Lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu, khi nào chuyển đổi ra giấy và làm gì khi mất hóa đơn

Một mốc dễ quên: tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Hóa đơn ghi sổ năm 2026 của doanh nghiệp có năm tài chính trùng năm dương lịch phải nằm trong kho lưu trữ chậm nhất ngày 31/12/2027.

Về cách lưu, Điều 5 Nghị định 254 đòi hóa đơn được bảo quản an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ và không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời hạn lưu. Hóa đơn lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, doanh nghiệp tự chọn hình thức lưu phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng công nghệ, nhưng khi có yêu cầu phải in ra giấy hoặc tra cứu được ngay. Luật Kế toán cũng xếp chứng từ điện tử như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản của nó, và đơn vị phải có đủ thiết bị để dùng chứng từ ấy. Nên tệp XML gốc, không chỉ ảnh chụp hay PDF, là thứ cần giữ. Quy trình lưu chứng từ kế toán nói chung nằm ở bài lập, ký, luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán.

Điều kiện của bản chuyển đổi là nội dung phải khớp đúng với hóa đơn điện tử. Văn bản không nêu thêm yêu cầu ký tên hay đóng dấu của người chuyển đổi, và hóa đơn điện tử cũng không đòi chữ ký số của người mua. Giá trị của bản giấy bị giới hạn: bản chuyển đổi để ghi sổ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, nghĩa là bạn không đưa nó cho khách hay ngân hàng thay cho hóa đơn điện tử. Ngoại lệ là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, bản in của nó dùng giao dịch được. Luật Kế toán cũng có nguyên tắc tương tự: khi chứng từ giấy chuyển sang chứng từ điện tử hay ngược lại, chứng từ điện tử mới là bản có giá trị để giao dịch, thanh toán.

Ví dụ khách đòi hóa đơn gốc bằng giấy để làm thủ tục thanh toán: bạn gửi tệp hóa đơn điện tử hoặc đường dẫn tra cứu, không đưa bản in kèm dấu như thể đó là hóa đơn gốc.

ketoanx.com/settings/documents

Các bước

1. 1

   Vào Hệ thống→, Kho tài liệu, khung Tải tệp lên. Ô Tệp (tối đa 10 MB) nhận PDF, ảnh JPG, PNG, WebP, Excel .xlsx, Word .docx và XML; tệp .zip bị từ chối nên bản nén phải giải ra từng tệp trước. Ô Thư mục gõ theo cấp, ví dụ Hóa đơn đầu vào/2026/09 (tối đa 4 cấp, mỗi cấp 60 ký tự, ngăn cách bằng dấu /). Ô Ghi chú (tối đa 500 ký tự) ghi ký hiệu, số và ngày hóa đơn để tìm lại. Bấm Tải lên, thành công thì hiện Đã tải tệp lên.

2. 2

   Kho giữ nguyên tên tệp bạn chọn. Muốn đặt lại tên theo ký hiệu, số và ngày hóa đơn, ví dụ 1C26TAB-0000125-2026-09-12.xml, bấm Đổi tên, thư mục ở dòng tệp để mở các ô Tên tệp, Thư mục, Ghi chú rồi Lưu. Về sau tìm bằng ô Tìm theo tên tệp, ghi chú và nút Tìm, hoặc bấm tên thư mục ở thanh phía trên bảng.

3. 3

   Hóa đơn mua vào nhập ở Mua hàng→, Hóa đơn điện tử đầu vào chỉ lưu số liệu đã đọc cùng tên tệp, không giữ tệp XML. Vì vậy tệp gốc nhận từ nhà cung cấp phải cất vào kho tài liệu (thư mục Hóa đơn đầu vào/2026/09 ở bước 1). Nhập lại một tệp đã có thì dòng kết quả báo Đã có và không ghi đè.

4. 4

   Hóa đơn bán lập trong KetoanX thì tải lại tệp bất cứ lúc nào: trang hóa đơn có Tải XML (định dạng cơ quan thuế) cho từng hóa đơn, danh sách Bán hàng→, Hóa đơn có Tải XML hóa đơn (một tệp nén các hóa đơn từ đầu năm đến hôm nay, bỏ hóa đơn đã hủy) và Xuất Excel. Bản chính thức đã ký số và có mã vẫn nằm ở phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn; tệp ký số hay PDF tải từ đó có thể đính kèm vào hóa đơn trên KetoanX bằng nút Thêm tệp ở khung Tệp đính kèm của trang hóa đơn. Chứng từ mua hay bán cũng có khung Tệp đính kèm riêng, tối đa 10 MB mỗi tệp.

