trữ chậm nhất 31/12/2027. Nhóm 10 năm tính từ 31/12/2026 nên chưa được hủy trước 31/12/2036. Hết hạn mà cơ quan nhà nước không có chỉ định khác thì người đại diện theo pháp luật mới quyết định việc tiêu hủy.

Nơi lưu là kho của chính đơn vị; không có kho thì thuê tổ chức lưu trữ theo hợp đồng. Hồ sơ phải phân loại và xếp thành từng bộ riêng, theo thời gian phát sinh và theo từng năm kế toán. Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, trừ vài trường hợp được lưu bản sao như khi tài liệu bị tạm giữ. Doanh nghiệp siêu nhỏ không phải ban hành quy chế bảo quản tài liệu kế toán, nhưng vẫn phải giữ cho đầy đủ và an toàn.

Có một nghĩa vụ đi kèm: khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu để kiểm tra, thanh tra, giám sát hay kiểm toán, đơn vị phải in tài liệu lưu điện tử ra giấy, do người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (người phụ trách kế toán) ký xác nhận, đóng dấu nếu có, rồi nộp đúng hạn cơ quan đã yêu cầu. Nên chuẩn bị sẵn thư mục và quy trình in trước khi có đoàn kiểm tra. Riêng hóa đơn điện tử còn có quy định lưu và chuyển đổi riêng, nằm ở bài về lưu trữ, chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Tiêu hủy khi hết hạn đi theo thủ tục. Người đại diện theo pháp luật lập Hội đồng tiêu hủy gồm lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng, đại diện bộ phận lưu trữ và người khác do họ chỉ định. Hội đồng kiểm kê, phân loại, lập danh mục tài liệu tiêu hủy, tiêu hủy bằng cách đốt, cắt, xé hay hình thức khác không dùng lại được, rồi lập ngay biên bản ghi loại tài liệu, thời hạn lưu của từng loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký các thành viên.

ketoanx.com/settings/documents

Các bước

1. 1

   Vào Quỹ, ngân hàng→, Duyệt lệnh chi, khung Cài đặt (chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên đổi được). Đánh dấu Phiếu chi, báo nợ do kế toán lập phải được duyệt mới ghi sổ, ô Số cấp duyệt chọn Hai cấp: kế toán trưởng rồi giám đốc, ô Kế toán trưởng duyệt cấp một chọn người, ô Giám đốc ký duyệt sau cùng chọn giám đốc rồi bấm Lưu cài đặt. Phần mềm báo Đã bật duyệt lệnh chi …. Người lập phiếu là chủ sở hữu hoặc quản trị viên thì phiếu vẫn ghi sổ ngay, nên kế toán thanh toán nên được cấp vai trò kế toán.

2. 2

   Kế toán thanh toán vào Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ (hoặc lệnh nhanh Lập phiếu chi). Ô Loại chứng từ chọn Phiếu chi tiền mặt, Ngày chứng từ và Ngày hạch toán là ngày chi, ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ; ô Số chứng từ để Tự động vì số do phần mềm cấp.

3. 3

   Mở mục Thông tin in trên phiếu chi và điền Người nhận tiền, Địa chỉ, Chứng từ gốc kèm theo (ghi hóa đơn và giấy đề nghị thanh toán của ví dụ). Ô Diễn giải ghi Mua văn phòng phẩm tháng 10. Dòng đầu của bảng: TK Nợ 6423, TK Có 111 (đã điền sẵn), Số tiền (VND) 7.500.000. Chọn Đối tượng hay Mục chi là tùy công ty, không bắt buộc.

4. 4

   Bấm Cất và ghi sổ. Vì đã bật duyệt, phần mềm không ghi sổ mà báo Chứng từ đang chờ duyệt lệnh chi nên chưa ghi sổ. Muốn kiểm hóa đơn trước rồi mới gửi thì bấm Cất, chưa ghi sổ; phiếu nằm ở bảng Lệnh chi chưa ghi sổ, chưa gửi duyệt của màn Duyệt lệnh chi, bấm Gửi duyệt khi kiểm xong. Nút Cất và in in phiếu để người nhận ký tay.

5. 5

   Mở chứng từ vừa lập (bấm số chứng từ ở danh sách Chứng từ), kéo xuống khung Tệp đính kèm, bấm Thêm tệp và chọn ảnh chụp hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán. Nhận PDF, ảnh JPG, PNG, WebP, Excel .xlsx, Word .docx, XML, mỗi tệp tối đa 10 MB; lỗi thường gặp là Tệp lớn hơn 10 MB hoặc Chỉ nhận PDF, ảnh JPG/PNG/WebP, Excel .xlsx, Word .docx hoặc XML. Chứng từ nằm trong kỳ đã khóa thì khung này không cho thêm hay xóa tệp.

6. 6

   Kế toán trưởng và giám đốc vào Quỹ, ngân hàng→, Duyệt lệnh chi, bảng Lệnh chi chờ duyệt hiện số phiếu, người lập, số tiền 7.500.000 và cột Đang chờ. Đến lượt mình thì ô Ghi chú, lý do từ chối tùy chọn, bấm Duyệt; từ chối thì phải kèm lý do. Duyệt xong cấp cuối, phiếu mới ghi sổ. Chưa đến lượt thì dòng hiện Chưa đến lượt bạn.

7. 7

   Quy chế duyệt chi, hạn nộp chứng từ, biên bản tiêu hủy: vào Hệ thống→, Kho tài liệu, khung Tải lên: ô Tệp (tối đa 10 MB) chọn tệp, ô Thư mục gõ ví dụ Quy chế/2026 (tối đa 4 cấp, ngăn cách bằng dấu /), ô Ghi chú, bấm Tải lên. Danh sách có ô Tìm theo tên tệp, ghi chú và các nút Tải về, Đổi tên, thư mục, Xóa ở từng dòng.

8. 8

   Soát dãy số: vào Hệ thống→, Quy tắc đánh số chứng từ, ở dòng Phiếu chi tiền mặt (mã PC) bấm Đặt quy tắc, kiểm tra, rồi bấm Kiểm tra nhảy số, trùng số. Dãy tốt thì hiện Dãy số liên tục, không trùng, tăng theo ngày hạch toán; có vấn đề thì mỗi dòng mang nhãn Nhảy số, Trùng số, Không tăng theo ngày hoặc Sai quy tắc. Mặc định số có dạng PC00001/26; đổi Tiền tố, Số chữ số, Kỳ đếm, Hậu tố rồi Lưu quy tắc chỉ áp cho chứng từ lập sau.

9. 9

   Cuối tháng, vào Hệ thống→, Khóa sổ kế toán, ô Khóa đến hết ngày chọn ngày cuối tháng, bấm Xem chứng từ chưa ghi sổ để xử lý phiếu còn treo (ghi sổ, dời ngày hoặc xóa), rồi ở bước 2 bấm Khóa sổ. Bỏ khóa bắt buộc ghi Lý do bỏ khóa (bắt buộc) tối thiểu 5 ký tự và lịch sử khóa lưu lại ai làm, lúc nào.

Phần mềm tự ghi gì

Phiếu chi 7.500.000 ghi Nợ 6423 và Có 111 khi được ghi sổ (qua duyệt, hoặc ngay nếu người lập là chủ sở hữu hay quản trị viên); trước đó nó chỉ là chứng từ Chưa ghi sổ, chưa vào sổ quỹ hay sổ cái. Số liệu dùng nhóm 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng của hệ thống tài khoản Thông tư 99; theo Thông tư 133 thì tài khoản chi phí là 6422. Tệp đính kèm, tài liệu trong kho, lần duyệt và lần khóa sổ không sinh bút toán. Ngoài ra mỗi lần thêm, sửa, xóa chứng từ hay tài liệu, ghi sổ, khóa sổ đều được ghi vào Hệ thống→, Nhật ký thao tác.

Câu báo lỗi hay gặp: Sổ đã khóa đến ngày …; không thể ghi chứng từ vào kỳ này khi ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa; Ngày hạch toán không được nhỏ hơn ngày chứng từ; và hộp hỏi … chi 7.500.000 đồng từ tài khoản 111 trong khi số dư đến ngày hạch toán chỉ còn … đồng. Vẫn cất? khi quỹ không đủ tiền.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Hệ thống→, Nhật ký thao tác, lọc Đối tượng và Từ ngày, Đến ngày để thấy ai lập, ai ghi sổ phiếu; bấm Xem trước và sau ở dòng sửa để đọc giá trị cũ, mới, và Xuất Excel khi cần đưa cho đoàn kiểm tra. Phiếu 7.500.000 cũng hiện ở Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách trong phép kiểm Chi tiền mặt từ 5 triệu đồng (phiếu chi, tạm ứng, trả nợ, trả lương), vì chi tiền mặt từ ngưỡng này làm thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

Giới hạn so với quy trình trong bài. KetoanX không ký số hay ký điện tử lên chứng từ kế toán: Duyệt là thao tác của người đã đăng nhập, bước ký tay vẫn làm trên bản in. Duyệt lệnh chi theo cấp người, không theo hạn mức số tiền, nên quy định kế toán trưởng duyệt đến bao nhiêu, giám đốc duyệt trên bao nhiêu phải do công ty tự giữ, ghi trong quy chế. Thủ quỹ xuất tiền và người nhận ký nhận cũng không có bước riêng trên phần mềm. Kho tài liệu chỉ có thư mục và ghi chú, không có cột thời hạn lưu 5 năm, 10 năm hay nhắc hạn tiêu hủy, và nút Xóa xóa hẳn tệp mà không chặn khi chưa hết hạn lưu trữ; hồ sơ giấy vẫn do công ty đóng tập và cất theo nhóm thời hạn ở trên. Phần mềm kế toán theo Thông tư 99 của KetoanX có sẵn các chức năng này.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng kho tài liệu.