5. 5

   Cần bản giấy theo yêu cầu kiểm toán hay thanh tra, mở hóa đơn và bấm In hóa đơn; số liệu in ra là số liệu trong bản ghi nên khớp với tệp điện tử. Để ghi sổ thì làm tương tự. Bản in không được dùng thay hóa đơn điện tử khi giao dịch hay thanh toán.

6. 6

   Tự giữ bản sao lưu: vào Hệ thống→, Sao lưu, phục hồi dữ liệu (chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên), khung Xuất toàn bộ dữ liệu của tên công ty. Dòng Tệp đính kèm của công ty cho biết số tệp và dung lượng, gồm cả kho tài liệu. Bấm Tải bản sao lưu kèm tệp (.zip); nếu quá lớn thì trang chia thành Phần 1/2, Phần 2/2 và bạn tải đủ các phần trong cùng một lần. Tải bản không kèm tệp (.zip) nhỏ hơn, còn Tải tệp Excel để đọc chỉ để đối chiếu, không phục hồi được. Cất bản tải về ở một ổ ngoài hoặc kho riêng.

7. 7

   Thử bản sao lưu mỗi năm sau quyết toán: khung Phục hồi từ tệp sao lưu có ô Tệp sao lưu, ô Tên công ty mới (để trống thì lấy tên trong tệp, thêm chữ "phục hồi") và nút Phục hồi thành công ty mới. Công ty đang làm việc không bị ghi đè; mỗi lần thử sinh thêm một công ty trong tài khoản của bạn.

8. 8

   Mất hóa đơn: hóa đơn bán thì tải lại XML như bước 4; hóa đơn mua thì xin người bán gửi lại tệp hoặc tải ở cổng của cơ quan thuế rồi nhập lại. Không lấy lại được thì soạn biên bản mất, hư hỏng theo Điều 42 Luật Kế toán, quét thành PDF và tải lên kho tài liệu ở thư mục Biên bản mất, hỏng, hoặc đính kèm vào chứng từ mua tương ứng.

Phần mềm tự ghi gì

Các thao tác trên không sinh bút toán và không đổi số liệu kế toán. Phần cất tệp báo lỗi bằng những câu Tệp lớn hơn 10 MB, Chỉ nhận PDF, ảnh JPG/PNG/WebP, Excel .xlsx, Word .docx hoặc XML và Tên thư mục không hợp lệ (tối đa 4 cấp, mỗi cấp 60 ký tự, ngăn cách bằng dấu /). Tải lên, đổi tên và xóa tệp đều được ghi vào nhật ký thao tác. Muốn xóa tệp thì cần quyền xóa ở phần Hệ thống, và hộp thoại cảnh báo tệp bị xóa hẳn khỏi máy chủ. Máy chủ KetoanX còn tự sao lưu mỗi ngày và giữ 14 bản gần nhất, chi tiết ở trang an toàn dữ liệu.

Kiểm lại và giới hạn

Sau khi cất, mở lại Hệ thống→, Kho tài liệu, bấm tên thư mục để thấy số tệp, bấm tên tệp hoặc Tải về để mở thử. Với sao lưu, đối chiếu số trong dòng Tệp đính kèm của công ty với số tệp bạn mong đợi trước khi tải.

KetoanX chưa làm một số việc. Phần mềm không đếm thời hạn 10 năm hay 5 năm, không nhắc đưa tài liệu vào lưu trữ trong 12 tháng sau kỳ kế toán năm, và không chặn xóa tệp trong thời hạn lưu. Nhập hóa đơn đầu vào không giữ tệp XML gốc. Hóa đơn in từ KetoanX không có dòng đánh dấu là bản chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Chưa có mẫu biên bản mất hóa đơn, nên văn bản theo Điều 42 bạn tự soạn. Ba cách lưu trên chỉ bổ sung cho kho lưu trữ của nhà cung cấp hóa đơn chứ không thay nó.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng kho tài liệu.